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Perfil de la Empresa
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Acuse de Recibo
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Primera Vez:
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Renovación:
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Adición:
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Modificación:
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información
General.
El objetivo de este
Perfil, es el de asegurar que aquellos interesados en obtener su inscripción al
Registro en el Esquema de Certificación de Empresas en la modalidad Operador
Económico Autorizado bajo los rubros de Importador y/o Exportador,
Controladora, Aeronaves, SECIIT, Textil a que se refiere la regla 7.1.4., de
las RGCE vigentes, implementen prácticas y procesos de seguridad que aseguren
su cadena de suministros y mitiguen el riesgo de contaminación de sus
mercancías por productos ilícitos.
Instrucciones de
llenado:
1. Deberá llenar un
perfil por cada una de las instalaciones que operen bajo un mismo RFC, donde
realicen procesos de manufactura de productos de comercio exterior y, en su
caso, de aquellas instalaciones relacionadas como: almacenes, centros de
distribución, entre otros. Esta información deberá coincidir con lo manifestado
en su Solicitud de inscripción en el registro de empresas certificadas.
2. Detallar cómo
la empresa cumple o excede con lo establecido en cada uno de los numerales
conforme a lo que se indica.
3. El formato de
este documento, se encuentra dividido en dos secciones, como se detalla a
continuación:
1. Estándar.
Descripción del
estándar
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1.1
Sub-estándar.
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Descripción
del sub-estándar
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Respuesta.
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Notas Explicativas
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Describa
y/o anexe…
Recomendación:
1. …
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4. Indicar
cómo cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que
deberá anexar los procedimientos en idioma español que, en su caso, se
requieran, o brindar una explicación detallada de lo solicitado en el campo de “Respuesta”.
El campo, referente a
las “Notas Explicativas” es una guía respecto a los puntos que se deben
incluir en la “Respuesta” de cada sub-estándar, señalando de manera
indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su respuesta.
De la misma forma, en
algunos de los campos de “Notas explicativas”, se incluyen “Recomendaciones”,
las cuales pretenden ser una guía en el caso de que, previo a la presentación
de este documento, no se cuente con lo solicitado, y de esta manera pueda
coadyuvar a elaborarse e implementarse, teniendo como base dicha sugerencia. En
este sentido, se debe entender que cualquier recomendación aquí indicada, no es
considerada como una obligación.
5. Una vez
contestado este Perfil de la Empresa, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción al
Registro en el Esquema de Certificación de Empresas a que se refiere el
primer párrafo de la regla 7.1.4., fracción V.
Para efectos de
verificar lo manifestado en el párrafo anterior, el Servicio de Administración
Tributaria (SAT) a través de la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE), podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
6. Cualquier
Perfil de la empresa incompleto no será procesado.
7. Cualquier
pregunta relativa a la Solicitud de inscripción en el registro de empresas
certificadas y el Perfil de la empresa, favor de dirigirla a los contactos que
aparecen en la página www.sat.gob.mx.
8. En el
caso de ser autorizado como Empresa Certificada, este formato
deberá ser actualizado anualmente, de conformidad con lo establecido en la
regla
7.2.1.,
tercer
párrafo, fracción III.
9. Derivado de la
emisión de la autorización, podrían resultar “requerimientos específicos”
los cuales deben solventarse en el plazo que señale la autoridad para tales
efectos.
Datos de la Instalación.
Se deberá llenar un
Perfil de la empresa por cada una de las instalaciones que pertenezcan y operen
bajo el mismo RFC y que en sus procesos manejen mercancía de comercio exterior.
Las instalaciones pueden ser plantas industriales, almacenes, centros de
distribución, etc.
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Información de la Instalación.
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Número de
“Perfil de la empresa”:
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de
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RFC
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Nombre y/o Razón Social:
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Nombre y/o Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra exterior
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Número y/o letra interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la planta (años de
operación):
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Actividad preponderante de la planta:
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Productos que fábrica o maneja en
esta planta:
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(Según sea el caso)
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No. de embarques promedio mensual
(EXP):
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(Por medio de transporte)
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No. de embarques promedio mensual
(IMP):
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(Por medio de transporte)
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Número de empleados total de esta
instalación:
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Superficie de la Instalación (M 2):
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Certificaciones en programas de
seguridad:
(Favor de indicar si esta instalación cuenta con una certificación por alguno
de los siguientes programas)
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Customs-Trade Partnership Against
Terrorism (C-TPAT).
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Si
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No
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Nivel:
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Pre-Aplicante
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Aplicante
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Certificado
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Certificado/Validado
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CTPAT Account number (Ocho dígitos):
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Manufacturer Identification Code
(MID):
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Fecha de última visita en esta
instalación:
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Partners in Protection (PIP)
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Si
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No
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No. de Registro:
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Operador Económico Autorizado de
otros países (OEA’s)
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Otros Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Certificaciones: (Favor de indicar
si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el proceso de su
cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos Logísticos Confiables,
entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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1. Planeación de la
seguridad en la cadena de suministros.
La empresa debe
elaborar políticas y procedimientos documentados para llevar a cabo un análisis
que le permita la identificación de riesgos y debilidades en su cadena de
suministros con el objeto de que la dirección de la empresa, pueda implementar
estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en su empresa.
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1.1 Análisis
de riesgo.
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Las compañías deben
establecer medidas para identificar, analizar y mitigar los riesgos de
seguridad dentro de la cadena de suministros y en sus instalaciones. Por lo
anterior, debe desarrollar un proceso por escrito para determinar riesgos con
base en el modelo de su organización (ejemplo: volumen, país de origen,
rutas, amenazas potenciales, etc.), que le permita implementar y mantener
medidas de seguridad apropiadas.
Este procedimiento
debe realizarse de una forma periódica, de manera que permita identificar
otros riesgos o amenazas en la cadena de suministros, que se originen por
cambios en las condiciones iniciales de la empresa, así como para identificar
que las políticas, procedimientos y otros mecanismos de control y seguridad
se estén cumpliendo, debiéndose realizar por lo menos una vez al año.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento documentado para identificar riesgos en la cadena de
suministros y las instalaciones de su empresa, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
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Señale la
periodicidad con que lleva a cabo este procedimiento.
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?
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Indique
qué aspectos y/o áreas de la empresa se incorporan al análisis de riesgo.
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?
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Recomendación:
Se sugiere utilizar
las técnicas de evaluación de riesgos de acuerdo a la norma internacional ISO
31000 vigente, y en específico la ISO 31010, donde de acuerdo a su modelo de
negocio, deban implementar.
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|
1.2 Políticas
de seguridad.
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Las empresas deben
contar con un manual de políticas orientadas a prevenir, asegurar y reconocer
amenazas en la seguridad de la cadena de suministros, como lo son el
contrabando, tráfico de armas, personas, mercancías prohibidas y actos de
terrorismo.
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|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
|
|
Indique si cuenta
con un manual de políticas en materia de seguridad en la cadena de
suministros y de sus instalaciones, y quien es el responsable de su revisión
y actualización.
|
|
1.3
Auditorías internas en la cadena de suministros.
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Además del monitoreo
de rutina en control y seguridad, es necesario programar y realizar
auditorías periódicas, que permitan evaluar todos los procesos en materia de
seguridad en la cadena de suministros de una manera más crítica y profunda.
Las auditorías deben
ser realizadas por personal autorizado y, en lo posible, independientes de la
actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organización. Se debe
establecer un procedimiento documentado para su realización. Si bien es
necesario que las auditorías sean exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al
tamaño de la organización y a la naturaleza de los riesgos. Las auditorías
pueden ser generales o centrarse en tópicos seleccionados de acuerdo con las
circunstancias.
La alta gerencia de
la organización debe revisar los resultados de las auditorías, y emprender
las acciones correctivas o preventivas requeridas. El proceso de revisión
debe garantizar que se recoja la información necesaria para permitir que la
gerencia realice está evaluación. La revisión debe estar documentada.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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|
Describa el
procedimiento documentado para llevar a cabo una auditoría interna, enfocada
en la seguridad en la cadena de suministros, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
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Señalar el tipo de
auditorías internas o externas, en materia de seguridad, que se realizan en
la empresa.
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?
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Indique quienes
participan en ellas, y los registros que se efectúan del mismo, así como
periodicidad con la que se llevan a cabo.
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?
|
|
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Indique si la Gerencia de la empresa verifica el resultado de las auditorias en materia de seguridad, y si
realiza y/o implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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?
|
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1.4 Planes
de contingencia y/o emergencia.
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Debe existir un plan
de contingencia documentado, para asegurar la continuidad del negocio en el
caso de una situación que afecte el desarrollo normal de las actividades y
las operaciones de comercio exterior de la empresa en su cadena de
suministros (Por ejemplo: cierre de aduanas, amenazas, bloqueos, entre
otros).
Dichos planes deben
ser comunicados al personal mediante capacitaciones periódicas, así como
realizar pruebas, ejercicios prácticos o simulacros de los planes de
contingencia y emergencia para constatar su efectividad, mismos de los que se
deberá mantener un registro.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento o plan de emergencia documentado, en caso de una situación de
emergencia o de seguridad, que afecte el desarrollo normal de las actividades
de comercio exterior de la empresa.
Este procedimiento
debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo siguiente:
1. Qué
situaciones contempla.
2. Qué
mecanismos utiliza para difundir y asegurarse que estos planes sean
efectivos.
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2. Seguridad física.
La empresa debe contar
con mecanismos establecidos y procesos documentados para impedir,
detectar o disuadir la entrada de personal no autorizado a las instalaciones.
Todas las áreas sensibles de la empresa, deberán tener barreras físicas, elementos
de control y disuasión contra el acceso no autorizado.
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2.1
Instalaciones.
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Las instalaciones
deben estar construidas con materiales que puedan resistir accesos no
autorizados. Se deben realizar inspecciones periódicas documentadas para
mantener la integridad de las estructuras y en el caso de haberse detectado
una irregularidad, efectuar la reparación correspondiente. Asimismo, se deben
tener identificados plenamente los límites territoriales, así como los
diversos accesos, rutas internas y la ubicación de los edificios.
|
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Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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Indique los
materiales predominantes con los que se encuentra construida la instalación
(por ejemplo, de estructura de metal y paredes de lámina, paredes de
ladrillo, de madera, entre otros), y señale de qué forma se lleva a cabo la
revisión y mantenimiento de la integridad de las estructuras.
Anexe un Plano de
distribución o arquitectónico de conjunto, donde se puedan identificar los
límites, rutas de acceso y la ubicación de los edificios.
|
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2.2 Accesos
en puertas y casetas.
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Las puertas de
entrada o salida de vehículos y/o personal deben ser atendidas, controladas,
vigiladas y/o supervisadas. La cantidad de puertas de acceso debe mantenerse
al mínimo necesario.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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Indique cuantas
puertas y/o accesos existen en las instalaciones, así como el horario de
operación de cada una, e indique de qué forma son monitoreadas (En caso de
tener personal asignado, indicar la cantidad).
Detalle si existen
puertas y/o accesos bloqueados o permanentemente cerrados.
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2.3 Bardas
perimetrales.
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|
Las bardas
perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse para asegurar las
instalaciones de la empresa, con base en un análisis de riesgo. Se deben
utilizar cercas, barreras interiores o un mecanismo para identificar y
segregar la carga internacional, así como la de alto valor y peligrosa. Estas
deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro de la revisión con
la finalidad de asegurar su integridad e identificar daños.
Las áreas de
almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de acceso restringido, deben estar
claramente identificadas y monitoreadas para prevenir ingresos no
autorizados.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el tipo de
cerca, barrera periférica y/o bardas con las que cuenta la empresa, asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Especifique
qué áreas encierra.
● Señale
las características de las mismas (material, dimensiones, etc).
● En
caso de no contar con bardas, favor de justificar detalladamente la razón.
● Periodicidad
con la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas y los
registros que se llevan a cabo.
Describa de qué
manera se encuentra segregada la carga destinada al extranjero, el material
peligroso y la de alto valor; asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique
cómo separa la mercancía nacional y la de comercio exterior, y si está
identificada de manera adicional (Por ejemplo: empaque distinto; etiquetas;
embalaje, entre otros).
● Identifique
y señale las áreas de acceso restringido. (Mercancías peligrosas, alto valor,
confidenciales, etc.).
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|
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Recomendación:
El procedimiento
para la inspección de las bardas perimétricas podría incluir:
a) Personal
responsable para llevar a cabo el proceso.
b) Cómo y
con qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones de las cercas, bardas
perimétricas y/o periféricas y los edificios.
c) Cómo se
lleva el registro de la inspección.
d) Quién es
el responsable de verificar que las reparaciones y/o modificaciones cumplan
con las especificaciones técnicas y requisitos de seguridad necesarias.
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2.4
Estacionamientos.
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|
El acceso a los
estacionamientos de las instalaciones debe ser controlado y monitoreado. Se
debe prohibir que los vehículos privados (de empleados, visitantes,
proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen dentro de las áreas de
manejo y almacenaje de la mercancía, así como en áreas adyacentes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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|
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Describa el
procedimiento para el control y monitoreo de los estacionamientos, asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Responsables
de controlar y monitorear el acceso a los estacionamientos.
● Identificación
de los estacionamientos (especificar si el estacionamiento de visitantes, se
encuentra separado de las áreas de almacenaje y manejo de mercancía).
● Cómo
se lleva el control de entrada y salida de vehículos a las instalaciones.
(Indicar los registros que se realizan para el control del estacionamiento).
● Políticas
o mecanismos para no permitir el ingreso de vehículos privados a las áreas de
almacenaje y manejo de mercancía.
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2.5 Control
de llaves y dispositivos de cerraduras.
|
|
Las ventanas,
puertas y cercas interiores y exteriores, de acuerdo a su análisis de riesgo,
deben asegurarse con dispositivos de cierre. La empresa debe contar con un
procedimiento documentado para el manejo y control de llaves y/o dispositivos
de cierre de las áreas interiores que se hayan considerado como críticas.
Asimismo, se debe llevar un registro de las personas que cuentan con llaves o
accesos autorizados conforme a su nivel de responsabilidad y labores dentro
su área de trabajo.
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|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
|
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Indique si todas las
puertas, ventanas, entradas interiores y exteriores disponen de mecanismos de
cierre o seguridad.
Anexe el
procedimiento documentado para el manejo y control de llaves y/o dispositivos
de cierre, asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables
de administrar y controlar la seguridad de las llaves.
● Registro
de control para el préstamo de llaves.
● Tratamiento
de pérdida o no devolución de llaves.
● Señalar
si existen áreas en las que se acceda con dispositivos electrónicos y/o algún
otro mecanismo de acceso.
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2.6
Alumbrado.
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El alumbrado dentro
y fuera de las instalaciones debe permitir una clara identificación de
personas, material y/o equipo que ahí se encuentre, incluyendo las siguientes
áreas: entradas y salidas, áreas de manejo y almacenaje de la mercancía,
bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores y áreas de
estacionamiento, debiendo contar con un sistema de emergencia y/o respaldo en
las áreas sensibles.
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|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
|
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Describa el
procedimiento para la operación y mantenimiento del sistema de iluminación,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale
qué áreas se encuentran iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo
(Indique si cuenta con una planta de poder auxiliar).
● De
qué manera se cerciora que el sistema de iluminación sea el apropiado en cada
una de las áreas de la empresa, de manera que permita una clara
identificación del personal, material y/o equipo que abarca.
|
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Recomendaciones:
El procedimiento
podrá incluir:
a) Responsable
del control de los sistemas de iluminación.
b) Cómo se
controla el sistema de iluminación.
c) Horarios
de funcionamiento.
d) Identificación
de áreas con iluminación permanente.
e) Programa
de mantenimiento y revisión. (En caso de coincidir con otro proceso,
indicarlo).
|
|
2.7 Aparatos
de comunicación.
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|
La empresa debe
contar con aparatos y/o sistemas de comunicación con la finalidad de
contactar de forma inmediata al personal de seguridad y/o con las autoridades
de emergencia y seguridad que se requieran. Adicionalmente, se debe contar
con un sistema de respaldo y verificar su buen funcionamiento de manera
periódica.
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|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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|
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Describa el
procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad de la empresa o en su caso, de la autoridad correspondiente.
Indique si el
personal operativo y administrativo cuenta o dispone de aparatos (teléfonos
fijos, móviles, botones de alerta y/o emergencia) para comunicarse con el
personal de seguridad y/o con quien corresponda. (Estos deberán estar
accesibles a los usuarios, para poder tener una pronta reacción).
Indique qué aparatos
de comunicación utiliza el personal de seguridad en la empresa (teléfonos
fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etc.).
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|
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Describa el
procedimiento para el control y mantenimiento de los aparatos de
comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas
de asignación de aparatos de comunicación móvil.
● Programa
de mantenimiento de aparatos de comunicación fija y móvil.
● Indique
si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo, en caso de que el sistema
permanente fallara, y, en su caso, detalle brevemente.
Recomendación:
El procedimiento
podrá incluir:
a) Responsable
del buen funcionamiento y mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro
de verificación y mantenimiento de los aparatos.
c) Forma de
asignación de los aparatos de comunicación.
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2.8 Sistemas
de alarma y circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
|
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Los sistemas de
alarmas y de circuito cerrado de televisión (CCTV), se deben utilizar para
vigilar, notificar o disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas
en las instalaciones y notificar al área correspondiente, además de
utilizarse como herramienta de prueba en investigaciones derivadas de algún
incidente.
Estos sistemas
deberán colocarse de acuerdo a un análisis de riesgo previo, de tal forma que
se mantengan vigiladas y monitoreadas las áreas que impliquen el manejo y
almacenaje de las mercancías, materias primas y materiales de empaque, así
como del acceso de personal, visitantes, proveedores, vehículos de pasajeros
y de carga. Dichos sistemas deben permitir una clara identificación del área
o ambiente que vigila, estar permanentemente grabando y mantener un respaldo
de las grabaciones por lo menos de un mes, considerando que, en el caso de
que sus procesos logísticos excedan este periodo, deberá aumentar el periodo
del mantenimiento de estos respaldos, con la finalidad de tener los elementos
necesarios en caso de un incidente.
El sistema de CCTV,
debe contar con un procedimiento documentado de operación que incluya la
supervisión del buen estado del equipo y la verificación de la correcta
posición de las cámaras, indicando la frecuencia con la que debe realizar el
respaldo de las grabaciones, así como los responsables de su operación. Dicho
sistema deberá tener un acceso restringido.
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|
Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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|
|
Indique si tiene
contratado un servicio de central de alarmas externo, y en su caso, describa
los siguientes puntos:
● Indique
si todas las puertas y ventanas tienen sensores de alarma, así como las áreas
donde se cuenta con sensores de movimiento.
● Procedimiento
a seguir en caso de activarse una alarma.
Describa el
procedimiento documentado para la operación del sistema de CCTV, asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
● Indique
el número de cámaras de CCTV instaladas, y su ubicación por áreas. (Detalle
si cubre las zonas de embarque y descarga, incluyendo los puntos de entrada y
salida de las instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos e
individuos, y donde se lleva a cabo la inspección señalada en el sub-estándar
7.2).
● Señala
la ubicación del sistema de CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los
revisa, así como los horarios de operación, y en su caso, si existen
estaciones de monitoreo remoto.
● Indique
si las grabaciones se revisan periódicamente y de qué forma. (Aleatoria, cada
semana, eventos especiales, áreas restringidas, etc.).
● Indique
por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones. (Debiendo ser por lo menos
de un mes).
● Indique
si el sistema de CCTV se encuentra respaldado por una planta de poder
eléctrica.
|
3. Controles de acceso
físico.
Los controles de
acceso físico, son mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la
entrada no autorizada a las instalaciones, mantienen control del ingreso de los
empleados y visitantes y protegen los bienes de la empresa.
Los controles de
acceso deben incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y
proveedores en todos los puntos de entrada. Así mismo, se deben mantener
registros y evaluar permanentemente los mecanismos o procedimientos
documentados de ingreso a las instalaciones, siendo la base para comenzar a
integrar la seguridad como una de las funciones primordiales dentro de
cualquier empresa.
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3.1 Personal
de seguridad.
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La empresa debe
contar con personal de seguridad y vigilancia. Este personal desempeña un rol
importante en la protección física de las instalaciones y de la mercancía
durante su traslado y manejo dentro de la empresa, así como para controlar el
acceso de todas las personas al inmueble.
El personal de
seguridad, deberá contar con un procedimiento documentado para llevar a cabo
sus funciones y tener pleno conocimiento de los mecanismos y procedimientos
en situaciones de emergencia, detección de personas no autorizadas o
cualquier incidente en la instalación.
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|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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|
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Describa el
procedimiento documentado para la operación del personal de seguridad y
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique
el número de personal de seguridad que labora en la empresa.
● Señale
los cargos y/o funciones del personal y horarios de operación.
● En
caso de contratarse un servicio externo, proporcionar los datos
generales de la empresa (RFC, Razón social, domicilio), y especificar número
de personal empleado, detalles de operación, registros, reportes, etc.
● En
caso de contar con personal armado, describa el procedimiento para el control
y resguardo de las armas.
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3.2
Identificación de los empleados.
|
|
Debe existir un
sistema de identificación de empleados con fines de acceso a las
instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a aquellas áreas que
necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el personal de
seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega y
devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes y
proveedores. Se deben documentar los procedimientos para la entrega,
devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas
de proximidad, etc.).
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|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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|
|
Describa el
procedimiento para la identificación de los empleados y asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
● Mecanismos
de identificación. (Credencial con foto, biométricos, etc.).
● Indique
cómo se identifica al personal contratado por un socio comercial, que labore
dentro de las instalaciones. (Contratistas, Sub-contratados, etc.).
Describa cómo la
empresa entrega, cambia y retira las identificaciones y controles de acceso
del empleado y asegúrese de incluir las áreas responsables de autorizarlas y
administrar.
Anexe el
procedimiento documentado para el control de las identificaciones.
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3.3
Identificación de visitantes y proveedores.
|
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Para tener acceso a
las instalaciones, los visitantes y proveedores deberán presentar
identificación oficial con fotografía con fines de documentación a su llegada
y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes deberán estar
acompañados por personal de la empresa durante su permanencia en las
instalaciones y asegurarse que el visitante porte siempre en un lugar visible
la identificación provisional proporcionada. Este procedimiento deberá estar
documentado.
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Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
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Describa el
procedimiento para el control de acceso de los visitantes y proveedores,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale
qué registros se llevan a cabo. (Formatos personales por cada visita,
bitácoras).
● Señale
quién es la persona responsable de acompañar al visitante y/o proveedor y si
existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.4
Procedimiento de identificación y retiro de personas o vehículos no
autorizados.
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La empresa debe
contar con procedimientos documentados que especifiquen como identificar,
enfrentar o reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado para identificar, enfrentar o reportar personas y/o
vehículo no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos
podrán incluir:
a) Personal
responsable.
b) Designar
a una persona o área responsable para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones
para enfrentar y dirigirse al personal no identificado.
d) Señalar
en qué casos deberá reportarse a las autoridades correspondientes.
e) Cómo se
lleva a cabo el registro de los incidentes y las medidas adoptadas en cada
caso.
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3.5 Entregas
de mensajería y paquetería.
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La mensajería y
paquetería destinada a personal de la empresa debe ser examinada a su llegada
y antes de ser distribuida al área correspondiente.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para la recepción y revisión de mensajería y paquetería y
asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique
cómo se identifica al proveedor del servicio. (Señale si requiere de
procedimiento adicional al de acceso a proveedores).
● Señale
de qué forma se revisan los paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los
registros que se llevan a cabo.
● Señale
qué acción realiza en el caso de detectar un paquete sospechoso.
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Recomendación:
Los procedimientos
podrán incluir:
a) Personal
responsable.
b) Cómo se
identifica el personal de la empresa externa, adicional a lo requerido para
el resto de los proveedores.
c) Qué se
debe realizar en caso de detectar un empaque sospechoso.
d) Cómo se
lleva a cabo la revisión.
e) Indicar
cómo se lleva a cabo el registro de la inspección y en su caso de los
incidentes detectados.
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4. Socios comerciales.
La empresa debe contar
con procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de
socios comerciales (Transportistas, fabricantes, vendedores, proveedores de
partes y materias primas, proveedores de servicios como limpieza, seguridad,
contratación de personal) y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que
cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros
internacional.
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4.1
Criterios de selección.
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Deben existir
procedimientos documentados para la selección, seguimiento o renovación de
relaciones comerciales con los asociados de negocio o proveedores, que
incluyan entrevistas, verificación de referencias, métodos de evaluación y
uso de la información proporcionada.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexar el
procedimiento documentado para la selección de socios comerciales (esto
comprende cualquier tipo de proveedor, que tenga una relación comercial con
su empresa; es en el siguiente sub-estándar donde se solicita diferenciar
aquellos de riesgo en su cadena de suministros) y asegúrese que incluya los
siguientes puntos:
● Qué
información es requerida a su socio comercial.
● Qué
aspectos son revisados e investigados.
● Indique
si mantiene un expediente de cada uno de sus socios comerciales.
● Señale
de qué manera se evalúan los servicios de su socio comercial y qué puntos revisa.
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Recomendación:
El expediente podría
incluir lo siguiente:
● Datos
de la empresa (nombre, RFC, actividad, etc).
● Presentación
de la empresa.
● Datos
del representante legal.
● Comprobante
de domicilio.
● Referencias
comerciales.
● Contratos,
acuerdos y/o convenios de confidencialidad, Políticas de seguridad.
● En
su caso, certificado o número de certificación en los programas de seguridad
a los que pertenezca.
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4.2
Requerimientos en seguridad.
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|
La empresa debe
contar con un procedimiento documentado en el que, de acuerdo a su análisis
de riesgo, solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos
socios comerciales que intervengan en su cadena de suministro, ya sea como
proveedores de materiales para la elaboración, empaque o embalaje de las
mercancías sometidas a comercio exterior, así como de los proveedores de
servicios que de igual forma intervengan en el control, manipulación,
traslado y/o coordinación de las mismas.
Estos requisitos
deberán estar basados en el “Perfil de la empresa” establecido por la AGACE de manera genérica, o en caso de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la
cadena de suministros que le corresponda.
La empresa debe
solicitar a sus socios comerciales la documentación que acredite o compruebe
que cumple con los estándares mínimos de seguridad establecidos en este
documento, ya sea a través de una declaración escrita emitida por el
representante legal del socio, convenios o cláusulas contractuales, o con
documentación que avale el cumplimiento de los requisitos establecidos en
algún otro programa de Operador Económico Autorizado.
En el caso de los
socios comerciales de la empresa que presten sus servicios en el interior de
las instalaciones, deberán estar obligados al cumplimiento de estos requerimientos
de seguridad en la cadena de suministro.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa cómo lleva
a cabo la identificación de socios comerciales que requieran el cumplimiento
de estándares mínimos en materia de seguridad. Asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
● Indique
si cuenta con un registro de los socios comerciales que deben cumplir con
requisitos en materia de seguridad, y mencione que tipo de proveedores
son estos. (Transportistas, Almacenes, Servicio de Custodios, Empresa de
Seguridad, Agentes Aduanales, etcétera).
● Indique
de qué forma documental (convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, entre
otros) asegura que sus socios comerciales cumplan con los requisitos en
materia de seguridad.
● Indique
si existen acuerdos contractuales, respecto a la implementación de medidas de
seguridad con sus proveedores de servicios al interior de su empresa, tales
como: guardias de seguridad, servicios de limpieza y mantenimiento, etc.
● Indique
si cuenta con socios comerciales que se les exija pertenecer a un programa de
seguridad de la cadena de suministros, ya sea de certificación por una
autoridad extranjera o del sector privado. (Por ejemplo: C-TPAT, PIP o algún
otro programa de Operador Económico Autorizado de la OMA).
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4.3
Revisiones del socio comercial.
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La empresa debe
realizar evaluaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los
asociados de negocios en base al riesgo y estos deben mantener las normas de
seguridad requeridas por la empresa, y mantener registros de las mismas, así
como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren
inconsistencias, la empresa deberá comunicarlo a su socio o proveedor y
proporcionar un período justificado para atender las observaciones
identificadas, o en caso contrario, tener las medidas necesarias para
sancionarla.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para la verificación de los requisitos en materia de seguridad
de sus socios comerciales, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Periodicidad
de visitas al socio comercial.
● Registro
o reporte de la verificación, y en su caso del seguimiento correspondiente.
● Señale
qué medidas de acción se toman en caso de que los socios comerciales no
cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
En caso de contar
con socios comerciales con la certificación de C-TPAT u otro programa de
certificación de seguridad en la cadena de suministros, indique la
periodicidad con la que es revisado su estatus, y las acciones que toma en
caso de detectarse que este suspendida y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento
podrá incluir:
1. Periodicidad
de las visitas;
2. Puntos
de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración
de reportes;
4. Retroalimentación
y acuerdos con el socio comercial;
5. Seguimiento
a los acuerdos;
6. Medidas
en caso de la detección del incumplimiento de los requisitos;
7. Registro
de evaluaciones.
|
5. Seguridad de
procesos.
Deben establecerse
medidas de control para garantizar la integridad y seguridad de la mercancía de
los procesos relacionados con el transporte, manejo, despacho aduanero y
almacenaje de carga a lo largo de la cadena de suministros. Estos
procedimientos deben documentarse y asegurarse de mantener la integridad de su
embarque desde el punto de origen hasta su destino final.
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5.1 Mapeo de
procesos.
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Se deberá contar con
un mapa que muestre paso a paso el proceso logístico del flujo de las
mercancías y la documentación requerida a través de su cadena de suministros
internacional.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el documento
donde se ilustre o describa el mapeo de procesos por los que atraviesan sus
mercancías, desde el punto de origen hasta su destino, con la finalidad de
tener un panorama general de cada uno de los pasos que involucran la
elaboración y entrega del producto final.
Incluya en su
respuesta, los nombres (RFC y Razón Social) de las empresas que le
proporcionan los servicios en su cadena logística. (Por lo menos los
involucrados en el punto 3 a 5 del siguiente párrafo).
Este mapeo puede ser
de manera escrita y/o gráfica, debiendo contener por lo menos los siguientes
aspectos:
1. Origen
de:
a. Materia
prima.
b. Envase,
empaque y/o embalaje.
c. Contenedor
y/o Semirremolque.
2. Entrega
y/o Recepción de la mercancía.
3. Traslado
de la mercancía.
4. Almacenamiento
y/o Distribución.
5. Despacho
Aduanero.
6. Entrega
a destino final.
7. Flujo
de Información relacionado con la mercancía.
En su caso, indique
si existe un proceso de sub-manufactura y proporcione los datos generales de
la empresa (Nombre, RFC, Dirección) y el permiso de la Secretaría de Economía en el que se otorga la autorización como empresa de sub-manufactura,
así como el proceso productivo que realizan.
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5.2
Almacenes y centros de distribución.
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En caso de que la
empresa cuente con almacenes y centros de distribución de sus mercancías de
comercio exterior, fuera de las instalaciones de producción y/o manufactura
que le pertenezcan, éstas deberán sujetarse, de acuerdo a sus
características, a lo establecido en este documento, con el objeto de
mantener la integridad en su cadena de suministros.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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|
De acuerdo al mapeo
de procesos de sus mercancías, si en la cadena logística de las mercancías de
comercio exterior se considera el trasladarse a un almacén o centro de
distribución, estos deben cumplir con los requisitos mínimos en materia de
seguridad establecidos por la AGACE. De tal forma, que están obligados a
requisitar un “Perfil de la empresa” por cada una de estas instalaciones aquí
mencionadas.
Por lo anterior,
indique cuántos almacenes y/o centros de distribución utiliza la empresa,
proporcione sus datos generales (Denominación y domicilio) y explique
brevemente que actividad se lleva a cabo en esta instalación.
Adicionalmente,
incluya también aquellos almacenes y/o centros de distribución que se
utilicen para productos nacionales, activo fijo, entre otros, como
referencia. (Estos no deberán llenar un “Perfil de la empresa”)
Asimismo, indique si
estos pertenecen a la empresa o es un servicio contratado a través de un
tercero. En este caso, conforme a los criterios de selección de proveedores
que se mencionan en lo referente a “Socios Comerciales”, indique de qué forma
se cercioran de que cumple con los requerimientos mínimos en materia de
seguridad. (Los almacenes y/o centros de distribución administrados por un
tercero, no están obligados a presentar un “Perfil de la empresa”).
|
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5.3 Entrega
y recepción de carga.
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La empresa debe
asegurarse de la identificación de los operadores de medio de transporte que
efectúen la entrega o recepción de la carga. Así mismo, la empresa debe
designar a un responsable que supervise la carga o descarga del embarque,
verificando la descripción detallada de las mercancías, peso, etiquetas,
marcas y cantidad, cotejando dicha información con las órdenes de compra o de
entrega correspondientes.
|
|
De igual forma, debe
entregarse al conductor que transporta las mercancías, la información
documental requerida para su correcto traslado en el que se incluya, de
manera enunciativa más no limitativa, destino, ruta que deberá mantener,
datos de contacto y/o procedimiento en caso de ocurrir algún incidente o de
la inspección por parte de alguna autoridad, entre otros.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado en el que indique el procedimiento para la entrega
y recepción de la carga y asegúrese que se incluyan los siguientes puntos:
● Método
para identificar a los operadores de transporte.
● Documentación
que se entrega a los operadores.
● Responsable
de la supervisión de la carga o descarga de la mercancía y cotejo de la
información.
Recomendación:
El procedimiento de
entrega y recepción de la mercancía podrán incluir:
1. Método
de inspección en el punto de acceso a la empresa.
2. Designación
del personal responsable de recibir al conductor y las mercancías en la
llegada.
3. Mantenimiento
de un horario de las llegadas previstas y tratamiento de las llegadas
inesperadas.
4. Registro
de los documentos de transporte y los documentos de aduanas que acompañan en
la entrada y salida de las mercancías.
5. Designar
al personal responsable de supervisar el proceso de carga y/o descarga de
mercancías.
6. Pesaje,
recuento, medición y marcaje de las mercancías. (Comparar con la
documentación proporcionada).
7. En el
caso de la salida de mercancías, verificar si existen requisitos de seguridad
adicionales impuestos por clientes.
8. Comprobación
de la integridad de cualquier candado y/o sellos en la carga y/o descarga
(Cómo se usan y registran en los documentos los candados o sellos, colocados
según el procedimiento establecido en los estándares y de acuerdo con los
requisitos legales vigentes).
9. Identificación
e informe de discrepancias.
10. En caso
de la salida de mercancías, indicar qué documentación se le entregará al
transportista.
11. Informe
al departamento correspondiente de la recepción y/o salida de las mercancías.
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5.4
Procedimiento de seguimiento de la mercancía.
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La empresa es la
responsable de vigilar y monitorear la integridad de sus mercancías a lo
largo de la cadena de suministros, por lo que debe contar con procedimientos
documentados en los que se establezca el uso de un diario de seguimiento y
supervisión de actividades o una tecnología equivalente para seguir el
movimiento del medio de transporte que traslada la mercancía de comercio
exterior.
La empresa debe
establecer procedimientos documentados, internos o con su proveedor, para
asegurarse en todo momento de la ubicación del vehículo del transportista en
tránsito. Estos procedimientos deben realizarse bajo un análisis de riesgo en
el que se incluya, de manera enunciativa más no limitativa, la identificación
de rutas predeterminadas, tiempos estimados de entrega así como entre puntos
intermedios (patios, aduana de salida, agencia aduanal, agentes de carga, entre
otros). De igual manera, se deben incluir las medidas y acciones a realizar
en el caso de identificar cualquier retraso en la ruta debido a condiciones
climáticas, tráfico, cambios de ruta o la inspección de alguna autoridad o
algún incidente en materia de seguridad.
Los datos de
supervisión y registro de todos los vehículos en tránsito que transportan
mercancías de comercio exterior deben preservarse durante un mes en caso de
que la autoridad y/o el transportista deban realizar una evaluación debido a
un incidente de seguridad.
|
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Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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|
|
Anexar el
procedimiento documentado para monitorear el traslado de la mercancía.
Este procedimiento
debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
● En
caso de contar con GPS, indique el tipo de sistema que tienen implementado
las unidades que utiliza y, en caso de ser un servicio tercerizado o
subcontratado, describa las herramientas de consulta de que dispone para
poder monitorear la mercancía.
● Identificación
de rutas y tiempos estimados de traslado.
● Instrucciones
en caso de existir una demora en el recorrido. (Detenciones, cambios de ruta,
fallas mecánicas, accidentes, etc.)
● Detalle
si cuenta con un medio que permita la comunicación con el transportista
durante su traslado y si cuenta con más de una forma de comunicación.
● Indique los
registros que se mantienen, así como el tiempo que deberán resguardarse.
● En
caso que el seguimiento lo realice un tercero, indique quien es el
responsable, y como se verifica que se esté llevando a cabo correctamente,
conforme a los procedimientos que la empresa le señale.
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|
|
Indique si la
empresa utiliza servicios de custodia para sus embarques y, en su caso,
señale si existe un proceso documentado para la operación de los mismos en el
que se señalen las políticas y restricciones, así como los medios de
comunicación entre la escolta y los transportistas. (En su caso, indique el
RFC y Razón social de la empresa que proporciona el servicio).
Recomendación:
Se sugiere
asegurarse que los servicios de transporte utilizados cuenten con un sistema
de posicionamiento global permanente, que facilite el monitoreo y seguimiento
de los embarques.
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5.5 Reporte
de discrepancias en la carga.
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Deben existir
procedimientos documentados para detectar y reportar mercancía faltante,
sobrante, prohibida o cualquier otra discrepancia en la entrega o recepción
de las mercancías, las cuales deben ser investigadas y resueltas. Se debe
verificar que la carga coincida con lo indicado en la descripción declarada
en la lista de empaque o el documento de embarque, especificando la
descripción detallada de las mercancías y los datos que permitan la correcta
identificación y cuantificación de las mismas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado para detectar y reportar discrepancias en la
entrega o recepción de las mercancías y asegúrese que incluya los siguientes
puntos:
● Responsables
de llevar a cabo la revisión.
● Documentos
a cotejar.
● Áreas
a las que se reporta la información.
Este procedimiento,
deberá aplicarse tanto a la mercancía que se recibe de importación; en caso
de aplicar, en la revisión en puntos intermedios; así como en la entrega
final de las mercancías a su cliente.
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5.6
Procesamiento de la información y documentación de la carga.
|
|
La empresa debe
contar con procedimientos documentados para asegurar que la información
electrónica y/o documental utilizada durante el movimiento y el despacho de
la carga sea legible, completa, exacta y protegida contra cambios, pérdidas o
introducción de información errónea.
De la misma forma,
debe haber procedimientos documentados para corroborar que la información
recibida por los asociados de negocio sea reportada en forma exacta y
oportuna.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para el procesamiento de la documentación de la carga,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Detalle
como transmite la información y documentación relevante al traslado de su
carga con todos lo que intervienen en su cadena de suministro. (Indique si
utiliza un sistema informático de control específico y explique brevemente su
función). Asimismo, detalle cómo valida que la información proporcionada sea
legible, completa, exacta y protegida.
● Señale
de qué forma los asociados de negocio transmiten información con la empresa y
aseguran la protección de la misma.
|
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5.7 Gestión
de Inventarios, control de material de empaque, envase y embalaje.
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La empresa debe
tener procedimientos documentados para el control de inventarios y almacenaje
de la carga y deben llevarse a cabo de forma periódica revisiones y
auditorías para comprobar su correcta gestión. Así mismo, debe tener un
procedimiento documentado para el control del material de empaque, envase y
embalaje de las mercancías.
|
|
Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado para la gestión de inventarios. Este debe incluir,
entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
● La
frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de existencias.
(Inventario periódico). Indique si existe un calendario programado
documentado para realizarlos.
● Indique
qué se realiza en el caso de existir excedentes y faltantes en los inventarios.
● Señalar
el tratamiento que se brinda para el control y manejo del material de
empaque, envase y embalaje, y en su caso, de las mermas, desperdicios o
material sobrante.
Recomendación:
Los procedimientos
del solicitante podrán incluir:
1. Almacén
solamente accesible a personal autorizado.
2. Periodicidad
del control de existencias.
3. Control
de mercancías entrantes, transferencias a otros almacenes, retiradas
permanentes y temporales.
4. Acciones
que se toman si se identifican irregularidades, discrepancias, pérdidas o
hurtos.
5. Tratamiento
del deterioro o de la destrucción de las mercancías.
6. Separación
de los diversos tipos de mercancías por ejemplo de alto valor o peligrosas.
|
6. Gestión aduanera.
La empresa debe contar
con procedimientos documentados en los que se establezcan políticas internas y
de operación, así como de los controles necesarios para el debido cumplimiento
de las obligaciones aduaneras.
Asimismo, deberá
contar con personal especializado y procedimientos documentados que establezcan
la verificación de la información y documentación generada por el agente
aduanal, o, en su caso, asegurar los procesos que realiza el apoderado aduanal.
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6.1 Gestión
del despacho aduanero.
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La empresa debe
contar con un procedimiento documentado en el que se establezcan los
criterios para la selección de un Agente o, en su caso, un apoderado aduanal,
quienes conforme a la legislación nacional, son los autorizados para promover
por cuenta ajena el despacho de las mercancías.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento de selección del Agente o Apoderado Aduanal y asegúrese que
incluya los siguientes puntos:
● Criterios
de selección.
● Métodos
de evaluación y periodicidad.
Indique el nombre
completo y el número de la patente y/o autorización del agente o apoderado
aduanal autorizado para promover sus operaciones de comercio exterior.
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6.2
Obligaciones aduaneras.
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La empresa debe
contar con un procedimiento documentado que establezca el control de
inventarios de las mercancías de comercio exterior conforme a lo establecido
en el artículo 59, fracción I de la Ley y la información a que se refiere el
Anexo 24 apartados I y II, según corresponda.
La empresa deberá
contar con un procedimiento documentado para el cumplimiento de las
obligaciones aduaneras que se deriven de las operaciones de comercio exterior
que realicen. Este debe incluir, por lo menos, el cumplimiento de lo
establecido en el artículo 59, fracciones II y III de la Ley, que permitirá la comprobación del origen y procedencia de las mercancías, así como la
correcta determinación del valor en aduana.
Estos procedimientos
respecto al origen de las mercancías deben describir los casos en que se
declara el origen de las mismas y la documentación con la que se debe
demostrar. En el caso de las empresas que introduzcan mercancías al
territorio nacional bajo un programa de diferimiento o de devolución de aranceles,
la empresa deberá contar con un procedimiento en el que se describa cómo
determina el pago de los impuestos al comercio exterior, de acuerdo con lo
dispuesto en los Tratados de que México sea parte, conforme a lo establecido
en el artículo 63-A de la Ley.
En el caso de contar
con un programa de fomento autorizado por la Secretaría de Economía, debe contar con procedimientos documentados para cumplir con lo
requerido en el mismo, entre los cuales se encuentra el control de
inventarios, plazos de retorno y restricciones en cuanto al cambio de destino
de la mercancía importada temporalmente, entre otros establecidos en el
artículo 24 del Decreto para el fomento de la industria manufacturera,
maquiladora y de servicios de exportación vigente, así como el Reporte Anual
de Operaciones de Comercio Exterior a que se refiere el artículo 25 del
citado decreto.
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|
Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento mediante el cual se establece el control de inventarios en los
términos de la fracción I del artículo 59 de la Ley.
Anexe el
procedimiento para cumplir con las obligaciones aduaneras que deriven en la
comprobación del país de origen y la valoración de las mercancías de comercio
exterior en los términos de la fracción II y III del artículo 59 de la Ley.
Al respecto, para
los efectos de restricciones a la devolución de aranceles aduaneros sobre
productos exportados y a los programas de diferimiento de aranceles
aduaneros, solo se requiere demostrar el origen cuando la mercancía importada
es originaria y se envía subsecuentemente a otra Parte signataria del tratado
internacional de que se trate. Tratándose de cuotas compensatorias, se debe
demostrar el origen cuando la fracción arancelaria de la mercancía importada
esté sujeta a dichas medidas. Y también debe demostrarse el origen tratándose
de mercancías que se importen con trato arancelario preferencial al amparo de
algún tratado del que México sea parte. El origen se tendrá por demostrado
cuando la empresa cuente con el certificado de origen u otro documento
previsto en las disposiciones aplicables.
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|
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Indique si cuenta
con un programa IMMEX autorizado por la Secretaría de Economía, y en su caso, anexe el procedimiento para cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 24
y 25 del Decreto IMMEX, entre las que se incluyen, de manera enunciativa, más
no limitativa los siguientes:
● Registro
donde se llevan a cabo los procesos productivos.
● Retorno
de las mercancías en los plazos autorizados.
● Control
de inventarios automatizado.
● Reporte
Anual de Operaciones, entre otros.
En caso de contar
con algún otro programa de fomento a la exportación, anexe el procedimiento
para cumplir con las obligaciones que se deriven del mismo.
|
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6.3
Comprobación aduanera.
|
|
La empresa, con el
objeto de garantizar el cumplimiento de la encomienda otorgada a un tercero,
así como verificar la veracidad de la información declarada a su nombre ante
las autoridades competentes, debe tener procedimientos documentados para que
el personal que designa la empresa, verifique periódicamente que los
pedimentos que tiene registrados en su contabilidad coinciden con lo que
aparece registrado en el Sistema Automatizado Aduanero Integral (SAAI Web) y,
en su caso, reportar a la autoridad aduanera cualquier discrepancia en dicha
información. La empresa, de igual forma, debe contar con un procedimiento
para el archivo de los pedimentos para su adecuado control.
Asimismo, la empresa
debe contar con procedimientos documentados, en los que se establezca la
verificación periódica de la correcta clasificación arancelaria de las
mercancías sujetas a comercio exterior y la comprobación de las regulaciones
y restricciones arancelarias y no arancelarias a que estén sujetas.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento establecido para verificar la información que aparece
registrada en el SAAI Web, y cotejar con los pedimentos y documentación
solicitados al Agente y/o Apoderado Aduanal.
Anexe el
procedimiento documentado para la comprobación de la correcta clasificación
arancelaria. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
● Método
para la revisión y comprobación de la clasificación arancelaria de las
mercancías y sus correspondientes tasas arancelarias, regulaciones y
restricciones no arancelarias.
● Mantenimiento
de un fichero actualizado de los productos de comercio exterior. Detalle qué
rubros concentra en el mismo (Fracción arancelaria, Tasas, Regulaciones,
Dictámenes, entre otros) y con qué periodicidad se actualiza.
● Las
herramientas, sistemas, programas o información técnica que utiliza para
clasificar sus mercancías.
● Reporte
a las áreas correspondientes los cambios en las fracciones arancelarias y las
implicaciones que se generan en tasas y regulaciones.
|
7. Seguridad de los
vehículos de carga, contenedores, carros de tren, remolques y/o semirremolques.
Se debe mantener la
seguridad en los medios de transporte (vehículos de carga, camionetas, entre
otros), contenedores, carros de tren, remolques y semirremolques para
protegerlos de la introducción de personas y/o materiales no autorizados. Por
lo anterior, es necesario tener procedimientos documentados para identificar,
revisar, sellar y mantener la integridad de los mismos.
Por lo anterior, es
necesario que se cuente con procedimientos para sellar correctamente y mantener
la integridad de los contenedores y remolques desde el punto de origen. Se debe
aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y remolques a los
embarques de comercio exterior, los cuales deben cumplir o exceder la norma ISO
17712 para sellos de alta seguridad.
|
7.1
Integridad de la carga y uso de sellos en contenedores y remolques.
|
|
La empresa debe
contar con un procedimiento documentado donde se identifiquen los medios de
transporte y, en su caso, de los contenedores, carros de tren y/o
semirremolques utilizados en su cadena logística internacional y se indique
de qué forma se mantiene la integridad de los mismos.
Por lo anterior,
como uno de los mecanismos de seguridad, la empresa debe utilizar los
candados o sellos de Alta Seguridad que cumplan o excedan la Norma ISO 17712 en todos los contenedores y remolques cargados que sean objeto de comercio
exterior y mantener su integridad hasta la entrega en el destino final. Para
ello, la empresa debe tener procedimientos documentados para colocar y
verificar la correcta aplicación de los sellos, su inspección en puntos
intermedios, destino final y de su reemplazo cuando sean abiertos por alguna
autoridad.
Asimismo, es
necesario contar con un procedimiento documentado para la administración de
los mismos donde se incluya el control, asignación, resguardo, manejo de
discrepancias y destrucción de sellos y candados. Respecto al proveedor de
los sellos y/o candados, se deberá demostrar de qué forma estos cumplen con
la norma ISO 17712.
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Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
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Detalle el tipo de
vehículos, medios de transporte, así como contenedores y semirremolques que
la empresa utiliza para el traslado de sus mercancías (Contenedores
marítimos, cajas secas, contenedores ferroviarios, tanques, entre otros).
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Indique si las
unidades de transporte, contenedores y/o remolques son propiedad de la
empresa o de un tercero.
Indique las empresas
transportistas contratadas para efectuar el traslado de las mercancías de
comercio exterior, señalando su denominación o razón social, RFC y domicilio
fiscal.
Anexe el procedimiento
documentado para la colocación y revisión de los sellos y/o candados en los
vehículos, medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y/o
semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
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● Verificar
que el sello o candado esté intacto y determinar si existe evidencia de
manipulación indebida.
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En
caso de utilizar candado de alta seguridad, de tipo botella, utilizar el
método de inspección de VVTT:
a) V- Ver
el sello y mecanismos de las cerraduras del contenedor. (View).
b) V-
Verificar el número de sello. (Verify).
c) T-
Tirar del sello para asegurarse que está correctamente puesto. (Tug).
d) T-
Torcer y girar el sello para asegurarse de que ha cerrado. (Twist and Turn).
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● Revisar
y cotejar la documentación que contenga el número del sello o candado
original y, en su caso, de los adicionales que se lleven en el traslado de la
mercancía.
● Revisar
que los dispositivos de cierre, bisagras y pasadores estén unidos al remolque
o contenedor y soldados o con remache.
● Indique
cómo asignan y remplazan los candados de alta seguridad, en el caso de que
durante el recorrido, sea inspeccionado por alguna otra autoridad.
Anexe el
procedimiento documentado para el control y manejo de los candados. Este debe
incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
● Qué
tipo de sellos y/o candados utiliza en sus operaciones. (Comercio exterior,
tránsito, almacenaje, etc.).
● Quién
y cómo se resguardan los candados y/o sellos.
● Cómo
se atienden las discrepancias en los números de candados.
Indique quien es el
proveedor(es) y cómo se comprueba que las especificaciones de los sellos y/o
candados cumplan con la ISO 17712. (Anexar certificado de conformidad,
expedido por la empresa certificadora encargada de verificar el cumplimiento
de la ISO correspondiente).
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7.2
Inspección de los medios de transporte, contenedores, carros de tren,
remolques y semirremolques.
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Debe haber
procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la estructura
del medio de transporte, contenedor, carros de tren, remolques y/o
semirremolque antes de cargarlo, incluso la confiabilidad de los mecanismos
de cerradura de las puertas, con la finalidad de identificar compartimientos
naturales u ocultos.
Las inspecciones de
los medios de transporte o vehículos de carga, contenedores y remolques (de
carga terrestre o ferroviaria) deben ser sistemáticas y efectuarse a la
entrada y salida de la empresa y/o en el punto de carga de las mercancías; y
si la infraestructura lo permite, antes de llegar a la aduana de despacho.
Deberá llevarse un registro de estas inspecciones y realizarse en un lugar
monitoreado por el sistema de CCTV.
El procedimiento
documentado para su inspección debe incluir de manera enunciativa, más no
limitativa, los siguientes puntos de revisión:
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Medios de
Transporte
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Remolques,
Carros de tren, Semirremolques y Contenedores
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1. Parachoques,
neumáticos y rines;
2. Puertas y
compartimientos de herramientas;
3. Caja de
la batería y filtros de aire;
4. Tanques
de combustible;
5. Interior
de la cabina / dormitorio;
6. Rompevientos,
deflectores y techo;
7. Chasis y
área de la quinta rueda.
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1. Pared
Delantera;
2. Lado
Izquierdo y Derecho;
3. Piso;
4. Techo
interior y exterior;
5. Interior
y exterior de Puertas;
6. Sección
inferior externa;
7. En su
caso, el sistema de refrigeración.
|
Para los medios de
transporte con remolque o compartimiento de carga integrado, deberá adicionarse
a los puntos de medios de transporte, lo indicado en el apartado de Remolques.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado para llevar a cabo la inspección de los medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques. Este debe incluir,
entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
● Responsables
de llevar a cabo la inspección.
● Definición
del lugar(es) donde se lleva a cabo la inspección e indicar si está
monitoreada por el sistema de CCTV.
● Los
puntos de revisión para medios de transporte, remolques, semirremolques y
contenedores tanto de seguridad como aquellas de calidad.
En el caso
de contar con un formato establecido para la inspección, favor de anexarlo.
Indique si la
reparación o mantenimiento de las unidades de transporte, contenedores o
remolques se realizan en las mismas instalaciones o son llevados con un
proveedor externo.
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7.3
Almacenaje de vehículos, medios de transporte, contenedores, carros de
tren, remolques y semirremolques.
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En caso de que los
medios de transporte, contenedores, remolques y/o semirremolques que serán
destinados a transportar mercancías de comercio exterior se encuentren vacíos
y deban almacenarse en las áreas de estacionamiento, deberán ser asegurados
con un candado y/o sello indicativo, o en su caso, en un área segura que se
encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando se tenga que
almacenar algún contenedor, remolque y/o semirremolque cargado, éste debe
encontrarse en un área segura y monitoreada para impedir el acceso y
manipulación y cerrado con un candado de alta seguridad de acuerdo a la norma
ISO 17712.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indique si la
empresa almacena los contenedores, remolques y/o semirremolques para su
posterior despacho, o en su caso los que se encuentren vacíos y de qué manera
mantiene la integridad de los mismos dentro de sus instalaciones.
● En
caso de utilizar candado y/o sellos, indique qué tipo utiliza.
● En
caso de utilizar algún contenedor, remolques y/o semirremolques como almacén
de materia prima y/o algún otro tipo de mercancías, señale como mantiene la
integridad y seguridad de las mismas.
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8. Seguridad del
personal.
Se debe contar con
procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que
desean obtener un empleo dentro de la empresa y establecer métodos para
realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir
programas de capacitación continuos para el personal que difundan las políticas
de seguridad de la empresa, así como las consecuencias y acciones a tomar en
caso de cualquier falta.
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8.1
Verificación de antecedentes laborales.
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|
La empresa debe
tener procedimientos documentados para verificar la información asentada en
el currículo y solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de
conformidad con la legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de
una empresa externa.
De igual forma, para
los cargos que por su sensibilidad así lo requieran y afecten la seguridad de
los embarques, de conformidad con su análisis de riesgo efectuado
previamente, deberán considerar solicitar requisitos más estrictos para su
contratación, los cuales se deberán realizar de manera periódica.
Toda la información
referente al personal deberá mantenerse en expedientes personales, mismos que
deberán tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para la contratación del personal, y asegúrese de incluir lo
siguiente:
● Requisitos
y documentación exigida.
● Pruebas
y exámenes solicitados.
Indique las áreas
y/o puestos críticos que se hayan identificado como de riesgo, conforme a su
análisis y señale lo siguiente:
● Indique
si existen requerimientos adicionales para áreas y/o puestos de trabajo
específicos. (Carta de antecedentes no penales, Estudios Socioeconómicos,
Clínicos (uso de drogas), etc.) En su caso, señale los puestos o áreas de
trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se llevan a cabo.
● Indique
si previo a la contratación, el candidato debe firmar un acuerdo de
confidencialidad o un documento similar.
En caso de contratar
una agencia de servicios para la contratación de personal, indique si ésta
cuenta con procedimientos documentados para la contratación de personal y
cómo se asegura de que cumplan con el mismo. Explique brevemente en qué
consisten.
Recomendación:
Los procedimientos
para la contratación del personal podrán incluir:
a) Comprobaciones
exhaustivas de los antecedentes laborales y personales de los nuevos
empleados.
b) Cláusulas
de confidencialidad y responsabilidad en los contratos de los empleados.
c) Requerimientos
específicos para puestos críticos.
d) En
su caso, la actualización periódica del estudio socioeconómico y
físico/médico de los empleados que trabajen en áreas críticas y/o sensibles.
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8.2
Procedimiento para baja del personal.
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Deben existir
procedimientos documentados para la baja del personal en que se incluya la
entrega de identificaciones y cualquier otro artículo que se le haya
proporcionado para realizar sus funciones (Llaves, uniformes, equipo
informáticos, herramientas, etc.). Así mismo, este procedimiento debe incluir
la baja en aquellos sistemas informáticos, de accesos, entre otros que
pudieran existir.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para la baja del personal, y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Cómo
se realiza la entrega de identificaciones, controles de acceso y demás
equipo.
● Indique
si cuentan con un registro y/o formato, en que se identifique y asegure la
entrega de material y baja en sistemas informáticos. (En su caso, favor de
anexar).
● Señale
si mantienen registros del personal que finalizó su relación laboral con la
empresa, para que en caso de que haya sido por motivos de seguridad, se
prevenga a sus proveedores de servicios y/o asociados de negocio.
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8.3
Administración de personal.
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La empresa debe
mantener una lista de empleados permanentes actualizada. Asimismo, debe
realizar y mantener actualizados los registros de afiliación a instituciones
de seguridad social y demás registros legales de orden laboral.
En el caso de que la
empresa cuente con personal contratado por sus socios comerciales y labore
dentro de las instalaciones, deberá asegurarse de que cumplan con los
requerimientos establecidos para el resto de sus empleado
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indique si
la empresa cuenta con una base de datos actualizada, tanto del personal
empleado directamente, como aquel contratado a través de una empresa
proveedora de servicios.
● Este
personal, deberá estar contratado de acuerdo con las leyes y reglamentos de
orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la
información y documentación.
Deben existir medidas
de prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la información
y documentación generada por los sistemas, incluyendo aquellos utilizados para
el intercambio de información con otros integrantes de la cadena de
suministros. Asimismo, deben existir políticas documentadas que incluyan las
medidas contra su mal uso.
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9.1
Clasificación y manejo de documentos.
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|
Deben existir
procedimientos para clasificar documentos de acuerdo a su sensibilidad y/o
importancia. La documentación sensible e importante debe ser almacenada en un
área segura que solamente permita el acceso a personal autorizado. Se debe
identificar el tiempo de vida útil de la documentación y establecer
procedimientos para su destrucción.
La empresa deberá
conducir revisiones de forma regular para verificar los accesos a la
información y asegurarse de que no sean utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado para el registro, control y almacenamiento de
documentación impresa (clasificación y archivo de documentos).
Recomendación:
Los procedimientos
podrán incluir:
a) Registro de
control para entrega, préstamo, entre otros de documentación.
b) Acceso
restringido al área de archivos.
c) Políticas
de almacenamiento y clasificación.
d) Un plan
de seguridad actualizado que describa las medidas en vigor relativas a la
protección de los documentos contra accesos no autorizados, así como contra
la destrucción deliberada o la pérdida de los mismos.
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9.2
Seguridad de la tecnología de la información.
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En el caso de los
sistemas automatizados, se deben utilizar cuentas individuales que exijan un
cambio periódico de la contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y
normas de tecnología de informática establecidas que se deben comunicar a los
empleados mediante capacitación.
Deben existir
procedimientos escritos e infraestructura para proteger a la empresa contra
pérdidas de información, así como un sistema establecido para identificar el
abuso de los sistemas de tecnología de la información y detectar el acceso
inapropiado y/o la manipulación indebida o alteración de los datos
comerciales y del negocio, así como un procedimiento escrito para la
aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para archivar su información y protegerla de posibles pérdidas.
Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale
la frecuencia con que se llevan a cabo las copias de respaldo.
● Quién
tiene acceso a los mismos y quién autoriza la recuperación de la información.
Describa el
procedimiento para la protección de sus sistemas informáticos que garanticen
la seguridad de la información, asegúrese de indicar lo siguiente:
● Indique
si los sistemas están protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son
modificadas.
● Señale
si existen políticas de seguridad de la información para su protección.
● Indique
los mecanismos o sistemas para detectar el abuso o intrusión de personas no
autorizadas a sus sistemas.
● Indique
las políticas correctivas y/o sanciones en caso de la detección de alguna
violación a las políticas de seguridad de la información.
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Señale si los socios
comerciales tienen acceso a los sistemas informáticos de la empresa. En su
caso, indique qué programas y cómo controlan el acceso a los mismos.
Indique si el equipo
de cómputo cuenta con un sistema de respaldo de suministro eléctrico que
permita la continuidad del negocio.
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Recomendación:
Los procedimientos
referentes al respaldo de la información de la empresa podrán incluir:
a) Cómo y
por cuánto tiempo se almacenan los datos.
b) Plan de
continuidad del negocio en caso de incidente y de cómo recuperar la
información.
c) Frecuencia
y localización de las copias de seguridad y de la información archivada.
d) Si las
copias de seguridad se almacenan en sitios alternativos a las instalaciones
donde se encuentra el CPD (centro de proceso de datos).
e) Pruebas de
la validez de la recuperación de los datos a partir de copias de seguridad.
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Recomendación:
Los procedimientos
referentes a la protección de la información de la empresa podrán incluir:
1. Una
política actualizada y documentada de protección de los sistemas informáticos
de la empresa de accesos no autorizados y destrucción deliberada o pérdida de
la información.
2. Detalle
si opera con sistemas múltiples (sedes/sitios) y cómo se controlan dichos
sistemas.
3. Quién es
responsable de la protección del sistema informático de la empresa (la
responsabilidad no debería estar limitada a una persona, sino a varias, de
forma que cada uno pueda controlar las acciones del resto).
4. Cómo se
conceden autorizaciones de acceso y nivel de acceso al sistema informático.
(El acceso a la información sensible debería estar limitado al personal
autorizado a realizar modificaciones de la información).
5. Formato
de las contraseñas, frecuencia de cambios y quién proporciona esas
contraseñas.
6. Cortafuegos
"firewall" y anti-virus utilizados.
7. Eliminación,
mantenimiento o actualización de los detalles de usuario.
8. Medidas
previstas para tratar incidentes en caso de que el sistema se vea
comprometido.
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10. Capacitación en
seguridad y concientización.
Debe haber un programa
documentado de concientización sobre amenazas establecido y mantenido por el
personal de seguridad para reconocer y crear conciencia sobre las amenazas de
terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de suministros. Los
empleados deben conocer los procedimientos establecidos en la compañía para
considerar una situación y cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación
adicional a los empleados en las áreas de envíos y recibos y también a aquellos
que reciben y abren el correo.
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10.1
Capacitación y concientización sobre amenazas.
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La empresa debe
contar con un programa de capacitación y concientización de las políticas de
seguridad en la cadena de suministros dirigido a todos sus empleados y,
adicionalmente, poner a su disposición material informativo respecto de los
procedimientos establecidos en la compañía para considerar una situación que
amenace su seguridad y cómo denunciarla.
De igual forma, se
debe ofrecer capacitación específica conforme a sus funciones para ayudar a
los empleados a mantener la integridad de la carga, realizar la revisión de
contenedores, remolques y/o semirremolques, reconocer conspiraciones internas
y proteger los controles de acceso.
Aunado a los
programas de capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de concientización
sobre consumo de alcohol y drogas. Estos temas deben establecerse como parte
de la inducción de nuevos empleados y mantener periódicamente programas de
actualización.
Los programas de
capacitación deben fomentar la participación activa de los empleados en los
controles y mecanismos de seguridad, así como mantener registros de todos los
esfuerzos de capacitación que haya brindado la empresa y la relación de
quienes participaron en ellos.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Indique si cuenta
con un programa de capacitación en materia de seguridad y prevención en la
cadena de suministros para todos los empleados. Explique brevemente en qué
consiste y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Breve
descripción de los temas que se imparten en el programa.
● En
qué momento se imparten. (Inducción, períodos específicos, etc.).
● Periodicidad
de las capacitaciones y en su caso, actualizaciones.
● Indique
de qué forma se documenta la participación en las capacitaciones de seguridad
en la cadena de suministros.
● Explique
cómo se fomenta la participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
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10.2
Concientización a los operadores de los medios de transporte.
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La empresa debe dar
a conocer a los operadores de los medios de transporte que utiliza para el
traslado de las mercancías que se destinarán al comercio exterior, las
políticas de seguridad respecto de procedimientos de carga y descarga, manejo
de incidentes, cambio de candados en caso de inspección por otras
autoridades, entre otros, que se tengan implementados.
En el caso de que el
servicio de transporte sea proporcionado por un socio comercial, deberá
asegurarse de que los operadores conozcan todas las políticas de seguridad y
procedimientos establecidos.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el programa
de difusión en materia de seguridad en la cadena de suministros enfocada a
los operadores de los medios de transporte y asegúrese de incluir lo
siguiente:
● Indique
cómo se lleva a cabo esta difusión.
● Señale
los temas que se cubren.
● En
caso de utilizar los servicios de un socio comercial para el traslado de sus
mercancías, indique de qué manera se informa a los operadores las políticas
de seguridad y procedimientos de la empresa.
● Indique de
qué forma se documenta la participación en las capacitaciones de seguridad en
la cadena de suministros de los operadores de los medios de transporte.
Recomendación:
Los temas que podrán
incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, son:
1. Políticas
de acceso y seguridad en las instalaciones.
2. Entrega-recepción
de mercancía.
3. Confidencialidad
de la información de la carga.
4. Instrucciones
de traslado.
5. Reportes
de accidentes y emergencias.
6. Instrucciones
para la colocación de candados y/o sellos en caso de la inspección por otras
autoridades.
7. Instalación
y prueba de alarmas de seguridad y de rastreo de unidades, cuando aplique.
8. Identificación
de los formatos autorizados y documentos que utilizará.
|
11. Manejo e
investigación de incidentes.
Deben existir
procedimientos documentados para reportar e investigar incidentes en la cadena
de suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia.
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11.1 Reporte
de anomalías y/o actividades sospechosas.
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En caso de detección
de anomalías y/o actividades sospechosas, éstas deben notificarse al personal
de seguridad, y las demás autoridades competentes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para reportar anomalías y/o actividades sospechosas y asegúrese
de incluir lo siguiente:
● Quién
es el responsable de reportar los incidentes.
● Detalle
cómo determina e identifica con qué autoridad comunicarse en distintos
supuestos o presunción de actividades sospechosas.
● Mencione
si lleva un registro del reporte de estas actividades y/o sospechas.
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11.2
Investigación y análisis.
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Deben existir
procedimientos escritos para el análisis e investigación de incidentes para
determinar su causa, así como acciones correctivas para evitar que vuelvan a
ocurrir. La información derivada de esta investigación deberá documentarse y
estar disponible en todo momento para las autoridades que así lo requieran.
Esta información
deberá incluir la documentación generada para llevar a cabo la operación de
comercio exterior de las mercancías afectadas que permita identificar cada
uno de los procesos por los que atravesó la mercancía, hasta el punto en que
se detectó la incidencia y que permita reconocer la vulnerabilidad de la
cadena.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento documentado para iniciar una investigación en caso de ocurrir
algún incidente y asegúrese de incluir lo siguiente:
● Responsable
de llevar a cabo la investigación.
● Documentación
que integra el expediente de la investigación.
Recomendación:
Los documentos a
incluir en el expediente derivado de la investigación, de manera enunciativa
mas no limitativa, podrán ser:
● Información
general del embarque, Orden de compra;
● Solicitud
de transporte; Confirmación de medio de transporte; Identificación del
operador de transporte (Registros de acceso, etc.);
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● Formatos
de Inspección del contenedor; Orden de salida; Registros de entrega;
● Videos
de sistema de CCTV;
● Documentación
generada para el transportista (Lista de empaque, Carta porte, hoja de
instrucciones);
● Documentación
generada para socios comerciales (Descripción de mercancías, Proformas,
facturas, etc);
● Documentación
generada por el socio comercial (Pedimentos, Manifiestos, Reportes de
seguimiento e inspección, videos en su caso, etc.);
● Reporte
de seguimiento y monitoreo de la unidad (Rastreo del GPS).
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Perfil del Agente Aduanal
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Acuse de Recibo
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Primera
Vez:
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Renovación:
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Adición:
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Modificación:
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Los
datos que proporcione sustituirán los que proporcionó cuando solicitó su
autorización.
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Información General.
El objetivo de este Perfil es el de asegurar
que el Agente Aduanal implemente prácticas y procesos de seguridad, basándose
en los criterios mínimos establecidos en el presente perfil, que ayuden a
fortalecer la cadena de suministro mitigando el riesgo de contaminación en los embarques
con productos ilícitos y asimismo reduciendo el riesgo de incurrir en
incidencias durante el despacho aduanero de las mercancías.
Los agentes aduanales interesados en obtener
la autorización a que se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE vigentes, deberán tener
procesos documentados y verificables. Así mismo el Agente Aduanal que se
encuentre interesado en la autorización que se mencionó anteriormente deberá
integrar los criterios exigidos en el presente documento al modelo o diseño
empresarial que tenga establecido, buscando durante la implementación de los
estándares en materia de seguridad, la aplicación de una cultura de análisis
que soporte la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, la visión,
los códigos de ética y conducta del propio Agente Aduanal.
Es importante mencionar que el alcance de los
criterios mínimos de seguridad exigidos en el presente perfil son aplicables a
la operación esencial que realiza el Agente Aduanal, principalmente a los
procesos relacionados con el despacho aduanero de mercancías.
Asimismo y tomando en cuenta la variedad de
servicios logísticos integrados que puede brindar actualmente una agencia
aduanal a sus clientes, se contemplan ciertos criterios adicionales a cumplir,
específicamente a las agencias aduanales que concentran o que cuentan con
patios de resguardos y/o de maniobras de los medios de transporte de carga para
realizar operaciones de comercio exterior en las mismas instalaciones donde
presten sus servicios.
Instrucciones de
llenado:
1. Deberá llenar un perfil por cada una
de las instalaciones desde las que transmita la validación de los pedimentos en
cada una de las aduanas autorizadas de la patente aduanal. Esta información
deberá coincidir con lo manifestado en su solicitud para Socio Comercial
Certificado de Agente Aduanal.
2. Detallar cómo
la agencia aduanal cumple o
excede con lo establecido en cada uno de los numerales conforme a lo que se
indica.
3. El formato de
este documento, se encuentra dividido, en dos secciones, como se detalla a continuación:
1. Estándar
Descripción del estándar
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1.1 Sub-estándar
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Descripción del sub-estándar
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Respuesta
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Notas Explicativas
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Describa y/o anexe…
·
Puntos
a destacar…
Recomendación:
1. …
|
4. Indicar cómo
cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá
anexar los procedimientos en idioma español, estos procedimientos deben
caracterizarse por describir o definir el objetivo que persigue el documento,
el inicio y fin del proceso, indicadores de medición, requisitos, documentos o
formatos a utilizar, responsables, por mencionar algunos.
5. En los casos
en los que se requiera solo una explicación del procedimiento, esta deberá ser
detallada y colocarse en el campo de “Respuesta”.
El campo,
referente a las “Notas Explicativas” es una guía respecto a los puntos
que se deben incluir en la “Respuesta” de cada sub-estándar, señalando de
manera indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su respuesta.
De la misma
forma, en algunos de los campos de “Notas explicativas”, se incluyen “Recomendaciones”,
las cuales pretenden ser una guía en el caso de que, previo a la presentación
de este documento, no se cuente con lo solicitado, y de esta manera pueda
coadyuvar a elaborarse e implementarse, teniendo como una base dicha
sugerencia. En este sentido, se debe entender que cualquier recomendación aquí
indicada, no es considerada como una obligación.
6. Una vez
contestado este Perfil del Agente Aduanal, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el registro de Socio Comercial Certificado a que se refiere el
primer párrafo de la regla 7.1.5., fracción II, inciso b.
Para efectos de
verificar lo manifestado en el párrafo anterior, el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) a través de la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE), podrá realizar una
inspección a la instalación, con el exclusivo propósito de verificar lo
manifestado en este documento.
7. Cualquier
“Perfil del Agente Aduanal” incompleto no será procesado.
8. Cualquier
pregunta relativa a la Solicitud de inscripción y el Perfil del Agente Aduanal,
favor de dirigirla a los contactos que aparecen en la página www.sat.gob.mx.
9. En el
caso de ser autorizado como Socio Comercial Certificado, este formato deberá
ser actualizado anualmente, de conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1.,
cuarto párrafo, fracción I.
10. Para la
renovación del socio comercial certificado se someterá al procedimiento marcado
en la regla 7.2.3.
11. Derivado
de la emisión de la autorización, podrían resultar “requerimientos específicos”
los cuales deben solventarse en el plazo que señale la autoridad para tales
efectos.
Datos de la Instalación
Deberá llenar un perfil por cada una de las
instalaciones desde las que transmita la validación de los pedimentos en cada
una de las aduanas autorizadas bajo la patente aduanal.
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Información de la Agencia Aduanal
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Número de “Perfil
del Agente Aduanal”:
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de
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Nombre del Agente Aduanal
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Patente :
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Autorización: Adscripción:
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Aduanas Autorizadas (nombre) :
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Nombre y/o Denominación de la Agencia Aduanal
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Tipo de Instalación (oficinas
administrativas, instalaciones con servicio de almacenaje de mercancía o
transporte, etc.)
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Calle
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Número y/o letra
exterior
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Número y/o letra
interior
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Colonia
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Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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Antigüedad de la Instalación (años de operación)
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Actividad
preponderante
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Tipos de servicios:
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No. de operaciones promedio mensual
(EXP):
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(Por medio de transporte, marítimo,
aéreo, terrestre, ferroviario, etc.)
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No. de operaciones promedio mensual
(IMP):
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(Por medio de transporte, marítimo,
aéreo, terrestre, ferroviario, etc.)
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Número de empleados total de esta
instalación:
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Superficie de la Instalación (M 2):
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Certificaciones en programas de seguridad: (Favor de
indicar si esta instalación cuenta con una certificación por alguno de los
siguientes programas)
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Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
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Si
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No
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Programa:
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Registro:
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Certificaciones: (Favor de indicar
si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el proceso de su
cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos Logísticos Confiables,
entre otros)
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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Nombre:
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Categoría:
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Vigencia:
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1. Planeación de la
seguridad en la cadena de suministros.
El Agente Aduanal debe elaborar políticas y
procedimientos documentados para llevar a cabo un análisis que le permita la
identificación de riesgos y debilidades en su cadena de suministros con el
objeto de que la dirección de la agencia aduanal, pueda implementar
estrategias que ayuden a mitigar el riesgo en sus operaciones.
Asimismo se deberá llevar a cabo de forma
sistemática una gestión del riesgo mediante la identificación y el análisis que
permita una evaluación y tratamiento del mismo.
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1.1 Análisis de riesgo.
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El Agente Aduanal debe tener medidas
para identificar, analizar y mitigar los riesgos de seguridad a lo largo de
la cadena de suministro, incluyendo sus instalaciones. Por lo anterior, debe
contar con un procedimiento escrito y verificable para determinar el
riesgo en todas sus operaciones, basado en el modelo de su organización
(ejemplo: tipo de mercancía, volumen, clientes, rutas, fuga de información,
amenazas potenciales, etc.) que le permita implementar y mantener medidas de
seguridad.
Este procedimiento debe ejecutarse
por lo menos una vez al año, de manera que permita identificar otras amenazas
o riesgos que se consideren en la operación, por el resultado de algún
incidente, o que se originen por cambios en las condiciones iniciales de la
agencia aduanal, así como para identificar que las políticas, procedimientos
y otros mecanismos de control y seguridad se estén cumpliendo.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa y anexe la metodología
empleada para identificar riesgos en sus operaciones diarias a lo largo de la
cadena de suministro y de sus instalaciones.
Asegúrese de no excluir los
siguientes puntos:
·
Periodicidad
con la que se aplica esta metodología.
·
Qué
aspectos y/o áreas de la agencia aduanal se incorporan al
análisis de riesgo.
Recomendación:
Se sugiere utilizar las técnicas de
evaluación de riesgos de acuerdo a la norma internacional ISO 31000 vigente,
y en específico la ISO 31010, donde de acuerdo a su modelo de negocio, deban
implementar.
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1.2 Políticas de seguridad.
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Los agentes aduanales deben contar
con políticas orientadas a prevenir, asegurar y reconocer amenazas en la
seguridad de la cadena de suministro, como lo son el contrabando, tráfico de
armas, personas, mercancías prohibidas, actos de terrorismo, así como en el
intercambio de información, reflejadas en los procedimientos
correspondientes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Enuncie las políticas de la agencia
aduanal en materia de seguridad en la cadena de suministros y de sus
instalaciones, quien es el responsable de su revisión así como la
periodicidad con la que se lleva a cabo su actualización.
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1.3 Auditorías internas en la cadena de suministros.
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Además del monitoreo de rutina en
control y seguridad, es necesario programar y realizar auditorías por lo
menos una vez al año que permita evaluar todos los procesos en materia de
seguridad en la cadena de suministros.
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Las auditorías deben ser realizadas
por personal calificado y, en lo posible, independientes de la actividad
auditada, aunque pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un
procedimiento documentado para su realización, su enfoque se debe ajustar al
tamaño de la organización, considerando el análisis de riesgos.
La alta gerencia de la organización
debe revisar los resultados de las auditorías, analizar las causas y
emprender las acciones correctivas y/o preventivas requeridas. La revisión
debe estar documentada.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado
para llevar a cabo una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la
cadena de suministros, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
·
Señalar
el tipo de auditorías internas o externas, en materia de seguridad en la
cadena de suministros, que se realizan en la agencia aduanal.
·
Indique
quienes participan en ellas, y los registros que se efectúan del mismo, así
como periodicidad con la que se llevan a cabo.
·
Indique
si la gerencia de la agencia aduanal verifica el
resultado de las auditorias en materia de seguridad, y si realiza y/o
implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora.
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1.4 Planes de contingencia y/o emergencia relacionados
con la seguridad de la cadena de suministros.
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Debe existir un plan de contingencias
documentado relacionado con la seguridad de la cadena de suministro y sus
instalaciones para asegurar la continuidad del negocio. Dichos planes se
deben de comunicar al personal administrativo y operativo mediante programas
de difusión.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexar el plan de contingencia y/o
emergencias relacionado a la cadena de suministros y sus instalaciones que
pueden afectar el funcionamiento de la agencia aduanal
(Cancelación, suspensión de patente, cierre de aduanas, actividades de
comercio exterior consideradas de riesgo conforme a su análisis, actos de
terrorismo, bloqueos, robos, accidentes, etc.).
Este procedimiento debe incluir, de
manera enunciativa mas no limitativa, lo siguiente:
1. Qué
situaciones contempla;
2. Qué
mecanismos utiliza para difundir y asegurarse que estos planes sean
efectivos.
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2. Seguridad física.
La agencia aduanal
debe contar con mecanismos establecidos para impedir, detectar o disuadir la
entrada de personal no autorizado a sus oficinas, en su caso, patios para los
medios de transporte de mercancías ubicados en la misma agencia aduanal, así como el
área donde se resguarda la información sensible. Conforme al análisis de
riesgos las áreas sensibles de la agencia aduanal deberán tener
barreras físicas, elementos de control y disuasión contra el acceso no
autorizado.
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2.1 Instalaciones.
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Las instalaciones
deben estar construidas con materiales que puedan resistir accesos no
autorizados. Se deben realizar inspecciones periódicas documentadas para
mantener la integridad de las estructuras, y en el caso de haberse detectado
una irregularidad, efectuar la reparación correspondiente. Asimismo, se deben
tener identificados plenamente los límites territoriales, así como los
diversos accesos, rutas internas y la ubicación de los edificios.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique los
materiales predominantes con los que se encuentran construidas las
instalaciones (por ejemplo, de estructura de metal y paredes de lámina,
paredes de ladrillo, de madera, entre otros.)
Explique
cómo lleva a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las
estructuras.
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2.2 Accesos en
puertas y casetas.
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Las puertas de
entrada o salida de personal y/o vehículos de las instalaciones de la agencia
aduanal o en su caso el acceso a los patios para los medios de transporte de
mercancías ubicados en la misma agencia aduanal, deben ser
atendidas y/o supervisadas ya sea por medio de personal propio o bien por
personal de seguridad. La cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al
mínimo necesario.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique cuantas
puertas y/o accesos existen en las instalaciones, así como el horario de
operación de cada una, e indique de qué forma son monitoreadas (En caso de
tener personal asignado, indicar la cantidad).
Detalle si existen
puertas y/o accesos bloqueados, o permanentemente cerradas.
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2.3 Bardas
perimetrales.
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Las bardas
perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse para asegurar las
instalaciones de la agencia aduanal, con base en un análisis de riesgo. En el
caso de contar con patio para los medios de transporte de mercancías ubicados
en la misma agencia aduanal deberá estar delimitado así como el lugar
donde exista cualquier maniobra y/o manejo de la carga según corresponda.
Estas deben ser inspeccionadas regularmente y llevar un registro de la
revisión con la finalidad de asegurar su integridad e identificar daños.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el tipo de cerca, barrera
periférica y/o bardas con las que cuenta la agencia aduanal, asegúrese de no
excluir los siguientes puntos:
·
Señale
las características de las mismas (material, dimensiones, etc.).
·
En
caso de no contar con bardas, favor de justificar detalladamente la razón.
·
Periodicidad
con la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas, y los registros
que se llevan a cabo.
En caso de contar con patio para
medios de transporte en la agencia aduanal, describa como se
encuentra delimitado.
Recomendación:
El procedimiento para la inspección
de las bardas perimétricas podrá incluir:
a) Personal
responsable para llevar a cabo el proceso.
b) Cómo y con
qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones de las cercas, bardas
perimétricas y/o periféricas y los edificios.
c) Cómo se
lleva a cabo el registro de la inspección.
d) Quién es el
responsable de verificar que las reparaciones y/o modificaciones cumplan con las
especificaciones técnicas y requisitos de seguridad necesarias.
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2.4
Estacionamientos.
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En el caso de contar
con estacionamientos en las instalaciones el acceso a los mismos debe ser
controlado y monitoreado. Se debe prohibir que los vehículos privados (de
empleados, visitantes, proveedores y contratistas, entre otros) se estacionen
en su caso dentro del patio para medios de transporte, así como en áreas
adyacentes.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento para el control y monitoreo de los estacionamientos, asegúrese
de no excluir los siguientes puntos:
·
Responsables
de controlar y monitorear el acceso a los estacionamientos.
·
Identificación
de los estacionamientos (en su caso) especifique si el estacionamiento de
empleados, visitantes, se encuentra separado del patio de medios de
transporte.
·
Cómo
se lleva a cabo el control de entrada y salida de vehículos a las
instalaciones. (Indicar los registros que se realizan para el control del
estacionamiento).
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2.5 Control de llaves y dispositivos de cerraduras.
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Las ventanas, puertas y cercas
interiores y exteriores deberán asegurarse con dispositivos de cierre, estos
dispositivos se deben implementar en base al análisis de riesgo realizado
previamente por la agencia aduanal. Asimismo deberán contar con
procedimientos documentados para el manejo, resguardo, asignación y control
de las llaves en las instalaciones, llevando un registro de las personas que
cuentan con llaves o accesos autorizados conforme a su nivel de
responsabilidad y labores dentro su área de trabajo.
La dirección de la agencia aduanal
será la responsable de controlar las llaves de las áreas sensibles o
restringidas de sus instalaciones.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el o los procedimientos
documentados para el control, resguardo, asignación y manejo de las llaves de
las instalaciones, oficinas y áreas interiores.
Asegúrese que dichos procedimientos
incluyan los siguientes puntos:
·
Responsables
de administrar y controlar la seguridad de las llaves.
·
Registro
del control para el préstamo de llaves.
·
Tratamiento
de pérdida o no devolución de llaves.
·
Señalar
si existen áreas en las que se acceda con dispositivos electrónicos y/o algún
otro mecanismo de acceso.
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2.6 Alumbrado.
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El alumbrado dentro y fuera de las
instalaciones debe permitir una clara identificación de personas, material
y/o equipo que ahí se encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas,
salidas, bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores y áreas de
estacionamiento en su caso. Se debe contar con un sistema de emergencia y/o
respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la
operación y mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de no excluir
los siguientes puntos:
● Señale
qué áreas se encuentran iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo
(Indique si cuenta con una planta de poder auxiliar).
● De
qué manera se cerciora que el sistema de iluminación tenga continuidad ante
la falta de suministro en cada una de las áreas de la agencia aduanal, de manera
que permita una clara identificación del personal, material y/o equipo que
abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Cómo se
controla el sistema de iluminación.
b) Horarios de
funcionamiento.
c) Programa de
mantenimiento y revisión.
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2.7 Sistemas de alarma y circuito cerrado de televisión
y video vigilancia (CCTV).
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Los sistemas de alarmas y de circuito
cerrado de televisión (CCTV) se deben utilizar para vigilar, notificar o
disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas en las instalaciones
y notificar al área correspondiente, además de utilizarse como herramienta de
prueba en investigaciones derivadas de algún incidente.
Estos sistemas deberán colocarse,
vigilarse y monitorearse de acuerdo a un análisis de riesgo previo de tal
forma que se mantengan vigiladas y monitoreadas las áreas que impliquen el
acceso de personal, visitantes y proveedores, y en su caso las áreas de
acceso para vehículos de pasajeros y vehículos de carga.
Dichos sistemas deben permitir una
clara identificación del área o ambiente que vigila, estar permanentemente
grabando y mantener un respaldo de las grabaciones por lo menos de un mes.
El sistema de CCTV, debe contar con
un procedimiento documentado de operación que incluya la supervisión del buen
estado del equipo y la verificación de la correcta posición de las cámaras,
indicando la frecuencia con la que debe realizar el respaldo de las
grabaciones, así como los responsables de su operación. Dicho sistema deberá
tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si tiene contratado un
servicio de central de alarmas externo, y en su caso, describa los siguientes
puntos:
·
Indique
si las puertas y ventanas tienen sensores de alarma o sensores de movimiento.
·
Procedimiento
a seguir en caso de activarse una alarma.
Describa el procedimiento documentado
para la operación del sistema de CCTV, asegúrese de no excluir los siguientes
puntos:
·
Indique
el número de cámaras de CCTV instaladas, características técnicas y su
ubicación. (Detalle si cubre los puntos de entrada y salida de las
instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos e individuos así como
el lugar de almacenajes de los vehículos).
·
Señale
la ubicación del sistema de CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los
revisa, así como los horarios de operación, y en su caso, si existen
estaciones de monitoreo remoto.
·
Indique
si las grabaciones se revisan periódicamente y de qué forma. (aleatoria, cada
semana, eventos especiales, áreas restringidas, etc.).
·
Indique
por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones. (Debiendo ser por lo menos
de un mes).
·
Indique
si el sistema de CCTV se encuentra respaldado por una planta de poder
eléctrica.
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3. Controles de acceso físico.
Los controles de acceso físico, son
mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la entrada no autorizada a
las instalaciones, mantienen control de ingreso a personal administrativo y/o
visitantes, así como a los operadores/choferes de los medios de transporte en
su caso y protegen los bienes de la agencia aduanal.
Los controles de acceso deben incluir la
identificación de todos los empleados, visitantes y proveedores en todos los
puntos de entrada. Así mismo, se deben mantener registros y evaluar
permanentemente los mecanismos o procedimientos documentados de ingreso a las
instalaciones, siendo la base para comenzar a integrar la seguridad como una de
las funciones primordiales dentro de cualquier agencia aduanal.
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3.1 Personal de seguridad.
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Las agencias aduanales de acuerdo a
su análisis de riesgo deberán contar con personal de seguridad y vigilancia.
Este personal desempeña un rol importante en la protección física de las
instalaciones y en su caso del patio donde se resguardan los vehículos de
carga, así como para controlar el acceso de todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad, deberá
contar con un procedimiento documentado para llevar a cabo sus funciones, y
tener pleno conocimiento de los mecanismos y procedimientos en situaciones de
emergencia, detección de personas no autorizadas, ó cualquier incidente en
las instalaciones.
Asimismo, la Agencia Aduanal deberá contar con dispositivos y/o sistemas de comunicación con la finalidad
de tener un contacto inmediato con el personal de seguridad y/o con las
autoridades correspondientes.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento documentado
para la operación del personal de seguridad, y asegúrese de no excluir los
siguientes puntos:
·
Describa
el procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad o en su caso, con la autoridad correspondiente.
·
Indique
qué aparatos de comunicación utiliza el personal de seguridad (teléfonos
fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etc.)
·
Indique
el número de personal de seguridad que labora en la agencia aduanal;
·
Señale
los cargos y/o funciones del personal, y horarios de operación.
·
En
caso de contratarse un servicio externo, especificar número de personal
empleado, detalles de operación, registros, reportes, etc.
·
En
caso de contar con personal armado; describa el procedimiento para el control
y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación de los empleados, visitantes y
proveedores.
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Debe existir un sistema de
identificación de empleados, visitantes y proveedores con fines de acceso a
las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a aquellas áreas que
necesiten para desempeñar sus funciones. Los visitantes y proveedores deberán
presentar identificación oficial con fotografía con fines de documentación a
su llegada y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes deberán estar
acompañados por personal de la agencia aduanal durante su permanencia en las
instalaciones.
La gerencia o el personal de
seguridad de la agencia aduanal, deben controlar adecuadamente la entrega y
devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes y
proveedores y asegurarse que porten siempre en un lugar visible la
identificación proporcionada. Este procedimiento deberá estar documentado así
como los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de dispositivos
de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado
para el control de las identificaciones.
Describa el procedimiento para la
identificación de los empleados, y asegúrese de no excluir los siguientes
puntos:
·
Mecanismos
de identificación (Credencial con foto, uniforme, etc.)
·
Indique
cómo se identifica al personal contratado por un socio comercial, que labore
dentro de las instalaciones. (Contratistas, Sub-contratados, etc.)
Describa cómo la
agencia aduanal entrega,
cambia y retira las identificaciones y controles de acceso del empleado y
asegúrese de incluir las áreas responsables de autorizarlas y administrarlas.
Describa el procedimiento para el control
de acceso de los visitantes y proveedores, asegúrese de no excluir los
siguientes puntos:
·
Señale
qué registros se llevan a cabo (Formatos personales por cada visita,
bitácoras).
·
Señale
quién es la persona responsable de acompañar al visitante y/o proveedor, y si
existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.3 Procedimiento de identificación y
retiro de personas o vehículos no autorizados.
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La agencia aduanal debe contar con
procedimientos documentados que especifiquen como identificar, enfrentar o
reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para
identificar, enfrentar o reportar personas y/o vehículos no autorizados o
identificados.
Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal
responsable.
b) Designar a
una persona o área responsable para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones
para enfrentar y dirigirse al personal no identificado.
d) Señalar en
qué casos deberá reportarse a las autoridades correspondientes.
e) Señalar cómo
se lleva a cabo el registro de los incidentes y las medidas adoptadas en cada
caso.
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3.4 Entregas de mensajería y paquetería.
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La mensajería y paquetería destinada a
personal de la agencia aduanal debe ser examinada a su llegada y antes de ser
distribuida al área correspondiente.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la recepción
y revisión de mensajería y paquetería y asegúrese de no excluir lo siguiente:
● Indique
cómo se identifica al proveedor del servicio. (Señale si requiere de
procedimiento adicional al de acceso a proveedores).
● Señale
de qué forma se revisan los paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los
registros que se llevan a cabo.
● Señale
qué acción realiza en el caso de detectar un paquete sospechoso.
|
|
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Recomendación:
Los procedimientos podrán incluir:
a) Personal
responsable.
b) Cómo
se identifica el personal de la empresa externa, adicional a lo requerido
para el resto de los proveedores.
c) Qué
se debe realizar en caso de detectar un empaque sospechoso.
d) Cómo
se lleva a cabo la revisión.
e) Indicar cómo se lleva a
cabo el registro de la inspección y en su caso de los incidentes detectados.
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4. Socios comerciales.
El Agente Aduanal debe contar con
procedimientos escritos y verificables para la selección y contratación de
socios comerciales (sociedades con otros agentes aduanales, empresas
manufactureras, almacenes, empresas transportistas, vendedores, clientes,
proveedores de servicios, empresas que brinden el servicio de digitalización de
documentos, etc.) y de acuerdo a su análisis de riesgo, exigir que cumplan con
las medidas de seguridad para fortalecer la cadena de suministros
internacional.
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4.1 Criterios de selección.
|
|
Deben existir procedimientos
documentados para la selección, seguimiento y/o renovación de relaciones
comerciales con los asociados de negocio o proveedores, que incluyan
entrevistas, verificación de referencias, métodos de evaluación y uso de la
información proporcionada.
El Agente Aduanal debe contar con el
procedimiento escrito para la identificación de actividades vulnerables
establecidas en el artículo 17, fracción XIV, así como para dar cumplimiento
a las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia
Ilícita.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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|
Anexar el procedimiento documentado
para la selección de socios comerciales, esto comprende cualquier tipo de
cliente o proveedor, que tenga una relación comercial con su agencia aduanal y asegúrese
que no excluya los siguientes puntos:
● Qué
información es requerida a su socio comercial.
|
|
|
● Qué
aspectos son revisados e investigados. (el resultado de la investigación debe
integrarse en el expediente).
● Indique
si mantiene un expediente de cada uno de sus socios comerciales.
● Para
el caso de los proveedores, señale de qué manera se evalúan los servicios de
su socio comercial y qué puntos revisa.
Asimismo, los expedientes por cada
uno de ellos deben contener al menos los documentos que los identifiquen
fiscal y administrativamente dependiendo el tipo de relación que se tenga con
el socio comercial. Considerando los siguientes:
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|
·
Encargo
conferido: Lo otorgará en original independiente del que haya entregado en
forma electrónica, por cada operación de comercio exterior que realice.
·
Copia
del mandato o poder del representante legal en su caso.
·
Copia
certificada de acta constitutiva de la empresa (debidamente identificada ante
el Registro Público de la Propiedad y el Comercio).
|
|
|
·
Alta
en el RFC del importador o exportador.
·
Aviso
de cambio de domicilio fiscal, en su caso.
·
Copia
de identificación oficial con fotografía del importador/exportador y del
representante legal, en caso de ser persona moral.
Anexar el procedimiento documentado
para dar cumplimiento a la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita el cual debe
contener como mínimo:
·
Acciones
a tomar cuando se identifica alguna de las actividades vulnerables marcadas
en la Ley citada.
·
Avisos
ante la SHCP.
·
Integración
de expedientes de los clientes susceptibles a esta Ley.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo
siguiente:
·
Datos
de la empresa (nombre, RFC, actividad, etc).
·
Datos
del representante legal;
·
Comprobante
de domicilio.
·
Referencias
comerciales.
·
Contratos,
acuerdos y/o convenios de confidencialidad;
·
Políticas
de seguridad.
·
En
su caso, certificado o número de certificación en los programas de seguridad
a los que pertenezca.
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4.2 Requerimientos
en seguridad.
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El Agente Aduanal debe contar con un
procedimiento documentado en el que de acuerdo a su análisis de riesgo,
solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios
comerciales que intervengan en su cadena de suministro tales como
transportistas, empresas de seguridad privada, prestadoras de servicio para
carga y descarga de mercancía, además de los que arroje el análisis
efectuado.
Estos requisitos deberán estar
basados en los requisitos mínimos de seguridad establecidos por la AGACE de manera genérica, o en caso de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la
cadena de suministros que le corresponda.
La agencia aduanal debe solicitar a
sus socios comerciales la documentación que acredite o compruebe que cumple
con los estándares mínimos de seguridad establecidos en este documento, ya
sea a través de una declaración escrita emitida por el representante legal
del socio, convenios o clausulas contractuales o con documentación que avale
el cumplimiento de los requisitos establecidos en algún otro programa de
Operador Económico Autorizado.
En el caso de los socios comerciales
que proveen un servicio dentro de la agencia aduanal, deben estar obligados
al cumplimiento de los requerimientos de seguridad establecidos por la misma
agencia aduanal, por
ejemplo proveedores que brinden el servicio de jardinería, limpieza,
cafetería, etc.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la
identificación de socios comerciales que requieran el cumplimiento de
estándares mínimos en materia de seguridad y de qué forma, estos cumplen
dichos requerimientos. Asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
·
Indique
si cuenta con un registro de los socios comerciales que deben cumplir con
requisitos en materia de seguridad, y mencione que tipo de servicios
proporcionan (transporte, almacenaje, servicio de custodios, seguridad,
servicio para carga y descarga de mercancía, etc).
·
Indique
de qué forma documental (convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, entre
otros) asegura que sus socios comerciales cumplen con los requisitos en
materia de seguridad.
·
Indique
si existen acuerdos contractuales, respecto a la implementación de medidas de
seguridad con sus proveedores de servicios al interior de su empresa, tales
como: guardias de seguridad, servicios de limpieza y mantenimiento, etc.
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·
Indique
si cuenta con socios comerciales que se les exija pertenecer a un programa de
seguridad de la cadena de suministro, ya sea de certificación por una
autoridad extranjera o del sector privado. (Por ejemplo: C-TPAT, PIP o algún
otro programa de Operador Económico Autorizado de la OMA).
Indique el número
total de pedimentos y el valor global de los mismos que se realizan por cada
una de las instalaciones desde las que transmita la validación de los
pedimentos en cada una de las aduanas autorizadas de la patente aduanal.
En el caso de las
sociedades con otros agentes aduanales, se deberá contar con un listado de
los clientes del Agente Aduanal certificado que son gestionados por dicha
sociedad.
Indique el número
total de pedimentos y el valor global de los mismos que son gestionados por
cada una de las sociedades con otros agentes aduanales a las que pertenecen e
indique lo siguiente:
·
Nombre
o denominación de la sociedad.
·
Aduanas
por las que opera la sociedad.
·
Dirección
completa de la(s) instalación(es).
·
Describa
como se asegura que las sociedades que tiene con otros agentes aduanales y en
las que su patente no es adscripción o adicional cumple con los
requerimientos mínimos en materia de seguridad.
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4.3
Revisiones del socio comercial.
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El Agente Aduanal
debe realizar evaluaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los
asociados de negocios en base al riesgo, con apego a las normas de seguridad
requeridas por la agencia aduanal, y mantener registros de las mismas, así
como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren
inconsistencias, estas deben ser comunicadas al socio comercial y
proporcionar un período de tiempo justificado establecido en un procedimiento
para atender las observaciones identificadas, o en caso contrario, tener las
medidas necesarias para sancionarla.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el procedimiento para la
verificación de los requisitos en materia de seguridad de sus socios
comerciales, asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
·
Periodicidad
de visitas al socio comercial. (Esta debe de ser por lo menos una vez al año)
·
Registro
o reporte de la verificación y en su caso del seguimiento correspondiente.
·
Señale
qué medidas de acción se toman en caso de que los socios comerciales no
cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
·
En
caso de contar con socios comerciales con la certificación de C-TPAT u otro
programa de certificación de seguridad en la cadena de suministros, indique
la periodicidad con la que es revisado su estatus, y las acciones que toma en
caso de detectarse que esté suspendida y/o cancelado.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad
de las visitas;
2. Puntos
de revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración
de reportes;
4. Retroalimentación
y acuerdos con el socio comercial;
5. Seguimiento
a los acuerdos;
6. Medidas
en caso de la detección del incumplimiento de los requisitos;
7. Registro
de evaluaciones.
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5. Seguridad de
procesos.
Deben establecerse medidas de control para
garantizar la integridad y seguridad de los procesos relacionados con el flujo
de la información proporcionada por el importador/exportador, embarcador,
recinto fiscalizado, etc, que se utiliza para el movimiento de las mercancías y
sus operaciones de comercio exterior, cuidando en todo momento que esta
información sea legible y se encuentre protegida contra el intercambio, pérdida
o introducción de datos erróneos.
Asimismo, deben existir procedimientos
establecidos para impedir y detectar materiales no declarados, e impedir que el
personal no autorizado tenga acceso a la mercancía y a los medios de transporte
y contenedores. Estos procedimientos deben documentarse y asegurarse de
mantener la integridad de su embarque desde el punto de origen hasta su destino
final.
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5.1 Mapeo de procesos.
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Se debe contar con un mapeo de
procesos que describa paso a paso el flujo de información y operativo para el
traslado de mercancías de comercio exterior a lo largo de la cadena de
suministro permitiendo tener una visión amplia sobre sus operaciones en
materia de comercio exterior.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el documento donde se ilustre o
describa el mapeo de procesos por los que atraviesa el flujo de la
información y las mercancías, desde el punto en que las recibe hasta su
entrega, con la finalidad de tener un panorama general de cada uno de los
pasos que involucran la recepción, el despacho de la mercancía hasta su
entrega en destino final.
Este mapeo, puede ser de manera
escrita y/o gráfica, debiendo contener por lo menos los siguientes aspectos:
1. Verificación
del padrón Correspondiente.
2. Encargo
conferido.
3. Revalidación
del documento de transporte en su caso.
4. Reconocimiento
previo de la mercancía.
5. Clasificación
Arancelaria.
6. Captura del
pedimento.
7. Cumplimiento
de regulaciones y restricciones no arancelarias. (obligatoriedad que se
cuente con los permisos de autoridad competente antes de presentarse al
despacho de la mercancía).
8. Generación
del COVE (en su caso).
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9. Manifestación
de Valor.
10. Determinación
de contribuciones.
11. Revisión de
información transmitida al Sistema Electrónico Aduanero Mexicano con la
documentación generada del embarque (Glosa).
12. Pago de
contribuciones.
13. Pago de
maniobras.
14. Validación
del pedimento.
15. Presentación
de mercancía ante el mecanismo de selección automatizado.
16. Desaduanamiento
libre.
17. Reconocimiento
Aduanero.
18. Procedimiento
en caso de toma de muestras (Puede proporcionarlas el importador mediante su
Agente Aduanal al momento del despacho siempre y cuando las muestras
contengan los precintos, sellos o cualquier medio que manifieste que el
resultado de laboratorio se conserva estéril o bien lo podrá realizar la
autoridad).
19. Manejo y
control de medios de seguridad, candados/sellos de alta seguridad y otros.
20. Verificación
de la entrega de la mercancía en el destino acordado en su caso.
21. Procedimiento
de reexpedición de mercancías.
22. Procedimiento
para la promoción del desistimiento de una importación o exportación.
23. Subdivisión
del embarque.
24. Comunicación
efectiva a las autoridades aduaneras para casos que representen un riesgo en
materia de seguridad.
25. Cuenta de gastos
del embarque.
26. Medición
para la satisfacción de clientes.
27. Tratamiento
para quejas.
28. Verificación
de mercancía en transporte.
29. Consolidación
del embarque.
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5.2 Entrega, recepción y discrepancias en la carga.
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La Agencia
Aduanal
debe supervisar, de acuerdo al tipo de operaciones que realiza y con base a
su análisis de riesgo, la carga ó descarga del embarque verificando la
descripción detallada de las mercancías, peso, etiquetas, marcas, cantidades
y demás datos que ayuden a cuantificar e identificar plenamente la mercancía
cotejando dicha información con las facturas, conocimiento de embarque, guía
aérea o lista de empaque correspondientes. Considerando y derivado de estas
revisiones el o los procedimientos documentados para detectar y reportar
mercancía faltante, sobrante, prohibida o cualquier otra discrepancia en la
entrega o recepción de las mercancías, las cuales deben ser investigadas y
resueltas.
De igual forma, debe entregarse al
conductor que transporta las mercancías, la información documental requerida
para su correcto traslado (por ejemplo: pedimento, lista de empaque, factura,
etc.)
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado en
el que indique paso a paso cómo se lleva a cabo la entrega y recepción de la
carga.
Anexe el procedimiento documentado
para detectar y reportar discrepancias en la entrega o recepción de las
mercancías y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Responsables
de llevar a cabo la revisión.
● Documentos
a cotejar.
● Áreas
a las que se reporta la información.
Este procedimiento, deberá aplicarse
a la mercancía que se recibe de importación, exportación; y en caso de
aplicar, en la revisión en puntos intermedios.
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5.3 Procesamiento de la información y
documentación de la carga.
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La agencia aduanal debe tener
procedimientos por escrito para asegurar que tanto la información electrónica
y/o documental que es enviada por sus clientes a partir de su solicitud de
servicio, durante el movimiento y el despacho del traslado de mercancía de la
carga como la generada por cuenta propia sea legible, completa, exacta,
oportuna y protegida contra cambios, pérdidas o introducción de información
errónea.
De la misma forma, debe haber
procedimientos documentados para corroborar que la información recibida por
los asociados de negocio sea reportada en forma exacta y oportuna.
La agencia aduanal deberá contar con la
información de cada despacho de mercancías que realice, de una manera
accesible y segura, en forma escrita o electrónica.
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|
Respuesta
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Notas Explicativas
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Anexar el procedimiento documentado para el
procesamiento de la información y documentación de la carga. Explique
brevemente en qué consiste.
·
Detalle
como recibe y transmite información y documentación relevante al traslado de
mercancía de comercio exterior con sus socios comerciales (Indique si utiliza
un sistema informático de control específico y explique brevemente su
función). Asimismo, detalle cómo garantiza que la información proporcionada
sea legible, completa, exacta y protegida.
·
Señale
de qué forma los asociados de negocio transmiten información con la Agencia Aduanal, y aseguran la protección de la misma.
|
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5.4 Gestión de Inventarios, control de material de
empaque, envase y embalaje.
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|
Se deben tener en su caso, procedimientos
documentados para el control de inventarios y almacenaje de la carga y
llevarse a cabo de forma periódica revisiones para comprobar su correcta
gestión (por ejemplo para el caso de subdivisión de facturas o documentos de
embarque, etc). Asimismo, debe tener en su caso un procedimiento documentado
para el control y supervisión del material de empaque y embalaje de las
mercancías (por ejemplo en los procesos de etiquetado de las mercancías,
etc.)
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Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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|
Anexe el procedimiento documentado
para la gestión de inventarios. Este debe incluir, de acuerdo a su operación
entre otros aspectos, lo siguiente:
·
La
frecuencia con la que lleva a cabo la verificación de existencias.
(Inventario periódico). Indique si existe un calendario programado
documentado para realizarlos.
·
Indique
qué se realiza, en el caso de existir excedentes y faltantes en los
inventarios.
·
Señalar
el tratamiento que se brinda para el control y manejo del material de
empaque, envase y embalaje.
Respecto a los desperdicios o
material sobrante de empaque y embalaje, señale el procedimiento que se
realiza para su manejo y/o destrucción.
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante
podrán incluir:
1. Almacén
solamente accesible a personal autorizado.
2. Periodicidad
del control de existencias.
3. Control de
mercancías entrantes, transferencias a otros almacenes, consolidación o
desconsolidación.
4. Acciones que
se toman si se identifican irregularidades, discrepancias, pérdidas o hurtos.
5. Tratamiento
del deterioro o de la destrucción de las mercancías.
6. Separación
de los diversos tipos de mercancías por ejemplo de alto valor, peligrosas.
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5.5 Comunicación interna.
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|
El Agente Aduanal debe contar con
dispositivos y/o sistemas de comunicación con la finalidad de tener un
contacto inmediato con el personal de las diferentes áreas encargadas de
realizar el despacho aduanero de las mercancías. Adicionalmente, se debe
contar con un sistema de respaldo y verificar su buen funcionamiento de
manera periódica.
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Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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Describa detalladamente cómo se
comunica la dirección de la agencia aduanal con el personal encargado de
llevar a cabo el despacho de la mercancía, principalmente con aquellos que tienen
contacto directo con la mercancía y con los medios de transporte
(mandatarios, dependientes, clasificadores, etc).
Indique si el personal operativo y
administrativo cuenta o dispone de aparatos (radios, móviles, teléfonos
fijos) para comunicarse entre si y/o con quien corresponda.
Estos deberán estar accesibles a los
usuarios, para poder tener una pronta reacción.
Describa el procedimiento para el
control y mantenimiento de los aparatos de comunicación, asegúrese de no
excluir los siguientes puntos:
·
Políticas
de asignación de aparatos de comunicación móvil.
·
Programa
de mantenimiento de aparatos de comunicación fija y móvil.
·
Indique
si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo en caso de que el sistema
permanente fallara, y en su caso, detalle brevemente.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable
del buen funcionamiento y mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de
verificación y mantenimiento de los aparatos.
c) Forma de
asignación de los aparatos de comunicación.
|
6. Gestión aduanera.
La Agencia
Aduanal
debe contar con procedimientos documentados, en el que se establezcan políticas
internas y de operación, así como de los controles necesarios para el debido
cumplimiento de las obligaciones aduaneras, con el objeto de
garantizar el cumplimiento de la encomienda otorgada.
Asimismo, deberá contar con personal
especializado y procedimientos documentados, que establezcan la verificación de
la información y documentación generada en su nombre.
|
6.1 Gestión del despacho aduanero.
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|
El Agente Aduanal debe contar con
procedimientos documentados que detallen cada uno de los pasos que se
muestran en su mapeo de procesos establecido en el sub-estándar 5.1
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Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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Anexe los
procedimientos de cada uno de los puntos o pasos que contempla en su mapeo de
procesos (5.1). Estos procedimientos deberán de incluir los siguientes
puntos:
·
Responsables
de cada procedimiento.
·
Formatos
y Documentos utilizados.
·
Sistemas
utilizados.
·
Actor
de la cadena logística con el que se intercambia la información.
La revisión de estos
procedimientos que detallan la operación del despacho aduanero de la
mercancía deberá en todo momento coincidir con la información y/o
documentación proporcionada por el cliente. Principalmente en los temas
siguientes:
1. Clasificación
Arancelaria. (Respaldo de información o fichas técnicas de la mercancía que
el cliente envía al Agente Aduanal para su correcta clasificación)
2. Cumplimiento
de regulaciones y restricciones no arancelarias. ( Interacción con sus
clientes y las diferentes dependencias de gobierno para el cumplimiento de
RRNA)
3. Manifestación
de Valor (La verificación y confirmación de la información proporcionada por
el cliente servirá de respaldo para la utilización de los métodos de
valoración establecido en la ley aduanera)
4. Pago de
contribuciones. (el intercambio de la información que se genera para el pago
de contribuciones deberá ser claro y preciso con el cliente)
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6.2 Control en recintos.
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|
El Agente Aduanal deberá contar con
procedimientos documentados en el que se contemple el control de los gafetes
oficiales que se soliciten para el personal que ingresa a los recintos
fiscales por ejemplo mandatario aduanal, dependiente, etc.
Asimismo, como una de las
obligaciones aduaneras, es la evaluación y certificación de la figura del
mandatario aduanal, por lo que deberá contar con procedimiento documentado
para dar cumplimiento establecido en la Ley Aduanera.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado que describa el control de los gafetes oficiales
para el personal que ingresa a los recintos fiscales, asegúrese de no excluir
los siguientes puntos:
a) Procedimiento
de Solicitud de gafetes con las Asociaciones o Confederaciones
b) Políticas de
uso de gafetes
c) Infracciones
relacionadas con el uso indebido de gafetes
d) Multas
aplicables a las infracciones relacionadas con el uso indebido de gafetes
Se deberá contar con
una relación actualizada de los gafetes solicitados, así como los que se han
dado de baja.
Describa el proceso
que debe seguir el mandatario aduanal para aplicar las evaluaciones y tener
vigente sus certificaciones de actividades como:
a) La
supervisión de actos previos y derivados del despacho aduanero.
b) Elaboración
del pedimento.
c) El conjunto
de actos y formalidades relativos a la entrada de mercancías al territorio
nacional y a su salida del mismo.
La agencia aduanal
deberá contar con la evidencia correspondiente que ampare las evaluaciones y
certificaciones de los temas antes mencionados.
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7. Seguridad
de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o semirremolques.
Dependiendo el
caso se debe mantener la seguridad en los medios de transporte, tractores
(vehículos de carga, camionetas, entre otros), contenedores, remolques y
semirremolques para protegerlos de la introducción de personas y/o materiales
no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener procedimientos documentados
para revisar, sellar y mantener la integridad de los mismos.
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7.1
Uso de sellos y/o candados en contenedores y remolques.
|
|
La Agencia
Aduanal
debe contar en su caso, con un procedimiento documentado, donde se
identifiquen los medios de transporte, los contenedores y/o semirremolques y
sellos utilizados en la cadena logística internacional y se indique de qué
forma se mantiene la integridad de los mismos.
Por lo anterior, como uno de los
mecanismos de seguridad, la Agencia Aduanal debe utilizar los candados o sellos de Alta Seguridad que cumplan o excedan la Norma ISO 17712 en todos los contenedores y remolques cargados que sean objeto de comercio
exterior. Para ello, la Agencia Aduanal debe tener procedimientos
documentados para colocar correctamente los sellos y verificar su integridad.
Asimismo, en dicho procedimiento es
necesario que la agencia aduanal incluya la administración, el control, asignación,
resguardo, manejo de discrepancias y destrucción de sellos y candados.
Respecto al proveedor de los sellos y/o candados, se deberá demostrar de qué
forma estos cumplen con la norma ISO 17712.
En caso de contar con patio para
almacenaje de vehículos de carga en la misma agencia aduanal, los
contenedores vacíos deberán ser asegurados con un candado y/o sello
indicativo, o en un área segura que se encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar
(pernocta) algún contenedor, remolque y/o semirremolque cargado, éste debe
encontrase en un área segura y monitoreada para impedir el acceso y
manipulación y cerrado con un candado de alta seguridad.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si la agencia aduanal cuenta
con unidades de transporte, contenedores y/o remolques propios.
Anexe el procedimiento documentado
para la colocación y revisión de los sellos y/o candados en los vehículos,
medios de transporte, contenedores, carros de tren, remolques y/o
semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su
operación:
·
Verificar
que el sello o candado esté intacto y determinar si existe evidencia de
manipulación indebida.
Utilizar el
método de inspección de VVTT:
a) V- Ver el
sello y mecanismos de las cerraduras del contenedor (View)
b) V- Verificar
el número de sello (Verify)
c) T- Tirar del
sello para asegurarse que está correctamente puesto (Tug)
d) T- Torcer y
girar el sello para asegurarse. (Twist and Turn)
|
|
|
·
Revisar
y cotejar la documentación que contenga el número del sello o candado
original y, en su caso, de los adicionales que se lleven en el traslado de la
mercancía.
·
Revisar
que los dispositivos de cierre, bisagras y pasadores, estén unidos al
remolque o contenedor, y soldados o con remache.
·
Indique
cómo asignan y remplazan los candados de alta seguridad, en el caso de que
durante el recorrido, sea inspeccionado por alguna otra autoridad.
Anexe el
procedimiento documentado para el control y manejo de los candados. Este debe
incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
·
Inventario
de los candados y/o sellos.
·
Quién
y cómo se resguardan los candados y/o sellos.
·
Como
se atienden las discrepancias en los números de candados.
·
Registro
de los candados utilizados al momento de reconocimiento aduanero.
Para el caso
de candados oficiales extraviados o robados describa el procedimiento que
sigue la agencia aduanal.
Indique
quien es el proveedor(es) y cómo se comprueba que las especificaciones de los
sellos y/o candados cumplan con la ISO 17712. (Anexar certificado de conformidad,
expedido por la empresa certificadora encargada de verificar el cumplimiento
de la ISO correspondiente).
En el caso
de contar con patio para almacenaje de vehículos de carga en la misma agencia
aduanal, describa
como se asegura de cuidar la integridad de los medios de transporte.
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7.2 Inspección de los medios de transporte,
contenedores, remolques y semirremolques. (solo aplica para las agencias aduanales que tengan
patio para almacenaje de medios de transporte en la misma agencia aduanal).
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En su caso debe haber
procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la
estructura del medio de transporte, contenedor, carros de tren, remolques
y/o semirremolque antes de cargarlo, incluso la confiabilidad de los
mecanismos de cerradura de las puertas, con la finalidad de identificar
compartimientos naturales u ocultos.
Las inspecciones de los medios de
transporte o vehículos de carga, contenedores y remolques (de carga
terrestre o ferroviaria) deben ser sistemáticas y contar con registros de
estas así como realizarlas en lugares monitoreados por el sistema de CCTV.
El procedimiento documentado para
su inspección debe incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los
siguientes puntos de revisión:
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Medios de
Transporte
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Remolques, Carros
de tren, Semirremolques y Contenedores
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1. Parachoques,
neumáticos y rines;
2. Puertas y
compartimientos de herramientas;
3. Caja de la batería
y filtros de aire;
4. Tanques de
combustible;
5. Interior de la
cabina / dormitorio;
6. Rompevientos, deflectores
y techo;
7. Chasis y área de la
quinta rueda.
|
1. Pared Delantera;
2. Lado Izquierdo y Derecho;
3. Piso;
4. Techo interior y exterior;
5. Interior y exterior de
Puertas;
6. Sección inferior externa;
7. En su caso, el sistema de
refrigeración.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado
para llevar a cabo la inspección de los medios de transporte, contenedores,
remolques y semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
● Responsables
de llevar a cabo la inspección.
● Definición
del/los lugar(es) donde se lleva a cabo la inspección e indicar si está
monitoreada por el sistema de CCTV.
● Los
puntos de revisión para medios de transporte, remolques, semirremolques y
contenedores tanto de seguridad como aquellas de calidad.
En el caso de contar con un formato
establecido para la inspección, favor de anexarlo.
Indique si la reparación o
mantenimiento de las unidades de transporte, contenedores o remolques se
realizan en las mismas instalaciones o son llevados con un proveedor externo.
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8. Seguridad del
personal.
Se
debe contar con procedimientos documentados para el registro y evaluación de
personas que desean obtener un empleo dentro de la agencia aduanal y establecer
métodos para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También,
deben existir programas de capacitación continuos para el personal
administrativo y operativo que difundan las políticas de seguridad de la
agencia aduanal, así como las consecuencias y acciones a tomar en caso de
cualquier falta.
|
8.1
Verificación de antecedentes laborales.
|
|
La
agencia aduanal debe tener procedimientos documentados para verificar la
información asentada en el currículo y solicitud de los candidatos con
posibilidad de empleo, de conformidad con la legislación local, ya sea por
cuenta propia o por medio de una empresa externa.
De
igual forma, para los cargos que por su sensibilidad así lo requieran y
afecten la seguridad de los embarques, de conformidad con su análisis de
riesgo efectuado previamente, deberán considerar el solicitar requisitos más
estrictos para su contratación y durante su permanencia en el trabajo cuando
sean contratados, los cuales se deberán realizar de manera periódica por lo
menos una vez al año.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa
el procedimiento documentado para la contratación del personal y asegúrese de
no excluir lo siguiente:
·
Requisitos
y documentación exigida.
·
Pruebas
y exámenes solicitados.
Indique
las áreas y/o puestos críticos que se hayan identificado como de riesgo,
conforme a su análisis y señale lo siguiente:
·
Indique
si existen requerimientos adicionales para áreas y/o puestos de trabajo
específicos. (Carta de antecedentes no penales, Estudios Socioeconómicos,
Clínicos (uso de drogas), etc.) En su caso, señale los puestos o áreas de
trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se llevan a cabo.
·
Indique
si previo a la contratación, el candidato debe firmar un acuerdo de
confidencialidad o un documento similar.
·
En
caso de contratar una agencia de servicios para la contratación de personal,
indique si ésta cuenta con procedimientos documentados para la contratación
de personal y cómo se asegura de que cumplan con el mismo. Explique
brevemente en qué consisten.
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8.2 Procedimiento para baja del personal.
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Deben existir procedimientos
documentados para la baja del personal, en el que se incluya la entrega de
identificaciones, y cualquier otro artículo que se le haya proporcionado para
realizar sus funciones (Llaves, uniformes, equipo informáticos, herramientas,
etc.) Asimismo, este procedimiento debe incluir la baja en aquellos sistemas
tanto informáticos como de accesos, entre otros que pudieran existir.
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|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la
baja del personal, y asegúrese de no excluir lo siguiente:
·
Como
se realiza y confirma la entrega de identificaciones, uniformes, llaves y
demás equipo.
·
Indique
si cuentan con un registro y/o formato, en que se identifique y asegure la
entrega de material, y baja en sistemas informáticos. (En su caso, favor de
anexar)
·
Señale
si mantienen registros del personal que finalizo su relación laboral.
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8.3 Administración de personal.
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La agencia aduanal
debe mantener una lista actualizada de los empleados contratados directamente
por la agencia aduanal, así como
contratados a través de un tercero. La agencia aduanal debe realizar y
mantener actualizados los registros de afiliación a instituciones de
seguridad social y demás registros legales de orden laboral.
En el caso de que la
agencia aduanal cuente con personal contratado por sus socios comerciales y
laboré dentro de las instalaciones, deberá asegurarse de que cumplan con los
requerimientos establecidos para el resto de sus empleados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si la agencia aduanal cuenta
con una base de datos actualizada, tanto del personal contratado
directamente, como aquel contratado a través de una empresa proveedora de
servicios y asegúrese que incluya de forma enunciativa mas no limitativa los
siguientes puntos:
- Nombre completo
- Fotografía
actualizada mínimo cada 5 años.
- Datos personales
(edad, nombre, fecha de nacimiento, número telefónico, domicilio, CURP,
número de IMSS, tipo sanguíneo, alergias, etcétera).
- Filiación.
- Antecedentes
laborales.
- Enfermedades.
- Exámenes
médicos.
- Capacitación.
- Exámenes
Psicométricos
- Exámenes
Toxicológicos
- Resultados
de evaluaciones periódicas.
- Observaciones.
Este personal, deberá estar
contratado de acuerdo las leyes y reglamentos de orden laboral vigentes.
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9. Seguridad de la
información y documentación.
Deben existir
medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la
información y documentación relativa a las operaciones de comercio exterior,
incluyendo aquellas utilizadas para el intercambio de información con otros
integrantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben existir políticas que
incluyan las medidas contra el mal uso de la información.
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9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
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Deben existir
procedimientos para clasificar documentos de acuerdo a su sensibilidad y/o
importancia. La documentación sensible e importante debe ser almacenada en un
área segura que solamente permita su acceso a personal autorizado. Se debe
identificar el tiempo de vida útil de la documentación y establecer
procedimientos para su destrucción de conformidad a la legislación
correspondiente.
Alguna de la
información sensible a la que hace referencia el párrafo anterior y
dependiendo el caso puede ser:
ü Integración de
documentación previa al despacho aduanero
ü Pedimento de
exportación/importación
ü Lista de empaque
ü El conocimiento de
embarque. (Guía aérea, Bill of lading y carta porte) según sea el caso.
|
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ü Copia de los
documentos que comprueben el cumplimiento de las restricciones y regulaciones
no arancelarias a la importación que se hubieran expedido conforme a las
leyes correspondientes.
ü El documento con
base en el cual se determine la procedencia y el origen de las mercancías
para la aplicación de preferencias arancelarias.
ü El documento
en el que conste la garantía otorgada mediante depósito efectuado en la
cuenta aduanera de garantía a que se refiere el artículo 84-A de la Ley Aduanera, cuando el valor declarado sea inferior al precio estimado que establezca la Secretaría de Economía.
ü El certificado
de peso o volumen expedido por la empresa certificadora autorizada por la Secretaría mediante reglas, tratándose del despacho de mercancías a granel en aduanas de
tráfico marítimo, en los casos que establezca el Reglamento de la Ley Aduanera.
ü La
información que permita la identificación, análisis y control que señale la Secretaría mediante reglas.
ü Manifestación
de valor de las mercancías.
ü Hoja de
cálculo de determinación de contribuciones, aprovechamientos y/o accesorios.
ü Carta responsiva
(técnica y hoja de datos de seguridad de materiales MSDS en su caso).
ü Póliza de
seguro de la mercancía que se despachó
La Agencia
Aduanal
deberá conducir revisiones de forma regular para verificar los accesos a la
información y asegurarse que no sean utilizados de manera indebida.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado para el registro, control y almacenamiento de
documentación impresa (clasificación y archivo de documentos).
Recomendación:
Los procedimientos
del solicitante podrán incluir:
a) Registro de
control para entrega, préstamo, entre otros documentos.
b) Acceso
restringido al área de archivos
c) Políticas de
almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de
seguridad actualizado que describa las medidas en vigor relativas a la
protección de los documentos contra accesos no autorizados, así como contra
la destrucción deliberada o la pérdida de los mismos.
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9.2 Seguridad de la
tecnología de la información.
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El Agente Aduanal
deberá tener la capacidad de preservar la confidencialidad, integridad,
disponibilidad, auditabilidad de la información que se genere derivado de las
operaciones de comercio exterior que realice la agencia aduanal entre las
autoridades, sus clientes y demás actores.
En el caso de los
sistemas automatizados, se deben utilizar cuentas individuales que exijan un
cambio periódico de la contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y
normas de tecnología de informática establecidas que se deben comunicar a los
empleados mediante capacitación.
Deben existir
procedimientos escritos e infraestructura para proteger a la agencia aduanal contra
pérdidas de información, así como un sistema establecido para identificar el
abuso de los sistemas de tecnología de la información y detectar el acceso
inapropiado y/o la manipulación indebida o alteración de los datos
comerciales y del negocio, así como un procedimiento escrito para la
aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores.
La información
sensible de la agencia aduanal debe estar protegida a través de estas políticas
de seguridad informática, además de disponer de copias de respaldo.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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|
Describa el
procedimiento para archivar su información y protegerlos de posibles
pérdidas. Asegúrese de no excluir los siguientes puntos:
·
Señale
la frecuencia con que se llevan a cabo las copias de respaldo.
·
Quien
tiene acceso a los mismos, y quien autoriza la recuperación de la
información.
Describa el
procedimiento para la protección de sus sistemas informáticos que garanticen
la seguridad de la información, asegúrese de indicar lo siguiente:
·
Indique
si los sistemas están protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son
modificadas.
|
|
|
·
Señale
si existen políticas de seguridad de la información para su protección.
·
Indique
los mecanismos o sistemas para detectar el abuso, o intrusión de personas no
autorizadas a sus sistemas.
·
Indique
las políticas correctivas y/o sanciones en caso de la detección de alguna
violación a las políticas de seguridad de la información.
Señale si los socios comerciales
tienen acceso a los sistemas informáticos de la agencia aduanal. En su
caso, indique que programas y como aseguran el control de acceso a los
mismos.
Indique si el equipo de cómputo
cuenta con un sistema de respaldo de suministro eléctrico que permita la
continuidad del negocio.
Los procedimientos referentes al
respaldo de la información de la agencia aduanal deberán
incluir como mínimo lo siguiente:
a) Cómo y por
cuánto tiempo se almacenan los datos.
b) Plan de
continuidad del negocio en caso de incidente y de cómo recuperar la
información
c) Frecuencia y
localización de las copias de seguridad y de la información archivada.
d) Si las
copias de seguridad se almacenan en sitios alternativos a las instalaciones
donde se encuentra el CPD (centro de proceso de datos).
e) Pruebas de
la validez de la recuperación de los datos a partir de copias de seguridad.
|
|
|
Los procedimientos referentes a la
protección de la información de la agencia aduanal deberán
incluir como mínimo lo siguiente:
1. Una política
actualizada y documentada de protección de los sistemas informáticos de la
agencia aduanal de accesos
no autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la información.
2. Detalle si
opera con sistemas múltiples (sedes/sitios) y cómo se controlan dichos
sistemas.
3. Quién es
responsable de la protección del sistema informático de la agencia aduanal (la
responsabilidad no debería estar limitada a una persona sino a varias de
forma que cada uno pueda controlar las acciones del resto).
4. Cómo se
conceden autorizaciones de acceso y nivel de acceso al sistema informático.
(El acceso a la información sensible debería estar limitado al personal
autorizado a realizar modificaciones de la información).
5. Formato de
las contraseñas, frecuencia de cambios y quien proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos
"firewall" y anti-virus utilizados.
7. Eliminación,
mantenimiento o actualización de los detalles de usuario.
8. Medidas
previstas para tratar incidentes en caso de que el sistema se vea
comprometido.
|
10. Capacitación en
seguridad y concientización.
Debe existir un
programa de concientización sobre amenazas diseñado y actualizado por el
personal de la agencia aduanal para reconocer y crear conciencia sobre las
amenazas en sus procesos logísticos, contrabando, contaminación de embarques,
fuga de información, etc. Los empleados administrativos y operativos tienen que
conocer los procedimientos establecidos de la compañía para considerar una
situación y cómo denunciarla. Se debe brindar capacitación adicional a los
empleados que por sus funciones se encuentran en contacto directo con las
mercancías y/o los medios de transporte, así como a los empleados que se
encuentren en áreas críticas y/o sensibles determinadas bajo su análisis de
riesgo.
|
10.1 Capacitación y concientización
sobre amenazas.
|
|
La agencia aduanal
debe contar con un programa de capacitación y concientización de las
políticas de seguridad en la cadena de suministro, dirigido a todos sus
empleados y adicionalmente poner a su disposición material informativo
respecto a los procedimientos establecidos de la Agencia Aduanal para considerar una situación que amanece su seguridad y cómo denunciarla.
Estos programas de
capacitación deben fomentar la participación activa de los empleados en los
controles y mecanismos de seguridad, la agencia aduanal debe asegurarse que
todos sus empleados conocen, comprenden y aplican las políticas de seguridad
en la cadena de suministro, así como mantener registros de todos los
esfuerzos de capacitación que haya brindado, y la relación de quienes
participaron en ellas.
Asimismo y con el
propósito de mantener la integridad de las operaciones y procesos
relacionados con el despacho aduanero de mercancías el personal deberá
recibir capacitación específica conforme a sus funciones. Los temas que puede
incluir son los siguientes: reconocimiento de conspiraciones internas,
protección de los controles de acceso, control de sellos de alta seguridad,
uso de gafetes oficiales etc.
Aunado a los
programas de capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de
concientización sobre consumo de alcohol y drogas. Estos temas deben
establecerse como parte de la inducción de nuevos empleados y mantener
periódicamente programas de actualización.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Indique
si cuenta con un programa de capacitación en materia de seguridad y
prevención en la cadena de suministros para todos los empleados. Explique
brevemente en qué consiste, y asegúrese de no excluir lo siguiente:
·
Breve
descripción de los temas que se imparten en el programa.
·
En
qué momento se imparten (Inducción, períodos específicos, etc.)
·
Periodicidad
de las capacitaciones y en su caso, actualizaciones.
·
Indique
de qué forma se documentan la participación en las capacitaciones de
seguridad en la cadena de suministros.
·
Explique
cómo se fomenta la participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
|
11. Manejo e
investigación de incidentes.
Deben existir
procedimientos documentados para reportar e investigar incidentes en la cadena
de suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia.
|
11.1 Reporte
de anomalías y/o actividades sospechosas.
|
|
En
caso de detección de anomalías y/o actividades sospechosas, estas deben
notificarse al personal de seguridad y/o demás autoridades competentes.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa
el procedimiento para reportar anomalías y/o actividades sospechosas, y
asegúrese de no excluir lo siguiente:
·
Quien
es el responsable de reportar los incidentes.
·
Detalle
como determina e identifica con qué autoridad comunicarse en distintos
supuestos o presunción de actividades sospechosas.
·
Mencione
si lleva un registro del reporte de estas actividades y/o sospechas y
describa brevemente.
|
|
11.2 Investigación y análisis.
|
|
Deben existir
procedimientos escritos para el análisis e investigación de incidentes para
determinar su causa, así como acciones correctivas para evitar que vuelvan a
ocurrir. La información derivada de esta investigación deberá documentarse y
estar disponible en todo momento para las autoridades que así lo requieran.
Esta información y
documentación generada para llevar a cabo la operación de comercio exterior
deberá incluirse en un expediente con la finalidad de identificar cada uno de
los procesos por los que atravesó dicha operación hasta el punto en que se
detectó la incidencia y que permita reconocer la vulnerabilidad de la cadena.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el
procedimiento documentado para iniciar una investigación en caso de ocurrir
algún incidente, y asegúrese de no excluir lo siguiente:
·
Responsable
de llevar a cabo la investigación.
·
Documentación
que integra el expediente de la investigación de la operación de comercio
exterior.
Recomendación:
Los documentos a
incluir en el expediente derivado de la investigación, de manera enunciativa
mas no limitativa, podrán ser:
·
Información
general del embarque, Orden de compra;
·
Solicitud
de transporte; Confirmación de medio de transporte; Identificación del
operador de transporte (Registros de acceso, etc.);
·
Formatos
de Inspección del contenedor; Orden de salida; registros de entrega.
·
Videos
de sistema de CCTV
·
Documentación
generada para el transportista (Lista de empaque, Carta porte, hoja de
instrucciones)
·
Documentación
generada para socios comerciales (Descripción de mercancías, Proformas,
facturas, etc.)
·
Documentación
generado por el socio comercial (Pedimentos, Manifiestos, Reportes de
seguimiento e inspección, videos en su caso, etc.)
|
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Perfil del Auto Transportista Terrestre
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Acuse de Recibo
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Primera
Vez:
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Renovación:
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Adición:
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Modificación:
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Los
datos que proporcione sustituirán los que proporcionó cuando solicitó su
autorización.
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Información General.
El objetivo de este
Perfil, es el de asegurar que el auto transportista terrestre, implemente
prácticas y procesos de seguridad que aseguren su cadena de suministros
mitigando el riesgo de contaminación de sus vehículos con productos ilícitos,
así como de pérdida, robo y/o cualquier otro factor que pueda vulnerar la
seguridad de la cadena de suministros.
Los auto
transportistas terrestres interesados en obtener la autorización a que
se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE vigentes, deberán tener procesos
documentados y verificables. Asimismo, la empresa transportista que se
encuentre interesada en la autorización que se mencionó anteriormente deberá
integrar los criterios exigidos en el presente documento al modelo o diseño
empresarial que tenga establecido, buscando durante la implementación de los
estándares en materia de seguridad la aplicación de una cultura de análisis que
soporte la toma de decisiones acorde a los valores, la misión, visión, los
códigos de ética y conducta de la propia empresa.
Como ejemplo de los
puntos o temas que se pide realicen los interesados durante el llenado de este
documento, y que requieren un análisis para poder identificar riesgos que
afecten la cadena de suministros, y a su vez ayude a detectar su tratamiento
están los siguientes: puntos de origen y destino, rutas, instalaciones, volumen
de operaciones, seguridad en patios, incidentes previos de seguridad,
interacción con socios comerciales, principalmente.
Instrucciones de
llenado:
1. Deberá llenar
un perfil de la instalación principal y/o matriz donde se utilicen y resguarden
vehículos para el traslado de mercancías de comercio exterior. En el caso de
los patios y/o sucursales que de igual forma se encuentren bajo el mismo RFC,
no tendrán que desarrollar un perfil por cada uno de ellos, sin embargo, se debe
seguir estrictamente lo establecido en el sub-estándar 7.3., del presente
documento. Esta información deberá coincidir con lo manifestado en su solicitud
para Socio Comercial Certificado.
2. Detallar cómo
la empresa cumple o excede con lo establecido en cada uno de los numerales
conforme a lo que se indica.
3. El formato de
este documento, se encuentra dividido, en dos secciones, como se detalla a
continuación:
1. Estándar.
Descripción del
estándar
|
1.1 Sub-estándar.
|
|
Descripción del
sub-estándar
|
|
Respuesta.
|
Notas Explicativas.
|
|
|
Describa y/o anexe…
·
Puntos
a destacar…
Recomendación:
1. …
|
4. Indicar cómo
cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que deberá
anexar los procedimientos en idioma español, estos procedimientos deben caracterizarse
por describir o definir el objetivo que persigue el documento, el inicio y fin
del proceso, indicadores de medición, requisitos, documentos o formatos a
utilizar, responsables, por mencionar algunos.
5. En los casos
en los que se requiera sólo una explicación del procedimiento, ésta deberá ser
detallada y colocarse en el campo de “Respuesta”.
El
campo, referente a las “Notas Explicativas” es una guía respecto a los
puntos que se deben incluir en la “Respuesta” de cada sub-estándar,
señalando de manera indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su
respuesta.
De la
misma forma, en algunos de los campos de “Notas explicativas”, se
incluyen “Recomendaciones”, las cuales pretenden ser una guía en el caso
de que, previo a la presentación de este documento, no se cuente con lo
solicitado, y de esta manera pueda coadyuvar a elaborarse e implementarse,
teniendo como una base dicha sugerencia. En este sentido, se debe entender que
cualquier recomendación aquí indicada, no es considerada como una obligación.
6. Una vez
contestado este Perfil del Auto transportista Terrestre, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el registro de Socio Comercial Certificado a que se refiere el
primer párrafo de la regla 7.1.5., fracción I, inciso c.
7. Para efectos
de verificar lo manifestado en el párrafo anterior, el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) a través de la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE), podrá realizar una
inspección a la instalación aquí señalada, con el exclusivo propósito de
verificar lo señalado en este documento.
8. Cualquier
“Perfil del Auto-Transportista Terrestre” incompleto no será procesado.
9. Cualquier
pregunta relativa a la Solicitud para Socio Comercial Certificado y el Perfil
del Auto transportista Terrestre, favor de dirigirla a los contactos que
aparecen en la página www.sat.gob.mx.
10. En el caso de
ser autorizado como Socio Comercial Certificado, este formato deberá ser
actualizado de conformidad con lo establecido en la regla 7.2.1., cuarto
párrafo, fracción I.
11. Derivado de la
emisión de la autorización, podrían resultar “requerimientos específicos” los
cuales deben solventarse en el plazo que señale la autoridad para tales
efectos.
Datos de la Instalación.
Deberá llenar un
perfil de la instalación principal y/o matriz donde se utilicen y resguarden
vehículos para el traslado de mercancías de comercio exterior. En el caso de
los patios y/o sucursales que de igual forma se encuentren bajo el mismo RFC,
no tendrán que desarrollar un perfil por cada uno de ellos, sin embargo, se
debe seguir estrictamente lo establecido en el sub-estándar 7.3., del presente
documento. Esta información deberá coincidir con lo manifestado en su solicitud
para Socio Comercial Certificado.
|
Información de la Instalación
|
Número de
“Perfil del Auto transportista Terrestre”:
|
|
|
de
|
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RFC:
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Nombre y/o Razón
Social:
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Nombre y/o
Denominación de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle:
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Número y/o letra
exterior
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Número y/o letra
interior
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Colonia
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Código Postal
|
Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
|
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Antigüedad de la Instalación (años de operación):
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Actividad
preponderante
(Transfer / Largo
Recorrido)
|
|
|
Tipo de servicio (Carga
General/Especializada):
|
|
|
No. de embarques promedio mensual (EXP):
|
(Por medio de transporte)
|
|
No. de embarques promedio mensual (IMP):
|
(Por medio de transporte)
|
|
Número de empleados total de esta
instalación:
|
|
Superficie de la Instalación (M 2):
|
|
|
Número
total de patios y/o sucursales (propio y/o subarrendado) que se encuentren
habilitados y que se utilicen para el almacenaje de los medios de transporte:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Certificaciones en programas de seguridad: (Favor de
indicar si esta instalación cuenta con una certificación por alguno de los
siguientes programas)
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|
|
|
Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT).
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Si
|
|
|
No
|
|
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Nivel:
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Pre-Aplicante
|
|
Aplicante
|
|
Certificado
|
|
Certificado/Validado
|
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|
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|
CTPAT Account number (Ocho dígitos):
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|
|
Fecha
de última visita en esta instalación:
|
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|
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Partners
in Protection (PIP)
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Si
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|
|
No
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|
|
No.
de Registro:
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|
Operador
Económico Autorizado de otros países (OEA’s)
|
Si
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|
|
No
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Programa:
|
|
Registro:
|
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|
Otros
Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
|
Si
|
|
|
No
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|
|
Programa:
|
|
Registro:
|
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Certificaciones: (Favor de
indicar si cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el
proceso de su cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos
Logísticos Confiables, entre otros)
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
1. Planeación de la
seguridad en la cadena de suministros.
La empresa transportista deberá llevar
a cabo una gestión del riesgo de forma sistemática que permita la
identificación, análisis, evaluación y tratamiento de riesgos y debilidades en
su cadena de suministros y en sus instalaciones, con el objeto de que la
dirección (cuál) implemente estrategias, elabore políticas y procedimientos
documentados que ayuden a mitigar y disuadir dichos riesgos y por ende
aporte elementos que fortalezcan a la seguridad de la cadena de suministros.
|
1.1 Análisis de riesgo.
|
|
La empresa transportista debe establecer
medidas para identificar, analizar y mitigar los riesgos de seguridad a lo
largo de la cadena de suministros, incluyendo sus instalaciones. Por lo
anterior, debe desarrollar un procedimiento escrito en el que
se determinen riesgos con base en el modelo de su organización (ejemplo:
volumen, unidades, patios, rutas, amenazas potenciales, etc.), que le permita
implementar y mantener medidas de seguridad apropiadas.
|
|
Este procedimiento debe realizarse por lo
menos una vez al año, de manera que permita identificar otros riesgos o
amenazas en la operación, que se puedan dar por el resultado de algún
incidente o que se originen por cambios en las condiciones iniciales de la
empresa, así como para identificar que las políticas, procedimientos y otros
mecanismos de control y seguridad se estén cumpliendo.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
|
|
Describa el
procedimiento documentado que utiliza para identificar riesgos en sus
operaciones diarias a lo largo de la cadena de suministros y sus
instalaciones (patios y/o sucursales, oficinas, pensiones, talleres
mecánicos, etc.) asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Periodicidad
con que lleva a cabo este procedimiento.
·
Que
aspectos y/o áreas de la empresa transportista se incorporan al análisis de
riesgo.
·
Tipo
de servicio:
-
Largo
recorrido.
-
Tránsito
interno e internacional.
-
Transfer.
-
Consolidado.
Recomendación:
Se sugiere utilizar
las técnicas de evaluación de riesgos de acuerdo a la norma internacional ISO
31000 vigente, y en específico la ISO 31010, donde de acuerdo a su modelo de
negocio, deban implementar.
|
|
1.2
Políticas de seguridad.
|
|
Las empresas deben
contar con un manual de políticas orientadas a prevenir, asegurar y reconocer
amenazas en la seguridad de la cadena de suministros, como lo son el
contrabando, tráfico de armas, personas, mercancías prohibidas, y actos de
terrorismo.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
|
|
Indique si cuenta
con un manual de políticas en materia de seguridad de la cadena de
suministros enfocados a garantizar la integridad de sus recursos (unidades,
operadores, instalaciones, patios y/o sucursales, etc.) así como para
asegurar el traslado de las mercancías, propiedad de terceros o propia e
indique quién es el responsable de su revisión y actualización.
|
|
|
1.3 Auditorías internas en la
cadena de suministros.
|
Además del monitoreo de rutina en control y
seguridad, es necesario programar y realizar auditorías, por lo menos una vez
al año, que permitan evaluar todos los procesos en materia de seguridad en la
cadena de suministros, de una manera más crítica y profunda.
Las auditorías deben ser realizadas por
personal autorizado y, en lo posible, independientes de la actividad
auditada, aunque pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un
procedimiento documentado para su realización. Si bien es necesario que las
auditorías sean exhaustivas, su enfoque se debe ajustar al tamaño de la
organización y a la naturaleza de los riesgos. Las auditorías pueden ser
generales o centrarse en tópicos seleccionados de acuerdo con las
circunstancias.
La alta gerencia de la organización debe
revisar los resultados de las auditorías, y emprender las acciones
correctivas o preventivas requeridas. El proceso de revisión debe garantizar
que se recoja la información necesaria para permitir que la gerencia realice
está evaluación. La revisión debe estar documentada.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el procedimiento documentado para
llevar a cabo una auditoría interna, enfocada en la seguridad en la cadena de
suministros, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Señalar
el tipo de auditorías internas o externas, en materia de seguridad, que se
realizan en la empresa.
·
Indique
quienes participan en ellas, y los registros que se efectúan del mismo, así
como la periodicidad con la que se llevan a cabo.
·
Indique
si la Gerencia de la empresa verifica el resultado de las auditorias en
materia de seguridad, y si realiza y/o implementa acciones preventivas,
correctivas y de mejora.
|
|
1.4 Planes de contingencia y/o
emergencia.
|
|
Debe existir un plan de contingencias
documentado para asegurar la continuidad del negocio, incidentes de cualquier
índole que afecten el desarrollo normal de las operaciones de la empresa
transportista. Dichos planes deben ser comunicados al personal administrativo
y operativo mediante capacitaciones periódicas, así como realizar pruebas,
ejercicios prácticos o simulacros de los planes de protección y
procedimientos de contingencia y emergencia para constatar su efectividad,
mismos de los que se deberá mantener un registro.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Anexar el procedimiento o plan de
emergencias documentado, o situaciones de emergencia o de seguridad que
pueden afectar el funcionamiento de la empresa (bloqueos, robos, accidentes,
derrames fallas mecánicas, etc.).
Este procedimiento debe incluir, de manera
enunciativa mas no limitativa, lo siguiente:
1. Qué
situaciones contempla.
2. Qué
mecanismos utiliza para difundir y asegurarse que estos planes sean
efectivos.
En el caso de las empresas transportistas
de Materiales y Residuos Peligrosos, se deberá anexar una hoja de emergencia
que indique las acciones a seguir para casos de incidente o accidente (fugas,
derrames, explosiones, incendios, etc.).
|
2. Seguridad
física.
La empresa
transportista debe contar con mecanismos establecidos para impedir, detectar o
disuadir la entrada de personal no autorizado a sus oficinas administrativas,
patios (sucursales) y/o pensiones donde resguarda la información y los medios
de transporte (tractores), contenedores, remolques o semirremolques
respectivamente. Todas las áreas sensibles de la empresa, deberán tener
barreras físicas, elementos de control y disuasión contra el acceso no autorizado.
|
2.1
Instalaciones.
|
|
Las instalaciones
deben estar construidas con materiales que puedan resistir accesos no
autorizados. Se deben realizar inspecciones periódicas documentadas para
mantener la integridad de las estructuras, y en el caso de haberse detectado
una irregularidad, efectuar la reparación correspondiente. Asimismo, se deben
tener identificados plenamente los límites territoriales, así como los
diversos accesos, rutas internas y la ubicación de los edificios.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
|
|
Indique los
materiales predominantes con los que se encuentran construidas las
instalaciones (por ejemplo, de estructura de metal y paredes de lámina,
paredes de ladrillo, de madera, entre otros.
Explique cómo lleva
a cabo la revisión y mantenimiento de la integridad de las estructuras.
Anexe un plano de
distribución o arquitectónico de conjunto, donde se puedan identificar los
límites, rutas de acceso y la ubicación de las oficinas, patios y /o
pensiones.
|
|
2.2 Accesos
en puertas y casetas.
|
|
Las puertas de entrada
o salida de vehículos y/o personal de accesos a los patios y/o pensiones de
vehículos de carga y a las oficinas administrativas, deben ser atendidas y/o
supervisadas ya sea por medio de personal propio o bien por personal de
seguridad. La cantidad de puertas de acceso debe mantenerse al mínimo
necesario.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
|
|
Indique cuantas
puertas y/o accesos existen en las instalaciones, así como el horario de
operación de cada una, e indique de qué forma son monitoreadas (En caso de tener
personal asignado, indicar la cantidad).
Detalle si existen
puertas y/o accesos bloqueados, o permanentemente cerradas.
|
|
2.3 Bardas perimetrales.
|
|
Las bardas perimetrales y/o barreras
periféricas deben instalarse para asegurar las instalaciones de la empresa,
con base en un análisis de riesgo. El área de los patios y/o pensiones
deberán estar delimitadas para vehículos de carga (tractores), remolques y/o
semirremolques y/o contenedores según corresponda. Estas deben ser
inspeccionadas regularmente y llevar un registro de la revisión con la
finalidad de asegurar su integridad e identificar daños.
En el caso de prestar servicios de
almacenaje de mercancías, esta zona deberá estar claramente delimitada,
identificada y monitoreada de acuerdo al servicio requerido (nacional o
internacional, así como la de alto valor y peligrosa) para prevenir ingresos
no autorizados.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el tipo de cerca, barrera
periférica y/o bardas con las que cuenta la empresa, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
·
Señale
las características de las mismas (material, dimensiones, etc.).
·
En
caso de no contar con bardas, favor de justificar detalladamente la razón.
·
Periodicidad
con la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas, y los
registros que se llevan a cabo.
·
Indique
como están divididos sus patios. (Describa brevemente, de qué forma separan
los tractores, contenedores, remolques y/o semirremolques con carga domestica
y/o internacional, vacíos, en reparación y/o mantenimiento; vehículos de
carga; talleres; oficinas; entre otros).
Recomendación:
El procedimiento para la inspección
de las bardas perimétricas podría incluir:
a) Personal
responsable para llevar a cabo el proceso.
b) Cómo y con
qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones de las cercas, bardas
perimétricas y/o periféricas y los edificios.
c) Cómo se
lleva el registro de la inspección.
d) Quién es el
responsable de verificar que las reparaciones y/o modificaciones cumplan con las
especificaciones técnicas y requisitos de seguridad necesarias.
|
|
2.4 Estacionamientos.
|
|
El acceso a los estacionamientos de
las instalaciones debe ser controlado y monitoreado. Se debe prohibir que los
vehículos privados (de empleados, visitantes, proveedores y contratistas,
entre otros) se estacionen dentro de las áreas de manejo y almacenaje de
medios de transporte, contenedores, remolques y semirremolques, así como en
áreas adyacentes.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el procedimiento para el
control y monitoreo de los estacionamientos, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
·
Responsables
de controlar y monitorear el acceso a los estacionamientos.
·
Identificación
de los estacionamientos (especificar si el estacionamiento de empleados,
visitantes, se encuentra separado de medios de transporte, contenedores,
remolques y semirremolques).
·
Cómo
se lleva el control de entrada y salida de vehículos a las instalaciones.
(Indicar los registros que se realizan para el control del estacionamiento).
|
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2.5 Control de llaves y dispositivos
de cerraduras.
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|
De acuerdo al análisis de riesgo las
ventanas, puertas y cercas interiores y exteriores deberán asegurarse con
dispositivos de cierre. La empresa transportista deberá contar con
procedimientos documentados para el manejo, resguardo, asignación y control
de las llaves de las instalaciones y de los vehículos de carga, designando a
los responsables para la administración, control y registro de éstas.
Asimismo, se debe llevar un registro de las personas que en base a sus
funciones cuenten con llaves o accesos autorizados.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el o los procedimientos
documentados para el control, resguardo, asignación y manejo de las llaves de
los medios de transporte y de las instalaciones, oficinas y áreas interiores.
Asegúrese que dichos procedimientos
incluyan los siguientes puntos:
·
Responsables
de administrar y controlar la seguridad de las llaves.
·
Registro
de control para el préstamo de llaves.
·
Tratamiento
de pérdida o no devolución de llaves.
·
Señalar
si existen áreas en las que se acceda con dispositivos electrónicos y/o algún
otro mecanismo de acceso.
En caso de utilizar candados de llave
que se coloquen en contenedores, remolques y/o semirremolques dentro de las
instalaciones describa detalladamente los criterios para el manejo, control y
resguardo de las llaves de dichos candados.
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2.6 Alumbrado.
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|
El alumbrado dentro y fuera de las
instalaciones debe permitir una clara identificación de personas, material
y/o equipo que ahí se encuentre, incluyendo las siguientes áreas: entradas,
salidas, áreas de estacionamiento o almacenaje para tractores, remolques,
equipos rodantes, bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores,
manejo y almacenaje de la mercancía (en caso de prestar este servicio). Se
debe contar con un sistema de emergencia y/o respaldo en las áreas sensibles.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la
operación y mantenimiento del sistema de iluminación. Asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
● Señale
qué áreas se encuentran iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo
(Indique si cuenta con una planta de poder auxiliar).
● De
qué manera se cerciora que el sistema de iluminación sea el apropiado en cada
una de las áreas de la empresa, de manera que permita una clara
identificación del personal, material y/o equipo que abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento podrá incluir:
a) Como se
controla el sistema de iluminación.
b) Horarios de
funcionamiento.
c) Programa de
mantenimiento y revisión.
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2.7 Aparatos de comunicación.
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La empresa transportista deberá
contar con dispositivos y/o sistemas de comunicación con la finalidad de
tener un contacto inmediato con el personal de seguridad y/o con las
autoridades de emergencia y seguridad en caso de que se requieran.
Adicionalmente, se debe contar con un sistema de respaldo de comunicación y
verificar su buen funcionamiento de manera periódica.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad o en su caso, con la autoridad correspondiente.
Indique si el
personal operativo y administrativo cuenta o dispone de aparatos (teléfonos
fijos, móviles, botones de alerta y/o emergencia), para comunicarse con el
personal de seguridad y/o con quien corresponda. (Estos deberán estar accesibles
a los usuarios, para poder tener una pronta reacción).
Indique qué aparatos
de comunicación utiliza el personal de seguridad en la empresa transportista (teléfonos fijos, celulares, radios, sistema de
alarma, etc.).
Describa el
procedimiento para el control y mantenimiento de los aparatos de
comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Políticas
de asignación de aparatos de comunicación móvil.
·
Programa
de mantenimiento de aparatos de comunicación fija y móvil.
·
Indique
si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo en caso de que el sistema
permanente fallara, y en su caso, detalle brevemente.
·
Indique
si los operadores/choferes de la empresa utilizan teléfonos, radios,
celulares, banda civil (CB), o algún otro medio para su comunicación interna
y las políticas de asignación de los mismos.
Recomendación:
El procedimiento podrá incluir:
a) Responsable
del buen funcionamiento y mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro de
verificación y mantenimiento de los aparatos.
c) Forma de asignación
de los aparatos de comunicación.
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2.8 Sistemas de
alarma y circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
|
|
Los sistemas de
alarmas y de circuito cerrado de televisión (CCTV) se deben utilizar para
vigilar, notificar o disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas
en las instalaciones y notificar al área correspondiente, además de
utilizarse como herramienta de prueba en investigaciones derivadas de algún
incidente.
Estos sistemas
deberán colocarse de acuerdo a un análisis de riesgo previo, de tal forma que
se mantengan vigiladas y monitoreadas las áreas que impliquen el acceso de
personal, visitantes, proveedores y vehículos de carga y pasajeros, asimismo,
las áreas en las que se ubiquen normalmente los vehículos y contenedores
(estacionamientos, almacenaje donde pernoctan) y en su caso donde se
almacenan las mercancías (si prestan este servicio).
|
|
Dichos sistemas
deben permitir una clara identificación del área o ambiente que vigila, estar
permanentemente grabando y mantener un respaldo de las grabaciones por lo
menos de un mes, considerando que, en el caso de que sus procesos logísticos
excedan este periodo, deberá aumentar el periodo del mantenimiento de estos
respaldos, con la finalidad de tener los elementos necesarios en caso de un
incidente.
El sistema de CCTV,
debe contar con un procedimiento documentado de operación que incluya la
supervisión del buen estado del equipo y la verificación de la correcta
posición de las cámaras, indicando la frecuencia con la que debe realizar el
respaldo de las grabaciones, así como los responsables de su operación. Dicho
sistema deberá tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si tiene
contratado un servicio de central de alarmas externo, y en su caso, describa
los siguientes puntos:
·
Indique
si las puertas y ventanas tienen sensores de alarma o sensores de movimiento.
·
Procedimiento
a seguir en caso de activarse una alarma.
Describa el
procedimiento documentado para la operación del sistema de CCTV, asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
·
Indique
el número de cámaras de CCTV instaladas, características técnicas y su
ubicación. (Detalle si cubre los puntos de entrada y salida de las
instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos e individuos así como el
lugar de almacenajes de los vehículos).
·
Señala
la ubicación del sistema de CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los
revisa, así como los horarios de operación, y en su caso, si existen
estaciones de monitoreo remoto.
·
Indique
si las grabaciones se revisan periódicamente y de qué forma. (aleatoria, cada
semana, eventos especiales, áreas restringidas, etc.).
·
Indique
por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones. (Debiendo ser por lo menos
de un mes).
·
Indique
si el sistema de CCTV se encuentra respaldado por una planta de poder
eléctrica.
|
3. Controles
de acceso físico.
Los controles
de acceso físico son mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la
entrada no autorizada a las instalaciones (oficinas administrativas, patios y/o
pensiones de los medios de transporte, almacén de mercancías (en caso de
prestar este servicio), asimismo, mantienen el control de ingreso a los
operadores/choferes, personal administrativo y/o visitantes y protegen los
bienes de la empresa.
Los controles
de acceso deben incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y
proveedores en todos los puntos de entrada. Asimismo, se deben mantener
registros y evaluar permanentemente los mecanismos o procedimientos
documentados de ingreso a las instalaciones, siendo la base para comenzar a
integrar la seguridad como una de las funciones primordiales dentro de
cualquier empresa.
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3.1 Personal
de seguridad.
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La empresa
transportista debe contar con personal de seguridad y vigilancia. Este
personal desempeña un rol importante en la protección física de las
instalaciones, de los patios y/o pensiones donde se resguardan los vehículos
de carga (tractores), remolques y contenedores, así como para controlar el
acceso de todas las personas al inmueble.
El personal de seguridad,
deberá contar con un procedimiento documentado para llevar a cabo sus
funciones, y tener pleno conocimiento de los mecanismos y procedimientos en
situaciones de emergencia, detección de personas no autorizadas, o cualquier
incidente en las instalaciones.
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento documentado para la operación del personal de seguridad, y
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Indique
el número de personal de seguridad que labora en la empresa.
·
Señale
los cargos y/o funciones del personal, y horarios de operación.
·
En
caso de contratarse un servicio externo, especificar número de personal
empleado, detalles de operación, registros, reportes, etc.
·
En
caso de contar con personal armado; describa el procedimiento para el control
y resguardo de las armas.
|
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3.2
Identificación de los empleados, visitantes y proveedores.
|
|
Debe existir un
sistema de identificación de empleados, visitantes y proveedores con fines de
acceso a las instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a aquellas
áreas que necesiten para desempeñar sus funciones. Los visitantes y
proveedores deberán presentar identificación oficial con fotografía a su
llegada y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes deberán estar
acompañados por personal de la empresa durante su permanencia en las
instalaciones.
La gerencia o el
personal de seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega
y devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes y
proveedores y asegurarse que porten siempre en un lugar visible la
identificación proporcionada. Este procedimiento deberá estar documentado,
así como los procedimientos para la entrega, devolución y cambio de
dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de proximidad, etc.).
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
|
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|
Anexe el
procedimiento documentado para el control de las identificaciones.
Describa el
procedimiento para la identificación de los empleados, y asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
·
Mecanismos
de identificación (Credencial con foto, uniforme, etc.).
·
Indique
cómo se identifica al personal contratado por un socio comercial, que labore
dentro de las instalaciones. (Contratistas, Sub-contratados, etc.).
Describa cómo la
empresa entrega, cambia y retira las identificaciones y controles de acceso
del empleado y asegúrese de incluir las áreas responsables de autorizarlas y
administrar.
Describa el
procedimiento para el control de acceso de los visitantes y proveedores,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Señale
que registros se llevan a cabo (Formatos personales por cada visita,
bitácoras).
·
Señale
quién es la persona responsable de acompañar al visitante y/o proveedor, y si
existen áreas restringidas para su ingreso.
|
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3.3 Procedimiento de
identificación y retiro de personas o vehículos no autorizados.
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|
La empresa debe
contar con procedimientos documentados que especifiquen como identificar,
enfrentar o reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados
|
|
Respuesta:
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Notas Explicativas:
|
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|
Anexe el procedimiento
documentado para identificar, enfrentar o reportar personas y/o vehículo no
autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos
podrán incluir:
a) Personal
responsable.
b) Designar a
una persona o área responsable para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones
para enfrentar y dirigirse al personal no identificado.
d) Señalar en
qué casos deberá reportarse a las autoridades correspondientes.
·
Cómo
se lleva a cabo el registro de los incidentes y las medidas adoptadas en cada
caso.
|
|
3.4 Entregas de
mensajería y paquetería.
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|
La mensajería y
paquetería destinada a personal de la empresa debe ser examinada a su llegada
y antes de ser distribuida al área correspondiente.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa el
procedimiento para la recepción y revisión de mensajería y paquetería y
asegúrese de incluir lo siguiente:
● Indique
cómo se identifica al proveedor del servicio. (Señale si requiere de
procedimiento adicional al de acceso a proveedores).
● Señale
de qué forma se revisan los paquetes y/o que mecanismo utiliza, así como los
registros que se llevan a cabo.
● Señale
qué acción realiza en el caso de detectar un paquete sospechoso.
|
|
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Recomendación:
Los procedimientos
podrán incluir:
a) Personal
responsable.
b) Cómo se
identifica el personal de la empresa externa, adicional a lo requerido para
el resto de los proveedores.
c) Qué se
debe realizar en caso de detectar un empaque sospechoso.
d) Cómo se
lleva a cabo la revisión.
e) Indicar
cómo se lleva a cabo el registro de la inspección y en su caso de los
incidentes detectados.
|
4. Socios
comerciales.
La empresa
transportista debe contar con procedimientos escritos y verificables para la
selección y contratación de socios comerciales (empresas manufactureras,
fabricantes o ensambladoras, vendedores, proveedores de partes y/o refacciones,
proveedores mecánicos o de cualquier otro servicio) y de acuerdo a su análisis
de riesgo, exigir que cumplan con las medidas de seguridad para fortalecer la
cadena de suministros internacional.
|
4.1 Criterios de
selección.
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|
Deben existir
procedimientos documentados para la selección, seguimiento o renovación de
relaciones comerciales con los asociados de negocio o proveedores, que
incluyan entrevistas, verificación de referencias, métodos de evaluación y
uso de la información proporcionada.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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|
Anexar el procedimiento documentado para la
selección de socios comerciales (esto comprende cualquier tipo de proveedor,
que tenga una relación comercial con su empresa; es en el siguiente
sub-estándar donde se solicita diferenciar aquellos de riesgo en su cadena de
suministros) y asegúrese que incluya los siguientes puntos:
● Qué
información es requerida a su socio comercial.
● Qué
aspectos son revisados e investigados.
● Indique
si mantiene un expediente de cada uno de sus socios comerciales.
● Señale
de qué manera se evalúan los servicios de su socio comercial y qué puntos
revisa.
Recomendación:
El expediente podría incluir lo siguiente:
·
Datos
de la empresa (nombre, RFC, actividad, etc).
·
Datos
del representante legal.
·
Comprobante
de domicilio.
·
Referencias
comerciales.
·
Contratos,
acuerdos y/o convenios de confidencialidad.
·
Políticas
de seguridad.
·
En
su caso, certificado o número de certificación en los programas de seguridad
a los que pertenezca.
|
|
4.2 Requerimientos en seguridad.
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|
La empresa transportista debe contar con un
procedimiento documentado en el que, de acuerdo a su análisis de riesgo,
solicite requisitos adicionales en materia de seguridad a aquellos socios
comerciales que intervengan en su cadena de suministros tales como,
Transportistas sub-contratados, Agentes Aduanales, Seguridad Privada,
empresas que brinden el servicio de Reparación de los Medios de Transporte,
Prestadoras de Servicio para Carga y Descarga de mercancía, además de los que
arroje el análisis efectuado.
Estos requisitos deberán estar basados en
el “Perfil de la empresa” establecido por la AGACE de manera genérica, o en caso de existir, el “Perfil” específico para cada actor de la cadena de suministros
que le corresponda.
La empresa debe solicitar a sus socios
comerciales la documentación que acredite o compruebe que cumple con los
estándares mínimos de seguridad establecidos en este documento, ya sea a
través de una declaración escrita emitida por el representante legal del
socio, convenios o cláusulas contractuales o con documentación que avale el
cumplimiento de los requisitos establecidos en algún otro programa de
Operador Económico Autorizado.
En el caso de los socios comerciales de la
empresa que presten sus servicios en el interior de las instalaciones,
deberán estar obligados al cumplimiento de estos requerimientos de seguridad
en la cadena de suministro, por ejemplo empresas que brinden el servicio de
jardinería, limpieza, cafetería, etc.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Describa cómo lleva a cabo la
identificación de socios comerciales que requieran el cumplimiento de
estándares mínimos en materia de seguridad y de qué forma, estos cumplen
dichos requerimientos. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Indique
si cuenta con un registro de los socios comerciales que deben cumplir con requisitos
en materia de seguridad, y mencione que tipo de proveedores son estos
(Transportistas, Almacenes, Servicio de Custodios, Empresa de Seguridad,
Servicios de Reparación de Medios de Transporte, Servicio de Carga y
Descarga, Agentes Aduanales, etcétera).
·
Indique
de qué forma documental (convenios, acuerdos, cláusulas contractuales, entre
otros), asegura que sus socios comerciales cumplan con los requisitos en
materia de seguridad.
·
Indique
si existen acuerdos contractuales, respecto a la implementación de medidas de
seguridad con sus proveedores de servicios al interior de su empresa, tales
como: guardias de seguridad, servicios de limpieza y mantenimiento, etc.
·
Indique
si cuenta con socios comerciales que se les exija pertenecer a un programa de
seguridad de la cadena de suministros, ya sea de certificación por una
autoridad extranjera o del sector privado. (Por ejemplo: C-TPAT, PIP o algún
otro programa de Operador Económico Autorizado de la OMA).
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4.3 Revisiones del
socio comercial.
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|
La empresa debe
realizar evaluaciones periódicas de los procesos e instalaciones de los
asociados de negocios en base al riesgo y estos deben mantener las normas de
seguridad requeridas por la empresa, y mantener registros de las mismas, así
como del seguimiento correspondiente.
Cuando se encuentren
inconsistencias, la empresa transportista deberá comunicarlo a su socio
comercial y proporcionar un período justificado para atender las
observaciones identificadas, o en caso contrario, implementar las medidas
necesarias para sancionarla.
|
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Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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Describa el procedimiento para la
verificación de los requisitos en materia de seguridad de sus socios
comerciales, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Periodicidad
de visitas al socio comercial.
·
Registro
o reporte de la verificación y en su caso del seguimiento correspondiente.
·
Señale
qué medidas de acción se toman en caso de que los socios comerciales no
cumplan con los requisitos de seguridad establecidos.
·
En
caso de contar con socios comerciales con la certificación de C-TPAT u otro
programa de certificación de seguridad en la cadena de suministros, indique
la periodicidad con la que es revisado su estatus, y las acciones que toma en
caso de detectarse que este suspendida y/o cancelado.
Recomendación:
El
procedimiento podrá incluir:
1. Periodicidad de
las visitas;
2. Puntos de
revisión en materia de seguridad;
3. Elaboración de
reportes;
4. Retroalimentación
y acuerdos con el socio comercial;
5. Seguimiento a
los acuerdos;
6. Medidas en caso
de la detección del incumplimiento de los requisitos;
7. Registro de
evaluaciones.
|
5. Seguridad
de procesos.
Deben
establecerse medidas de control para garantizar la integridad y seguridad de
los procesos relacionados con los medios de transporte, manejo y almacenaje de
mercancía de comercio exterior (en caso de aplicar), a lo largo de la cadena de
suministros. Asimismo, deben existir procedimientos establecidos para impedir,
detectar o disuadir que materiales no declarados o personal no autorizado
tengan acceso a los medios de transporte y contenedores. Estos procedimientos
deben documentarse con la intención y el objetivo de mantener en todo momento
la integridad del medio de transporte y el embarque desde el punto de origen
hasta su destino final.
|
5.1 Mapeo de
procesos.
|
|
Se debe contar con
un mapeo de procesos, que describa paso a paso el flujo operativo para el
traslado de mercancías de comercio exterior, a lo largo de la cadena de
suministro que incluya de forma enunciativa mas no limitativa y respecto del
servicio que solicite el contratante lo siguiente: asignación del medio de
transporte, contenedor, remolque, dentro y fuera de los patios conforme a la
disponibilidad, el ingreso a las instalaciones del fabricante, proveedor o
vendedor que describa la carga y descarga de las mercancías, el traslado con
rutas y puntos de descanso autorizados.
|
|
Asimismo, el
transportista terrestre deberá contar con procedimientos por escrito para la
designación de operadores/choferes, rutas previamente diseñadas, recolección
de carga y entrega de mercancía de comercio exterior al destino final; manejo
de documentación propia del embarque durante las maniobras de carga y/o
descarga o de forma anticipada; comunicación durante el trayecto de ruta del
embarque entre los puntos intermedios o finales, su relación con otros
actores de la cadena de suministros tales como operadores logísticos, Agentes
Aduanales entre otros y los clientes contratantes.
|
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Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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Anexe el
procedimiento documentado donde describa detalladamente el flujo operativo de
su servicio general de transporte y el tipo de servicio que prestan, que
incluya la designación de operadores/choferes, vehículos/unidades rutas
previamente diseñadas, recolección de carga y entrega de mercancía, el manejo
de documentación, la comunicación durante la operación con demás actores de
la cadena de suministros incluyendo a sus clientes contratantes. Este proceso
deberá incluir, por lo menos lo siguiente:
1. Solicitud de
servicio.
2. Asignación
de Unidad y contenedor o Remolque.
3. Asignación
de Operador.
4. Confirmación
de servicio.
5. Instrucciones
al Transportista.
6. Recolección
de carga.
a) Identificación
ante la empresa.
b) Cartas de
Instrucciones para entrega:
7. Consolidación
de la mercancía/Sello del contenedor (si aplica).
8. Almacenamiento
durante espera de instrucciones de envió u orden de despacho.
9. Traslado de
mercancías al puerto, frontera, aduana de salida.
10. Medio de
comunicación constante con la empresa transportista y la empresa contratante.
(Durante el traslado y al término del servicio).
|
|
|
11. Traslado a
punto de des-consolidación (si aplica).
12. Almacenamiento
de espera.
13. Desconsolidación.
14. Traslado a
destino final.
15. Flujo de
información asociado con el embarque.
Proceso de gestión administrativa (Proceso
general de envío de información documental, y cobranza).
|
|
|
Para efectos del proceso de gestión
administrativa y cobranza, la empresa transportista debe contar con un
procedimiento documentado para recibir y registrar la solicitud del servicio
que va a requerir el usuario, debiendo contener, por lo menos lo siguiente:
·
Solicitud
de Servicio, que incluya de forma enunciativa mas no limitativa al menos la
siguiente información:
1. Origen
(Recolección).
2. Destino.
3. Especificaciones
de la carga (doméstica, internacional, peligrosa, de alto valor, etc.).
4. Hora y fecha
de entrega.
5. Costo por
flete.
6. Seguro.
·
Designación
de unidad y operador.
·
Preparación
y entrega de Documentación.
·
En
el caso de que la empresa transportista, proporcione el cruce fronterizo de
las mercancías, deberá contar con un procedimiento documentado, que incluya,
por lo menos lo siguiente: Indicaciones para coordinarse con otros
proveedores de servicios que intervienen en el despacho aduanero y cruce
fronterizo (Agentes Aduanales, DOT, Consolidadores/Des-Consolidadores, entre
otros).
|
|
|
·
Documentación
que se requiera presentar en Aduana.
·
Equipo
de protección personal, o alguna petición especial de la Agencia Aduanal.
·
Lineamiento
de carga y descarga de mercancía en la Aduana y/o con el cliente.
|
|
5.2 Entrega
y recepción de carga.
|
|
La empresa
transportista debe dar a conocer a los operadores/choferes del transporte que
efectúen la entrega o recepción de carga de comercio exterior los criterios y
condiciones que sus clientes (fabricantes, proveedores, etc) exigen para el
manejo de su carga, así como cumplir con los lineamientos de seguridad con
que cuente la empresa para ingresar a sus instalaciones en el momento de
recolección y/o entrega de la carga de comercio exterior. La empresa
transportista deberá dar a sus clientes previamente a que éstos entreguen el
embarque y se efectúen maniobras de carga y descarga en los vehículos
designados para tales efectos la información referente a los
operadores/choferes para que puedan ser plenamente identificados al llegar a
sus instalaciones. La empresa transportista debe contar con una base de datos
actualizada con información detallada de sus operadores/choferes.
El operador/chofer
debe conocer los documentos que se le entregarán, los cuales amparan la
propiedad de la carga que será trasladada, como la orden de remisión o
transferencia, así como la hoja de instrucciones que establecerá de manera
precisa los datos de contacto a quien se tendrá que dirigir en caso de
ocurrir algún incidente, inspección por parte de alguna otra autoridad o
modificación de las condiciones originales del embarque, rutas señaladas por
el cliente entre otros.
|
|
Asimismo, con la
documentación que se le entregó, deberá corroborar al momento de carga y
descarga de la mercancía el número de bultos y los candados asignados
descritos en los mismos.
Además la empresa
transportista deberá emitir por cada embarque, una carta porte debidamente
documentada, que deberá contener, además de los requisitos fiscales, las
disposiciones aplicables contenidas en el Reglamento de Autotransporte Federal
y Servicios Auxiliares.
|
|
Respuesta:
|
Notas
Explicativas:
|
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Anexe el
procedimiento documentado en el que indique paso a paso como se lleva a cabo
la entrega y recepción de la carga.
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5.3 Procedimiento de seguimiento de
la mercancía.
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|
La empresa transportista es la responsable
de vigilar la integridad del medio de transporte así como de la mercancía
desde el momento de la carga y hasta su entrega en el destino establecido. Se
debe contar con un dispositivo capaz de rastrear la posición de los vehículos
en el que se trasladan las mercancías vía GPS/Enlace Satelital durante el
tiempo que dure el traslado, contando con cobertura geográfica continua
durante la ruta. Dicho dispositivo deberá contar con las siguientes
características:
a) Asegurar que
el dispositivo no pueda ser removido de la unidad en la que fue fijado sin
que esto se detecte y autorice.
b) Reconocer
una Geocerca (límite de desvío).
c) Conocer en
todo momento la posición del vehículo.
d) El
dispositivo deberá de contar con un número de Identificación Único (número de
serie).
e) Cuando se
detecte una alerta, el dispositivo deberá ser capaz de cambiar de manera
automática la transmisión de la posición del vehículo, para que se reporte
cada 15 minutos, en tanto se mantenga la condición que detonó la alerta.
f) El dispositivo
deberá ser autónomo en su operación; esto es que no requiera energía del
vehículo durante su recorrido.
Se requiere que el dispositivo cuente con
un esquema de alertas, por lo menos para los siguientes casos:
·
Dispositivo
fuera de geocerca.
·
Dispositivo
excede tiempo de inmovilidad.
·
Vehículo
excede el tiempo de permanencia en el país.
·
Remoción
no autorizada del dispositivo.
Asimismo, la empresa debe establecer
procedimientos documentados, para asegurarse en todo momento de la ubicación
del vehículo del transportista en tránsito. Estos procedimientos deben
realizarse bajo un análisis de riesgo en el que se incluya, de manera
enunciativa más no limitativa, la identificación de rutas predeterminadas,
tiempos estimados de entrega así como entre puntos intermedios (patios,
aduana de salida, agencia aduanal, agentes de carga, paradas autorizadas de
comidas, carga de combustible, revisiones mecánicas de rutina, entre otros).
De igual manera, se deben incluir las medidas y acciones a realizar en el
caso de identificar cualquier retraso en la ruta debido a condiciones
climáticas, tráfico, incidente mecánico, cambios de ruta o la
inspección de alguna autoridad o algún incidente en materia de seguridad.
Debe existir personal capacitado y autorizado para la realización del
monitoreo y/o rastreabilidad permanentes de los embarques que trasladen
mercancía de comercio exterior.
Los datos de supervisión y registro de
todos los vehículos en tránsito que transportan mercancías de comercio
exterior, deben preservarse durante un mes en caso de que la autoridad y/o el
transportista deban realizar una evaluación debido a un incidente de
seguridad.
|
|
Respuesta:
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Notas Explicativas:
|
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|
Detalle si se lleva a cabo una revisión de
rutas predeterminadas en base a su análisis de riesgo de forma individual o
colectiva con sus clientes y de qué forma se documenta.
Asimismo, el monitoreo de los embarques
debe documentarse, y este registro debe contar con la siguiente información:
1) Nombre
del Operador.
2) Origen y
destino del servicio.
3) Cliente.
4) Tipo de
carga.
5) Registros de
la ubicación de la unidad.
6) Bitácora de
horas de servicio del conductor, el cual es un registro diario que contiene
los datos necesarios para conocer el tiempo efectivo de conducción y
determinar el descanso de acuerdo al Reglamento de Tránsito en Carreteras
Federales.
|
|
|
Anexar el
procedimiento documentado para realizar el monitoreo de los vehículos o
medios de transporte que trasladan mercancía de comercio exterior.
Recomendación:
El procedimiento
debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo siguiente:
a) El área y
persona (s) responsable (s) de la empresa transportista de rastrear y
monitorear los embarques.
b) Indique
quiénes son las personas autorizadas para monitorear y/o rastrear operaciones
de comercio exterior y de qué forma han sido instruidas y capacitadas para
realizar dicha labor.
c) Indicar
mediante que forma y/o sistemas realizan el monitoreo de los embarques.
d) Periodicidad
para revisar el estatus de los embarques y conforme a su análisis de riesgo.
e) Señalar los
medios de comunicación que existan con el operador de la unidad de
transporte. (Indique si existe más de una forma de comunicarse: Celular,
sistema de Rastreo, sistemas de posicionamiento global (GPS) puntos de
supervisión fijos, etc.).
f) Indicar, la
frecuencia con que los clientes son informados de la ubicación de sus
embarques, o si comparten algún sistema de rastreo.
g) Indique
si existen procedimientos documentados para actuar o reportar en caso de una
demora en el recorrido. (Detenciones, cambios de ruta, fallas mecánicas,
accidentes, etc.) Indique si el operador está capacitado para atender fallas
mecánicas de las unidades.
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5.4
Procesamiento de la información y documentación de la carga.
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Las empresas
transportistas deben tener procedimientos por escrito para asegurar que tanto
la información electrónica y/o documental que es enviada por sus clientes a
partir de su solicitud de servicio, durante el movimiento y el despacho del
traslado de mercancía de la carga como la generada por cuenta propia sea
legible, completa, exacta, oportuna y protegida contra cambios, pérdidas o
introducción de información errónea.
De la misma forma,
debe haber procedimientos documentados para corroborar que la información
recibida por los asociados de negocio sea reportada en forma exacta y
oportuna.
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Respuesta
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Notas
Explicativas
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Anexar el
procedimiento documentado para el procesamiento de la documentación de la
carga. Explique brevemente en qué consiste.
·
Detalle
como recibe y transmite información y documentación relevante al traslado de
mercancía de comercio exterior con sus socios comerciales (Indique si utiliza
un sistema informático de control específico y explique brevemente su
función). Asimismo, detalle cómo garantiza que la información proporcionada sea
legible, completa, exacta y protegida.
|
6. Gestión
aduanera.
La empresa
transportista debe contar con procedimientos documentados, en el que se
establezcan políticas internas y de operación, así como de los controles
necesarios para el debido cumplimiento de las obligaciones aduaneras.
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6.1
Obligaciones aduaneras.
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Para el caso de
empresas transportistas que ingresan a los recintos fiscales o fiscalizados
para el traslado de mercancías de comercio exterior deberán contar con un
procedimiento documentado para la obtención del registro del Código
Alfanumérico Armonizado del Transportista (CAAT), conforme a lo establecido
en los artículos 1 y 20 de la Ley y la regla 2.4.6.
Las empresas que
cuenten con el “Registro para llevar a cabo el tránsito de mercancías”
de conformidad con la Regla 4.6.10., deben contar con un procedimiento
documentado con el objetivo de cumplir con lo establecido en la Regla 4.6.12.
Tratándose de
tránsitos internos de mercancía de comercio exterior a los que se refiere los
artículos 127 de la Ley, 189 del Reglamento y la regla 4.6.10., la empresa
transportista deberá contar con un procedimiento documentado con el que
garantice el aviso a las autoridades aduaneras causado por arribo
extemporáneo, señalando las causas que originaron el retraso, el lugar donde
se encuentre el medio de transporte, el número de pedimento de tránsito y el
estado que guardan los candados oficiales en su caso. (Artículo 188 del
Reglamento).
Para efectos de lo
estipulado en el artículo 128 de la Ley y la regla 4.6.11. la empresa
transportista en su caso, deberá de contar con un procedimiento documentado
con el que garantice que el tránsito interno de las mercancías, debe
efectuarse dentro de los plazos máximos establecidos en el Anexo 15.
Para los casos de
destrucción de mercancías previstos en el artículo 94 de la Ley y 141 del Reglamento, la empresa transportista deberá contar con un procedimiento
documentado por el que garantice la entrega de los avisos de forma clara,
precisa y exacta ante la aduana de destino.
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta
con el registro del Código Alfanumérico Armonizado del Transportista (CAAT).
Anexe el
procedimiento que describa los pasos a seguir para la obtención del CAAT(este
procedimiento debe incluir los pasos a seguir para obtener el número de
dispositivo de identificación de radiofrecuencia (transponder).
Indique si cuenta
con el “Registro para llevar a cabo el tránsito de Mercancías”, en caso
afirmativo, anexar los siguientes procedimientos:
·
Procedimiento
documentado para dar cumplimiento a la Regla 4.6.12. el cual deberá incluir de forma enunciativa más no limitativa lo siguiente:
Ø Avisos a la
autoridad, de los cambios en la información proporcionada para la obtención
del registro.
Ø Integrar y mantener
actualizado un registro diario automatizado de usuarios del servicio.
Ø Integración de un
expediente por cada usuario del servicio.
·
Anexe
el procedimiento documentado con el que garantice el aviso a las autoridades
aduaneras causado por arribo extemporáneo conforme artículo 188 del
Reglamento.
Anexe procedimiento
documentado al que se refiere el artículo 189 del Reglamento y en su caso
describa como garantiza el cumplimiento de los plazos establecidos de
traslados a que se refiere el Anexo 15.
|
7. Seguridad
de los vehículos de carga, contenedores, remolques y/o semirremolques.
Se debe
mantener la seguridad en los medios de transporte, tractores, contenedores,
remolques y semirremolques (vehículos de carga, camionetas pick up, furgoneta o
van, entre otros), para protegerlos de la introducción de personas y/o
materiales no autorizados. Por lo anterior, es necesario tener procedimientos
documentados para revisar, sellar y mantener la integridad de los mismos.
|
7.1 Uso de sellos
y/o candados en contenedores y remolques.
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El uso y colocación
de sellos o candados en los medios de transporte (contenedores, remolques y
semirremolques), es considerado un proceso crítico y necesario para mantener
la integridad de los embarques que trasladan mercancía de comercio exterior,
es por ello que la empresa deberá documentar los procedimientos que incluyan
el control, resguardo, asignación y reemplazo de candados y sellos que
cumplan o exceden la norma ISO 17712.
La empresa
transportista deberá verificar y evidenciar que durante los puntos de carga,
así como en las revisiones por parte de alguna autoridad o bien por cambios
en las condiciones originales del embarque, se apliquen y coloquen
correctamente los sellos o candados de alta seguridad que cumplan o excedan
la norma ISO 17712; para el caso de operaciones de recolección y entrega de
carga consolidada que no utiliza los centros de consolidación para ordenar o
consolidar la carga antes de llegar al destino, la empresa transportista
deberá en cada parada y antes de llegar al destino colocar sellos de alta
seguridad al remolque, semirremolque o contenedor.
|
|
Asimismo, la empresa
debe tener procedimientos documentados que describan claramente cómo serán
controlados los sellos de alta seguridad por el transportista durante el
tránsito en ruta, y que de manera enunciativa mas no limitativa contengan lo
siguiente:
A.
Verificar
la correcta colocación de sellos o candados conforme al método de inspección
VVTT para evidenciar y descartar manipulaciones indebidas:
·
V-
Ver el sello y mecanismos de las cerraduras del contenedor.
·
V-
Verificar el número de sello.
·
T-
Tirar del sello para asegurarse que está correctamente puesto.
·
T-
Torcer y girar el sello para asegurarse.
B. Revisar y
cotejar la documentación que contenga el número del sello o candado original
y de los adicionales que se lleven consigo durante el traslado de la
mercancía.
C. Colocar en
el caso de contenedores y remolques el sello de alta seguridad en la puerta
derecha o, en su caso, si la empresa utiliza sellos de cable este deberá
colocarse a las dos barras verticales del contenedor.
D. Revisar que
los dispositivos de cierre, bisagras y pasadores, estén unidos al remolque o
contenedor, y soldados o con remache.
E. Considerar
el tipo de reportes y registros que se realizaran si el sello es removido,
incluso por autoridades oficiales o por motivo de incidente durante el
traslado de la carga, debiendo contemplar la instalación de un segundo sello
como reemplazo y su debida notificación con el dueño de la mercancía.
|
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Respuesta:
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Notas
Explicativas:
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Describa el
procedimiento documentado para la revisión de los sellos y/o candados en los
vehículos, medios de transporte, contenedores, remolques y/o semirremolques.
Este debe incluir, entre otros aspectos de acuerdo a su operación:
·
Verificar
que el sello o candado esté intacto y determinar si existe evidencia de
manipulación indebida.
·
Utilizar
el método de inspección de VVTT.
·
Revisar
y cotejar la documentación que contenga el número del sello o candado
original y, en su caso, de los adicionales que se lleven en el traslado de la
mercancía.
·
Revisar
que los dispositivos de cierre, bisagras y pasadores, estén unidos al
remolque o contenedor, y soldados o con remache.
·
Indicar
cómo asignan y remplazan los candados de alta seguridad, en el caso de que
durante el recorrido, sea inspeccionado por alguna otra autoridad.
|
|
7.2 Inspección de los medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques.
|
|
La empresa transportista debe tener
procedimientos para realizar de forma permanente una revisión a los medios de
transporte (tractores), contenedores, remolques y semirremolques vacíos con
la finalidad de identificar compartimientos naturales u ocultos, utilizando
una lista de verificación o formato que incluya los principales puntos a
revisar. Dicha revisión debe ser efectuada por los operadores/choferes o
personal designado por la empresa para tal efecto. Asimismo, se deben revisar
periódicamente las condiciones físico-mecánicas de los medios de transporte
para comprobar su buen funcionamiento.
Dichas revisiones e inspecciones deben ser
sistemáticas, y efectuarse en la entrada y salida de los patios o sitios de
resguardo; en el punto de carga de las mercancías (empresa contratante); y si
la infraestructura lo permite, antes de llegar a la aduana de despacho. Dicha
inspección deberá ser monitoreada por el sistema de CCTV.
|
|
El procedimiento documentado para su
inspección debe incluir de manera enunciativa, más no limitativa, los
siguientes puntos de revisión:
|
Medios de Transporte
|
Contenedores, Remolques y Semirremolques
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1. Defensa.
2. Llantas y
rines (tractor y remolque).
3. Piso
(tractor).
4. Tanques de
gasolina.
5. Compartimientos
del interior de la cabina / dormitorio/ puertas y compartimientos de
herramientas/sección de pasajero y techo.
6. Tanques de
aire.
7. Chasis y
área de la quinta rueda.
8. Ejes de
transmisión.
9. Tubo de
escape.
10. Motor/
Caja de la batería/Caja y filtros de aire;
|
1. Base del
remolque.
2. Puertas
exteriores e interiores.
3. Pared
lateral derecha.
4. Techos
interno y externo.
5. Pared
frontal.
6. Pared
lateral izquierda.
7. Piso interno.
8. Eje o
placa del patín.
9. En su
caso, el sistema de refrigeración.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Anexe el procedimiento documentado para
llevar a cabo la inspección de los medios de transporte, contenedores,
remolques y semirremolques. Este debe incluir, entre otros aspectos de
acuerdo a su operación:
·
Responsables
de llevar a cabo la inspección.
·
Formatos
que utilizan para la realizar la inspección que den cumplimiento a los
requisitos mínimos que se indican en el presente subestándar; asimismo,
tratándose de empresas transportistas de Materiales y Residuos Peligrosos,
cada vehículo deberá contar con una Bitácora de Revisión Ocular Diaria de la Unidad de Autotransporte.
·
Descripción
del lugar(es) donde se lleva a cabo la inspección e indicar si está
monitoreada por el sistema de CCTV.
|
|
|
Asimismo, describa el procedimiento que se
realiza a los medios de transporte, vehículos de carga, remolques,
semirremolques y/o contenedores, que contemple las condiciones
físico-mecánicas para la operación diaria en caminos y puentes de
jurisdicción federal.
Dicho procedimiento debe incluir
adicionalmente lo siguiente:
·
Personal
responsable.
·
Lugares
donde se realizan las inspecciones.
·
En
caso de detectarse alguna condición y/o anomalía físico-mecánica que afecte
el buen funcionamiento de las unidades, cómo se reportan, y qué medidas se
deben llevar a cabo.
·
Señalar
que tipo de registro se lleva a cabo.
|
|
|
Para los casos en los que por motivo de
modificaciones estructurales mayores en los medios de transporte tales como
ejes, muelles, modificaciones de chasis e incluso adaptaciones en las
cabinas, entre otros, el propietario y responsable del parque vehicular,
tendrá que contemplar de conformidad a su análisis de riesgo, una revisión
más exhaustiva al vehículo que se trate a efecto de cuidar la integridad del
mismo, ante esto:
·
Indique
si la reparación o mantenimiento de las unidades de transporte (tractores),
contenedores o remolques, se realizan en las mismas instalaciones, o son
llevados con un proveedor externo.
Describa brevemente como se lleva a cabo la
entrega-recepción de los vehículos que sufrieron una modificación como las
que se comentaron en el párrafo anterior.
|
|
7.3 Almacenaje de vehículos, medios
de transporte, contenedores, remolques y semirremolques.
|
|
La empresa transportista debe mantener la
integridad en todo momento de los medios de transporte (tractores,
contenedores, remolques y/o semirremolques entre otros) estableciendo
controles dentro de sus instalaciones. Si estos se encuentran vacíos y deben
almacenarse en las áreas de estacionamiento, deberán ser asegurados con un
candado y/o sello indicativo o, en su caso, en un área segura que se
encuentre resguardada y/o monitoreada.
Cuando se tenga que almacenar algún
contenedor, remolque y/o semirremolque con mercancías de comercio exterior,
éste debe encontrarse en un área segura y monitoreada para impedir el acceso
y manipulación, así como cerrado con un candado de alta seguridad de acuerdo
a la norma ISO 17712.
Si durante el trayecto en la ruta
autorizada al destino final, se considera trasladarse a una instalación que
se encuentre habilitada como patio de almacenaje para vehículos, medios de
transporte, contenedores, remolques y semirremolques, ya sea de su propiedad
o a través de un tercero, la empresa transportista deberá garantizar que
dichas instalaciones cumplen los criterios mínimos en materia de seguridad
basados en el “Perfil de la empresa” establecido por la AGACE, o en su caso, de algún otro programa de Operador Económico Autorizado.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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|
Describa de qué manera asegura la
integridad de los medios de transporte que trasladan mercancía de comercio
exterior (cajas, contenedores, remolques y/o semirremolques).
Indique los tipos de sellos y/o
candados utilizados para cajas, contenedores, remolques, y/o semirremolques.
Indique cuantas instalaciones
contempla la empresa para el almacenaje de vehículos, medios de transporte,
contenedores, remolques y semirremolques y agregue los siguientes datos de
cada una de estas:
·
Nombre
o denominación de la instalación.
·
Dirección
completa de la instalación.
·
Superficie
de la instalación marcada en m2.
·
Indique
cuantos embarques de comercio exterior ingresan a la instalación (impo/expo).
·
Número
de personas que laboran en esta instalación.
·
En
caso de que alguna instalación haya sido visitada por parte de C-TPAT indique
la fecha en la que se realizó la visita.
·
Indique
en cada una de las instalaciones cual pertenece a la empresa o es un servicio
contratado a través de un tercero.
·
Describa
como se asegura de que su socio comercial que le presta el servicio de
almacenaje cumple con los requerimientos mínimos en materia de seguridad.
|
8. Seguridad del
personal.
Se debe contar con
procedimientos documentados para el registro y evaluación de personas que
desean obtener un empleo dentro de la empresa transportista y establecer
métodos para realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales.
También, deben existir
programas de capacitación continuos para el personal administrativo y operativo
que difundan las políticas de seguridad de la empresa, así como las
consecuencias y acciones a tomar en caso de cualquier falta.
|
8.1 Verificación de antecedentes
laborales.
|
|
La empresa transportista debe tener
procedimientos documentados para verificar la información asentada en el
currículo y solicitud de los candidatos con posibilidad de empleo, de
conformidad con la legislación local, ya sea por cuenta propia o por medio de
una empresa externa.
Este procedimiento debe contemplar la
creación y actualización de los expedientes del personal, mismos que deberán
tener un acceso restringido y contener la siguiente información de manera
enunciativa, más no limitativa:
|
|
-
Solicitud
de empleo.
-
Fotografía
actualizada (en formato electrónico o impresa).
-
Copia
de la identificación oficial.
-
Copia
de la licencia de conducir federal vigente expedida por la SCT de acuerdo al tipo de servicio a prestar.
-
Copia
del comprobante de domicilio actualizado.
|
-
Copia
del acta de nacimiento.
-
Alta
ante las Instituciones de seguridad social.
-
Cartas
de recomendación.
-
Evaluaciones
(Examen Toxicológico obligatorio para operadores/choferes) por lo menos cada
6 meses.
-
Términos
de contratación.
-
Examen
de conocimientos mecánicos mínimos.
|
|
De igual forma, para los puestos
sensibles que se hayan identificado en el análisis de riesgo efectuado
previamente y afecten directamente la seguridad de los medios de transporte,
deberán considerar el solicitar requisitos más estrictos para su
contratación, los cuales se deberán realizar de manera periódica (ej. Operadores/choferes).
|
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
|
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|
Describa el procedimiento documentado
para la contratación del personal y asegúrese de incluir lo siguiente:
·
Requisitos
y documentación exigida.
·
Pruebas
y exámenes solicitados.
Indique las áreas y/o puestos
críticos que se hayan identificado como de riesgo, conforme a su análisis y
señale lo siguiente:
·
Indique
si existen requerimientos adicionales para áreas y/o puestos de trabajo
específicos. (Carta de antecedentes no penales, Estudios Socioeconómicos,
Clínicos (uso de drogas), etc.) En su caso, señale los puestos o áreas de
trabajo en que se requieren y con qué periodicidad se llevan a cabo.
·
Indique
si previo a la contratación, el candidato debe firmar un acuerdo de
confidencialidad o un documento similar.
·
Indique
los exámenes médicos y toxicológicos que se realizan a los
operadores/choferes.
·
En
caso de contratar una agencia de servicios para la contratación de personal,
indique si ésta cuenta con procedimientos documentados para la contratación
de personal y cómo se asegura de que cumplan con el mismo. Explique
brevemente en qué consisten.
|
|
8.2 Procedimiento para baja del
personal.
|
|
Deben existir procedimientos documentados
para la baja del personal, en el que se incluya la entrega de identificaciones,
y cualquier otro artículo que se le haya proporcionado para realizar sus
funciones (Llaves, uniformes, equipo informáticos, herramientas, etc.).
Asimismo, este procedimiento debe incluir la baja en aquellos sistemas tanto
informáticos como de accesos, entre otros que pudieran existir.
|
|
Respuesta:
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Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el procedimiento para la baja del
personal, y asegúrese de incluir lo siguiente:
·
Como
se realiza la entrega de identificaciones, uniformes, llaves y demás equipo.
·
Indique
si cuentan con un registro y/o formato, en que se identifique y asegure la
entrega de material, y baja en sistemas informáticos. (En su caso, favor de
anexar)
·
Señale
si mantienen registros del personal que finalizó su relación laboral con la
empresa transportista, para que en caso de que haya sido por motivos de
seguridad, prevenir a sus proveedores de servicios y/o asociados de negocio.
|
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8.3 Administración de personal.
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|
Se debe mantener una lista actualizada de
los empleados contratados directamente por la empresa, así como contratados a
través de un tercero. Asimismo, se deberá realizar y mantener actualizados
los registros de afiliación ante las Instituciones de seguridad social y
demás registros legales de orden laboral.
En el caso de que la empresa cuente con personal
contratado por sus socios comerciales y laboren dentro de las instalaciones,
deberá asegurarse de que cumplan con los requerimientos establecidos para el
resto de sus empleados.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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Indique si la empresa cuenta con una base
de datos actualizada, tanto del personal contratado directamente, como aquel
contratado a través de una empresa proveedora de servicios y asegúrese que
incluya de forma enunciativa mas no limitativa los siguientes puntos:
- Nombre
completo.
- Fotografía
actualizada mínimo cada 5 años.
- Datos
personales (edad, nombre, fecha de nacimiento, número telefónico, domicilio,
CURP, número de IMSS, tipo sanguíneo, alergias, etcétera).
- Filiación.
- Antecedentes
laborales.
- Enfermedades.
- Exámenes médicos.
- Capacitación.
- Tipo de
licencia y estatus de la misma (deben contar con un registro de licencias de
transportistas con la vigencia correspondiente, con el fin de evitar que sus
choferes viajen con la licencia vencida).
- Resultados
de evaluaciones periódicas.
- Observaciones.
·
Este
personal, deberá estar contratado de acuerdo a las leyes y reglamentos de
orden laboral vigentes.
|
9. Seguridad de la
información y documentación.
Deben existir
medidas de prevención para mantener la confidencialidad e integridad de la
información y documentación relativa a los embarques que trasladen mercancía de
comercio exterior, incluyendo aquellos utilizados para el intercambio de
información con otros integrantes de la cadena de suministros. Asimismo, deben
existir políticas que incluyan las medidas contra el mal uso.
|
9.1 Clasificación y manejo de
documentos.
|
|
Deben existir procedimientos para
clasificar documentos de acuerdo a su sensibilidad y/o importancia, con
especial énfasis en aquella recibida por sus contratantes donde se describe
información relacionada con rutas, materiales, mercancías y/o bienes
que se trasladan, cartas de instrucciones, horarios, nombres de clientes y/o
contactos, entre otros. La documentación sensible e importante debe ser
almacenada en un área segura que solamente permita su acceso a personal
autorizado. Se deben conducir revisiones de forma regular para asegurar que
los documentos no sean utilizados de manera indebida.
Se debe identificar el tiempo de vida útil
de documentación y/o expedientes y establecer procedimientos para su
destrucción.
-
La
empresa debe contar con expedientes actualizados y resguardados de los medios
de transporte, contenedores, remolques y semirremolques, con lo siguiente:
Acreditación de la propiedad o legal posesión del vehículo con factura, carta
factura, pedimento, contrato de arrendamiento o documento del Registro
Nacional de Vehículos.
Tarjeta de circulación.
-
Póliza
de seguro de responsabilidad civil por daños a terceros o fondo de garantía
vigente;
-
Certificado
de baja emisión de contaminantes.
-
Para
el caso del traslado de materiales y residuos peligros, la empresa
transportista deberá contar con póliza de seguro de daños al medio ambiente.
Lo anterior de acuerdo a lo estipulado en
el Reglamento de Autotransporte Federal y Servicios Auxiliares y el
Reglamento para el Transporte Terrestre de Materiales y Residuos Peligrosos.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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|
Anexe el procedimiento documentado para el
registro, control y almacenamiento de documentación impresa (clasificación y
archivo de documentos).
Recomendación:
Los procedimientos del solicitante podrán
incluir:
a) Registro de
control para entrega, préstamo, entre otros de documentación.
b) Acceso
restringido al área de archivos.
c) Políticas de
almacenamiento y clasificación.
d) Un plan de
seguridad actualizado que describa las medidas en vigor relativas a la
protección de los documentos contra accesos no autorizados, así como contra
la destrucción deliberada o la pérdida de los mismos.
|
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9.2 Seguridad de la Tecnología de la Información.
|
|
En el caso de los
sistemas automatizados, se deben utilizar cuentas individuales que exijan un
cambio periódico de la contraseña. Debe haber políticas, procedimientos y
normas de tecnología de informática establecidas que se deben comunicar a los
empleados mediante capacitación.
Deben existir
procedimientos escritos e infraestructura para proteger a la empresa contra
pérdidas de información, así como un sistema establecido para identificar el
abuso de los sistemas de tecnología de la información y detectar el acceso
inapropiado y/o la manipulación indebida o alteración de los datos
comerciales y del negocio, así como un procedimiento escrito para la
aplicación de medidas disciplinarias apropiadas a todos los infractores.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
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|
Describa el
procedimiento para archivar su información y protegerlos de posibles
pérdidas. Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
·
Señale
la frecuencia con que se llevan a cabo las copias de respaldo.
·
Quien
tiene acceso a los mismos, y quien autoriza la recuperación de la
información.
Describa el
procedimiento para la protección de sus sistemas informáticos que garanticen
la seguridad de la información, asegúrese de indicar lo siguiente:
·
Indique
si los sistemas están protegidos bajo contraseñas y con qué frecuencia son
modificadas.
·
Señale
si existen políticas de seguridad de la información para su protección.
·
Indique
los mecanismos o sistemas para detectar el abuso, o intrusión de personas no
autorizadas a sus sistemas.
·
Indique
las políticas correctivas y/o sanciones en caso de la detección de alguna
violación a las políticas de seguridad de la información.
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Indique si el equipo
de cómputo cuenta con un sistema de respaldo de suministro eléctrico que
permita la continuidad del negocio.
Recomendación:
Los procedimientos
referentes al respaldo de la información de la empresa podrán incluir:
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a) Cómo y
por cuánto tiempo se almacenan los datos.
b) Plan de
continuidad del negocio en caso de incidente y de cómo recuperar la
información.
c) Frecuencia
y localización de las copias de seguridad y de la información archivada.
d) Si las
copias de seguridad se almacenan en sitios alternativos a las instalaciones
donde se encuentra el CPD (centro de proceso de datos).
e) Pruebas
de la validez de la recuperación de los datos a partir de copias de
seguridad.
Recomendación:
Los procedimientos referentes a la
protección de la información de la empresa podrán incluir:
1. Una política
actualizada y documentada de protección de los sistemas informáticos de la empresa
de accesos no autorizados y destrucción deliberada o pérdida de la
información.
2. Detalle si
opera con sistemas múltiples (sedes/sitios) y cómo se controlan dichos
sistemas.
3. Quién es
responsable de la protección del sistema informático de la empresa (la
responsabilidad no debería estar limitada a una persona sino a varias de
forma que cada uno pueda controlar las acciones del resto).
4. Cómo se
conceden autorizaciones de acceso y nivel de acceso al sistema informático.
(El acceso a la información sensible debería estar limitado al personal
autorizado a realizar modificaciones de la información).
5. Formato de
las contraseñas, frecuencia de cambios y quien proporciona esas contraseñas.
6. Cortafuegos
"firewall" y anti-virus utilizados.
7. Eliminación,
mantenimiento o actualización de los detalles de usuario.
8. Medidas
previstas para tratar incidentes en caso de que el sistema se vea
comprometido.
|
10. Capacitación en
seguridad y concientización.
Debe existir
un programa de concientización sobre amenazas diseñado y actualizado por el
personal de la empresa transportista para reconocer y crear conciencia sobre
las amenazas de terroristas y contrabandistas en cada punto de la cadena de
suministro. Los empleados administrativos y operativos tienen que conocer los
procedimientos establecidos de la compañía para considerar una situación y cómo
denunciarla. Se debe brindar capacitación adicional a los operadores/choferes,
así como a los empleados que se encuentren en áreas críticas y/o sensibles
determinadas bajo su análisis de riesgo.
|
10.1 Capacitación y concientización
sobre amenazas.
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|
La empresa debe contar con un programa de
capacitación y concientización de las políticas de seguridad en la cadena de
suministros dirigido a todos sus empleados y, adicionalmente, poner a su
disposición material informativo respecto de los procedimientos establecidos
en la compañía para considerar una situación que amanece su seguridad y cómo
denunciarla.
La empresa debe contar con un programa
adicional para sus operadores/choferes que utiliza para el traslado de las
mercancías que se destinarán al comercio exterior, en el que se incluyan
temas específicos conforme a sus funciones que le permitan mantener la
integridad de los medios de transporte y su carga, manejo de incidentes,
cambio de candados en caso de inspección por otras autoridades, entre otros,
que se tengan implementados.
De igual forma, se debe ofrecer
capacitación específica conforme a sus funciones para ayudar a los empleados
a mantener la integridad de los remolques y tractores, reconocer
conspiraciones internas y proteger los controles de acceso. Aunado a los
programas de capacitación en seguridad, se debe incluir un programa de
concientización sobre consumo de alcohol y drogas. Estos temas deben
establecerse como parte de la inducción de nuevos empleados y mantener
periódicamente programas de actualización.
Los programas de capacitación deben
fomentar la participación activa de los empleados en los controles y
mecanismos de seguridad, así como mantener registros de todos los esfuerzos
de capacitación que haya brindado la empresa, y la relación de quienes
participaron en ellos.
Lo anterior, de conformidad con la
reglamentación establecida por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, en donde establece que los permisionarios tendrán la obligación, de proporcionar a
sus conductores capacitación y adiestramiento para lograr que la prestación
de los servicios sea eficiente, segura y eficaz.
|
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Respuesta:
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Notas Explicativas:
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Indique si cuenta con un programa de
capacitación en materia de seguridad y prevención en la cadena de suministros
para todos los empleados. Explique brevemente en qué consiste y asegúrese de
incluir lo siguiente:
·
Breve
descripción de los temas que se imparten en el programa.
·
En
qué momento se imparten. (Inducción, períodos específicos, etc.).
·
Periodicidad
de las capacitaciones y en su caso, actualizaciones.
·
Indique
de qué forma se documenta la participación en las capacitaciones de seguridad
en la cadena de suministros.
·
Explique
cómo se fomenta la participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
Indique si cuenta con un programa de
capacitación en materia de seguridad en la cadena de suministros, enfocada a
los operadores/choferes. Explique brevemente en qué consiste.
·
Indique
de qué forma se documentan la participación en las capacitaciones de
seguridad en la cadena de suministros.
|
|
|
·
Explique
cómo se fomenta la participación de los empleados en cuestiones de seguridad.
·
Indique
de qué forma lleva el registro de los participantes en las capacitaciones.
·
Periodicidad
de las capacitaciones y en su caso, actualizaciones.
Los temas que podrán
incluir, de manera enunciativa mas no limitativa:
1. Políticas de
acceso y seguridad en las instalaciones.
2. Entrega-recepción
de mercancía.
3. Confidencialidad
de la información de la carga.
4. Instrucciones
de traslado.
5. Reportes de
accidentes y emergencias.
6. Instrucciones
para la colocación de candados y/o sellos en caso de la inspección por otras
autoridades.
7. Instalación
y prueba de alarmas de seguridad y de rastreo de unidades, cuando aplique.
8. Identificación
de los formatos autorizados y documentos que utilizará.
|
11. Manejo e
investigación de incidentes.
Deben existir
procedimientos documentados para reportar e investigar incidentes en la cadena
de suministros y las acciones a tomar para evitar su recurrencia.
|
11.1 Reporte
de anomalías y/o actividades sospechosas.
|
|
En caso de detección
de anomalías y/o actividades sospechosas, éstas deben notificarse al personal
de seguridad y/o demás autoridades competentes.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el
procedimiento para reportar anomalías y/o actividades sospechosas, y
asegúrese de incluir lo siguiente:
·
Quien
es el responsable de reportar los incidentes.
·
Detalle
como determina e identifica con qué autoridad comunicarse en distintos
supuestos o presunción de actividades sospechosas.
·
Mencione
si lleva un registro del reporte de estas actividades y/o sospechas y
describa brevemente.
|
|
11.2 Investigación y análisis.
|
|
Deben existir procedimientos escritos para
el análisis e investigación de incidentes para determinar su causa, así como
acciones correctivas para evitar que vuelvan a ocurrir. La información
derivada de esta investigación deberá documentarse y estar disponible en todo
momento para las autoridades que así lo requieran.
Esta información y documentación generada
para llevar a cabo la operación de comercio exterior, deberá incluirse en un
expediente con la finalidad de permitir identificar cada uno de los procesos
por los que atravesó el medio de transporte, hasta el punto en que se detectó
la incidencia y que permita reconocer la vulnerabilidad de la cadena.
|
|
Respuesta:
|
Notas Explicativas:
|
|
|
Describa el procedimiento documentado para
iniciar una investigación, en caso de ocurrir algún incidente y asegúrese de
incluir lo siguiente:
·
Responsable
de llevar a cabo la investigación.
·
Documentación
que integra el expediente de la investigación entre la cual no debe faltar:
|
|
|
·
Información
relacionada con el/los operadores/choferes, vehículos (tractores),
contenedores, remolques y/o semirremolques, mercancía y rutas.
Recomendación:
Los documentos a incluir en el expediente
derivado de la investigación, de manera enunciativa mas no limitativa, podrán
ser:
·
Información
general del embarque, Orden de compra.
·
Solicitud
de transporte; Confirmación de medio de transporte; Identificación del
operador de transporte (Registros de acceso, etc.).
·
Formatos
de Inspección del contenedor; Orden de salida; registros de entrega.
·
Videos
de sistema de CCTV.
·
Documentación
generada para el transportista (Lista de empaque, Carta porte, hoja de
instrucciones).
·
Documentación
generada para socios comerciales (Descripción de mercancías, Proformas,
facturas, etc.).
·
Documentación
generada por el socio comercial (Pedimentos, Manifiestos, Reportes de
seguimiento e inspección, videos en su caso, etc.).
·
Reporte
de seguimiento y monitoreo de la unidad (Rastreo del GPS).
|
|
|
Perfil
de Mensajería y Paquetería
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Acuse de Recibo
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Primera Vez:
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Renovación:
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Adición:
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Modificación:
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Los datos que proporcione sustituirán los que proporcionó
cuando solicitó su autorización.
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Información
General
El
objetivo de este Perfil, es asegurar que las empresas de mensajería y
paquetería, cuenten con prácticas y procesos de seguridad implementados en sus
instalaciones, enfocados a fortalecer la cadena de suministro y a mitigar el
riesgo de contaminación de los embarques con productos ilícitos.
Las
empresas de mensajería y paquetería interesadas en obtener la autorización a que
se refiere la regla 7.1.5., de las RGCE vigentes deberán demostrar que cuentan
con procesos documentados y verificables; así mismo, deberán integrar los criterios exigidos
en el presente documento de acuerdo al modelo o diseño empresarial que tenga
establecido, buscando durante la implementación de los estándares en materia de
seguridad, la aplicación de una cultura de análisis de riesgos soportada en la
toma de decisiones acorde a los valores, la misión, visión, los códigos de
ética y conducta de la propia empresa.
En
caso de que la empresa de mensajería y paquetería cuente con autorización de
“Recinto Fiscalizado, Recinto Fiscalizado Estratégico; Depósito Fiscal; elaboración,
transformación o reparación en Recinto Fiscalizado”, además de cumplir con lo
dispuesto en el presente documento, deberá de acreditar los requisitos y
lineamientos establecidos para el control, vigilancia, vías de acceso,
infraestructura, equipamiento y de seguridad de las mercancías de comercio
exterior establecidos por la AGA y podrá comprobar su cumplimiento con aquello
que sea coincidente con lo establecido en el presente perfil.
Instrucciones de
llenado:
1. Deberá
llenar un perfil por cada una de las instalaciones principales en las que
consolida mercancía de comercio exterior y en su caso de
aquellas instalaciones relacionadas como: almacenes, centros de distribución,
entre otros. El número de perfiles presentados deberá
coincidir con las instalaciones manifestadas en su solicitud de inscripción de
empresas certificadas bajo la modalidad de empresas de mensajería y paquetería
y con los domicilios registrados ante el Registro Federal de Contribuyentes.
2. En cada sub
estándar, la empresa deberá detallar como cumple o excede con lo establecido en
cada uno de los numerales conforme a lo que se indica.
3. El formato de este documento, se encuentra
dividido en dos secciones, como se detalla a continuación:
1. Estándar.
Descripción del
estándar
|
1.1 Sub-estándar.
|
|
Descripción del
sub-estándar
|
|
Respuesta.
|
Notas
explicativas
|
|
|
Describa y/o anexe…
Recomendación:
1. …
|
4. Indicar
cómo cumple con lo establecido en cada uno de los sub-estándares, por lo que
deberá anexar los procedimientos en idioma español que, en su caso, se
requieran, o brindar una explicación detallada de lo solicitado en el campo de “Respuesta”.
El apartado referente
a las “Notas explicativas”, pretende ser utilizado como una guía
respecto a los puntos que se deben incluir en la “Respuesta” o en los
procedimientos anexos, según sea el caso, de cada sub-estándar,
señalando de manera indicativa aquellos puntos que no deben excluirse de su
respuesta. En este sentido, se debe entender que cualquier recomendación aquí
indicada, no es considerada como una obligación.
5. Una vez
contestado este Perfil de Mensajería y Paquetería, deberá anexarlo a la Solicitud de inscripción en el registro de Socio Comercial Certificado a que se refiere el
primer párrafo de la regla 7.1.5., fracción VI, inciso e.
Para efectos
de verificar lo manifestado en el párrafo anterior, el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) a través de la Administración General de Auditoría de Comercio Exterior (AGACE), podrá realizar una
inspección a la instalación, con el exclusivo propósito de verificar lo
manifestado en este documento.
6. Cualquier
perfil de la empresa de mensajería y paquetería incompleto no será procesado.
7. Cualquier
pregunta relativa a la Solicitud de inscripción y el Perfil de la empresa de
mensajería y paquetería, favor de dirigirla a los contactos que aparecen en la
página www.sat.gob.mx.
8. En el
caso de ser autorizado como Socio Comercial Certificado, este formato deberá
ser actualizado anualmente, de conformidad con lo establecido en la regla
7.2.1., cuarto párrafo, fracción primera.
9. Derivado
de la emisión de la autorización, podrían resultar “requerimientos
específicos” los cuales deben solventarse en el plazo que señale la
autoridad para tales efectos.
Datos de la instalación
Se deberá
llenar un Perfil de la empresa de mensajería y paquetería por cada una de las
instalaciones de consolidación de carga y que en sus procesos manejen mercancía
de comercio exterior.
|
Información de la
Instalación
|
Número
de “Perfil de la empresa”:
|
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|
de
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RFC
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Nombre y/o Razón social :
|
|
|
Nombre y/o Denominación
de la Instalación
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Tipo de Instalación
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Calle
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Número y/o letra
exterior
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Número y/o letra
interior
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Colonia
|
Código Postal
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Municipio/Delegación
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Entidad Federativa
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|
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Antigüedad de la instalación
(años de operación):
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Actividad que se realizan
en la instalación:
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|
|
Productos
preponderantes que manejan en la instalación de la empresa de mensajería y
paquetería:
|
(Según sea el caso)
|
|
No. de embarques promedio
mensual (EXP):
|
(Por medio de transporte)
|
|
No. de embarques promedio
mensual (IMP):
|
(Por medio de transporte)
|
|
Número de empleados total
de esta instalación:
|
|
Superficie de la Instalación (M 2):
|
|
|
Certificaciones en
programas de seguridad: (Favor de indicar si esta
instalación cuenta con una certificación por alguno de los siguientes
programas)
|
|
Customs-Trade Partnership Against
Terrorism (C-TPAT).
|
Si
|
|
No
|
|
Nivel: Pre-Aplicante
|
Aplicante
|
Certificado
|
Certificado/Validado
|
|
CTPAT
Account number (Ocho dígitos):
|
|
Fecha de última visita en esta instalación:
|
|
|
Partners in Protection (PIP)
|
Si
|
|
No
|
|
No. de Registro:
|
|
|
Operador Económico Autorizado de
otros países (OEA’s)
|
Si
|
|
No
|
|
Programa:
|
|
Registro:
|
|
|
Otros Programas de Seguridad en la Cadena de Suministros
|
Si
|
|
No
|
|
Programa:
|
|
Registro:
|
|
|
Certificaciones: (Favor de indicar si
cuenta con certificaciones que consideren que impactan en el proceso de su
cadena de suministros, por ejemplo: ISO 9000; Procesos Logísticos Confiables,
entre otros)
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
|
Nombre:
|
|
Categoría:
|
|
Vigencia:
|
|
|
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|
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|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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1.
Planeación de la seguridad en la cadena de suministros.
La empresa debe
elaborar políticas y procedimientos documentados para llevar a cabo un análisis
que le permita la identificación de riesgos y debilidades en su cadena de
suministros con el objetivo de implementar estrategias que ayuden a mitigar el
riesgo en las operaciones de su organización.
|
1.1 Análisis
de riesgo.
|
|
La empresa de
mensajería y paquetería debe contar con medidas para identificar, analizar y
mitigar riesgos que podrían derivar en alteraciones de mercancía de comercio
exterior durante su manejo, guardia, custodia y traslado en su cadena de
suministro y sus instalaciones, bajo el lineamiento de un procedimiento
documentado.
Dicho análisis debe estar basado en el modelo de su organización (ejemplo:
tipo de mercancía, volumen, clientes, rutas, fuga de información, amenazas
potenciales, etc.), de modo que le permita implementar y mantener medidas de
seguridad.
Este procedimiento
deberá actualizarse por lo menos una vez al año, de manera que permita
identificar de forma permanente nuevas amenazas o riesgos que se consideren
en la operación, por el resultado de algún incidente o que se originen por
cambios en las condiciones iniciales, así como para identificar que las
políticas, procedimientos, mecanismos de control y de seguridad se estén
cumpliendo.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Explique cómo
identifica, analiza y mitiga riesgos relacionados con su cadena de
suministros y sus instalaciones.
Indique cuáles son
las fuentes de información utilizadas para calificar riesgos durante la fase
de análisis.
Anexe el
procedimiento documentado para identificar riesgos en la cadena de suministro
y las instalaciones de su empresa, asegúrese de incluir los siguientes
puntos:
Señale
la periodicidad con que lleva a cabo este procedimiento.
Indique qué aspectos y/o áreas de la empresa
se incorporan al análisis de riesgo.
·
Describa
que metodología usa para determinar un análisis de riesgo.
· Mencione
quienes son los responsables de actualizar el análisis de riesgo de la
empresa.
·
El
contexto geográfico y social de la instalación.
·
Los
riesgos identificados en la instalación y en su cadena de suministros o
logística.
·
La
calificación dada a cada riesgo.
·
Los
controles impuestos a cada riesgo identificado, con el fin de mitigarlo.
·
El
periodo de revisión y/o actualización de los resultados del análisis de
riesgos.
Recomendación:
Se sugiere utilizar
las técnicas de Administración, gestión y evaluación de riesgos de acuerdo a
las normas internacionales ISO 31000, ISO 31010 e ISO 28000 que de acuerdo a
su modelo de negocio, deba implementar.
|
|
1.2
Políticas de seguridad.
|
|
La empresa de
mensajería y paquetería deben contar con políticas orientadas a prevenir,
asegurar y reconocer amenazas en la seguridad de la cadena de suministro,
como lo son el contrabando, tráfico de armas, personas, mercancías
prohibidas, actos de terrorismo, así como aquellas amenazas asociadas al
intercambio de información. Dichas políticas deben estar reflejadas en los procedimientos
y/o manuales correspondientes.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Enuncie las
políticas de la empresa en la cadena de suministros y de sus instalaciones,
quien es el responsable de su revisión, así como la periodicidad con la que
se lleva a cabo su actualización.
|
|
1.3 Auditorías
internas en la cadena de suministros.
|
|
Además del monitoreo
de rutina en control y seguridad, es necesario programar y realizar
auditorías por lo menos una vez al año, bajo los lineamientos de un
procedimiento documentado que permita evaluar todos los procesos en materia
de seguridad en la cadena de suministros y sus instalaciones.
Las auditorías deben
ser realizadas por personal autorizado y, en lo posible, independientes de la
actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organización. El enfoque y
realización se debe ajustar al tamaño de la organización y a la naturaleza de
los riesgos identificados durante el análisis conforme el punto 1.1.
La alta gerencia
debe revisar los resultados de las auditorías, analizar las causas y
emprender acciones correctivas o preventivas requeridas mediante una
evaluación sistemática con la información que se disponga para tal efecto. La
revisión debe estar documentada.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Describa el
procedimiento documentado para llevar a cabo una auditoría interna, enfocada
en la seguridad en la cadena de suministros, asegúrese de incluir los
siguientes puntos:
·
Señalar
el tipo de auditorías internas o externas, en materia de seguridad en la
cadena de suministros, que realiza la empresa de mensajería y paquetería.
·
Indique
quienes participan en ellas, y los registros que se generan, así como la
periodicidad con la que se llevan a cabo.
·
Indique
cómo la alta gerencia de la empresa verifica el resultado de las auditorias
en materia de seguridad de la cadena de suministros y si determina realizar
acciones preventivas, correctivas y de mejora en los procesos.
|
|
1.4 Planes de
contingencia y/o emergencia relacionados con la seguridad de la cadena de
suministros.
|
|
Debe existir un plan
de contingencia documentado para asegurar la continuidad del negocio en caso
de afectación al desarrollo normal de las actividades en las instalaciones y
durante el traslado, manejo, guarda y custodia de mercancía de comercio
exterior conforme a su procesos logístico en la cadena de suministro (Por
ejemplo: cierre de aduanas, amenazas, bloqueos, entre otros). La empresa debe
realizar pruebas, ejercicios prácticos o simulacros de los planes de
contingencia y emergencia de la cadena de suministros para constatar su
efectividad, mismos de los que se deberá mantener un registro.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Anexe el
procedimiento o plan de emergencia documentado, en caso de una situación de
emergencia o de seguridad, que afecte el desarrollo normal de las actividades
en las instalaciones, durante el traslado, manejo, guarda y custodia de
mercancía, de comercio exterior conforme a su proceso logístico en la cadena
de suministros.
Este
procedimiento debe incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, lo
siguiente:
1. Qué
situaciones contempla;
2. Qué
mecanismos utiliza para garantizar que el plan de continuidad del negocio sea
efectivo.
|
2.
Seguridad física.
La empresa de
mensajería y paquetería debe contar con mecanismos establecidos y procesos
documentados para impedir, detectar o disuadir la entrada de personal no
autorizado a las instalaciones. Todas las áreas sensibles de la empresa, deben
tener barreras físicas, elementos de control y disuasión contra el acceso no
autorizado.
|
2.1 Instalaciones.
|
|
Las instalaciones
deben estar construidas con materiales que puedan resistir accesos no
autorizados. Se deben realizar inspecciones periódicas documentadas para
mantener la integridad de las estructuras y en el caso de haberse detectado
una irregularidad, efectuar la reparación correspondiente. Asimismo, se deben
tener identificados plenamente los límites territoriales, así como los
diversos accesos, rutas internas y la ubicación de los edificios.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas:
|
|
|
Indique los
materiales predominantes con los que se encuentra construida la instalación
(por ejemplo, de estructura de metal y paredes de lámina, paredes de
ladrillo, de madera, entre otros), y señale de qué forma se lleva a cabo la
revisión y mantenimiento de la integridad de las estructuras.
Anexe un Plano de
distribución o arquitectónico de conjunto, donde se puedan identificar los
límites, rutas de acceso, flujo vial y la ubicación de los edificios.
|
|
2.2 Accesos en
puertas y casetas.
|
|
Las puertas
de entrada o salida de personal y/o vehículos de las instalaciones de la
empresa deben ser atendidas y/o supervisadas ya sea por medio de personal
propio o bien por personal de seguridad. La cantidad de puertas de acceso
debe mantenerse al mínimo necesario.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Indique cuantas
puertas y/o accesos existen en las instalaciones, así como el horario de
operación de cada una, e indique de qué forma son monitoreadas (En caso de
tener personal de vigilancia asignado, indicar la cantidad).
Detalle si existen
puertas y/o accesos bloqueados, o permanentemente cerradas y su ubicación.
|
|
2.3 Bardas
perimetrales.
|
|
Las bardas
perimetrales y/o barreras periféricas deben instalarse para asegurar las
instalaciones de la empresa de mensajería y paquetería, de manera particular,
las áreas de guarda, custodia y almacenaje de mercancía, de comercio
exterior, alto valor, peligrosa, conforme a la normatividad aplicable, áreas
con acceso restringido y otras que determine conforme a su análisis de riesgo
con el objeto de prevenir ingresos no autorizados. Estas deben ser
inspeccionadas regularmente y llevar un registro de la revisión con la
finalidad de asegurar su integridad e identificar daños.
Las áreas de
almacenaje, alto valor, peligrosas, y/o de acceso restringido, deben estar
claramente identificadas y monitoreadas para prevenir ingresos no
autorizados.
|
|
Respuesta:
|
Notas explicativas
|
|
|
Describa el tipo de
barrera periférica y/o bardas con las que cuenta la instalación, asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
·
Especifique
que áreas segrega en la instalación por ser consideradas críticas y/o
sensibles.
·
Señale
las características de las mismas (material, dimensiones, etc.).
·
En
caso de no contar con bardas, favor de justificar detalladamente la razón.
·
Periodicidad
con la que se verifica la integridad de las bardas perimétricas, y los
registros que se llevan a cabo.
Describa de qué
manera se encuentra segregada la carga destinada al extranjero, el material
peligroso y la de alto valor; asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Indique
cómo separa la mercancía nacional y la de comercio exterior, y si está
identificada de manera adicional (Por ejemplo: empaque distinto; etiquetas;
embalaje, entre otros).
● Identifique
y señale las áreas de acceso restringido. (Mercancías peligrosas, alto valor,
confidenciales, etc.).
Recomendación:
El procedimiento
para la inspección de las bardas perimétricas podría incluir:
a) Personal
responsable para llevar a cabo el proceso.
b) Cómo y
con qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones de las cercas, bardas
perimétricas y/o periféricas y los edificios.
c) Cómo se
lleva el registro de la inspección.
d) Quién es
el responsable de verificar que las reparaciones y/o modificaciones cumplan
con las especificaciones técnicas y requisitos de seguridad necesarias.
|
|
2.4
Estacionamientos.
|
|
El acceso a los
estacionamientos de las instalaciones debe ser controlado y monitoreado,
conforme a las disposiciones aplicables. Se debe prohibir que los vehículos
privados (de empleados, visitantes, proveedores y contratistas, entre otros)
se estacionen dentro de las áreas de manejo y almacenaje de la mercancía, así
como en áreas adyacentes.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Describa el
procedimiento para el control y monitoreo de los estacionamientos, asegúrese
de incluir los siguientes puntos:
● Responsables
de controlar y monitorear el acceso a los estacionamientos.
● Identificación
de los estacionamientos (especificar si el estacionamiento de visitantes, se
encuentra separado de las áreas de almacenaje y manejo de mercancía).
● Cómo
se lleva el control de entrada y salida de vehículos a las instalaciones.
(Indicar los registros que se realizan para el control del estacionamiento).
·
Políticas o mecanismos para no permitir el
ingreso de vehículos privados a las áreas de almacenaje y manejo de
mercancía.
|
|
2.5 Control de
llaves y dispositivos de cerraduras.
|
|
Las ventanas,
puertas y cercas interiores y exteriores, de acuerdo a su análisis de riesgo,
deben asegurarse con dispositivos de cierre. La empresa debe contar con un
procedimiento documentado para el manejo y control de llaves y/o dispositivos
de cierre de las áreas interiores que se hayan considerado como críticas.
Asimismo, se debe llevar un registro de las personas que cuentan con llaves o
accesos autorizados conforme a su nivel de responsabilidad y labores dentro
su área de trabajo.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Anexe el o los
procedimientos documentados para el manejo, resguardo, asignación, control y
no devolución de llaves, en las instalaciones, oficinas, interiores y áreas
críticas y/o sensibles.
Asegúrese que dichos
procedimientos incluyan los siguientes puntos:
·
Responsables de administrar y controlar la
seguridad de las llaves.
·
Registro de control para el préstamo de llaves.
·
Tratamiento de pérdida o no devolución de llaves.
·
Señalar si existen áreas en las que se acceda con
dispositivos electrónicos y/o algún otro mecanismo de acceso.
|
|
2.6
Alumbrado.
|
|
El alumbrado dentro
y fuera de las instalaciones debe permitir una clara identificación de
personas, material y/o equipo que ahí se encuentre, incluyendo las siguientes
áreas: entradas y salidas, áreas de manejo y almacenaje de la mercancía,
bardas perimetrales y/o periféricas, cercas interiores y áreas de
estacionamiento, debiendo contar con un sistema de emergencia y/o respaldo en
las áreas sensibles.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas
|
|
|
Describa el
procedimiento para la operación y mantenimiento del sistema de iluminación.
Asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale qué áreas se encuentran
iluminadas y cuáles cuentan con sistema de respaldo (Indique si cuenta con
una planta de poder auxiliar).
● De qué manera se cerciora que el sistema
de iluminación tenga continuidad ante la falta de suministro en cada una de
las áreas de la instalación y con especial énfasis de las áreas consideradas
como críticas y/o sensibles, de manera que permita una clara identificación del
personal, material y/o equipo que abarca.
Recomendaciones:
El procedimiento
podrá incluir:
a) Responsable
del control de los sistemas de iluminación.
b) Cómo se
controla el sistema de iluminación.
c) Horarios
de funcionamiento.
d) Identificación
de áreas con iluminación permanente.
e)
Programa
de mantenimiento y revisión. (En caso de coincidir con otro proceso,
indicarlo).
|
|
2.7 Aparatos
de comunicación.
|
|
La empresa debe
contar con aparatos y/o sistemas de comunicación con la finalidad de
contactar de forma inmediata al personal de seguridad y/o con las autoridades
de emergencia y seguridad que se requieran. Adicionalmente, debe contar con
un sistema de respaldo y verificar su buen funcionamiento de manera
periódica.
|
|
Respuesta:
|
Notas
explicativas:
|
|
|
Describa el
procedimiento que el personal debe realizar para contactar al personal de
seguridad de la empresa o en su caso, de la autoridad correspondiente.
Indique si el
personal operativo y administrativo cuenta o dispone de aparatos (teléfonos
fijos, móviles, botones de alerta y/o emergencia) para comunicarse con el
personal de seguridad y/o con quien corresponda. (Estos deberán estar
accesibles a los usuarios, para poder tener una pronta reacción).
Indique qué aparatos
de comunicación utiliza el personal de seguridad en la empresa (teléfonos
fijos, celulares, radios, sistema de alarma, etc.).
Describa el
procedimiento para el control y mantenimiento de los aparatos de
comunicación, asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Políticas
de asignación de aparatos de comunicación móvil.
● Programa
de mantenimiento de aparatos de comunicación fija y móvil.
● Indique
si cuenta con aparatos de comunicación de respaldo, en caso de que el sistema
permanente fallara, y, en su caso, detalle brevemente.
Recomendación:
El procedimiento
podrá incluir:
a) Responsable
del buen funcionamiento y mantenimiento de los aparatos de comunicación.
b) Registro
de verificación y mantenimiento de los aparatos.
c) Forma de
asignación de los aparatos de comunicación.
|
|
2.8 Sistemas
de alarma y circuito cerrado de televisión y video vigilancia (CCTV).
|
|
Los sistemas de
alarmas y de circuito cerrado de televisión (CCTV) se deben utilizar para
vigilar, notificar o disuadir accesos no autorizados y actividades prohibidas
en las instalaciones y notificar al área correspondiente, además de
utilizarse como herramienta de prueba en investigaciones derivadas de algún
incidente.
Estos sistemas
deberán colocarse de forma sistemática de acuerdo a un análisis de riesgo
previo y a la normatividad aplicable, de tal forma que permita una clara
identificación del área o ambiente que vigila, monitorea y supervisa las
áreas que impliquen el acceso y salida de persona autorizado, proveedores,
áreas de carga, descarga guarda, custodia y almacenaje de mercancía de
comercio exterior, patios de medios de transporte, patios de vehículos
particulares y de carga, entre otras áreas consideradas críticas y/o
sensibles de forma permanente e ininterrumpida de conformidad a los
lineamientos establecidos por ACEIA y operación simultánea con la Aduana o área central que se trate. Lo anterior resulta aplicable en los casos en las que las
empresas de mensajería y paquetería estén ubicadas dentro de un recinto
fiscalizado y/o fuera de él.
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La empresa de
mensajería y paquetería debe contar con procedimientos documentados de
operación de los sistemas mencionados. Para el caso del CCTV, debe incluir la
supervisión del buen estado del equipo, la verificación de la correcta
posición de las cámaras, el mantenimiento para el respaldo de las grabaciones
al menos por sesenta días de conformidad con la regla 2.3.8., para aquellos
que cuenten con autorizaciones de recinto fiscalizado y recinto fiscalizado
estratégico, para los demás casos deberá de ser el plazo de grabación al
menos de treinta días; la continuidad en el funcionamiento en caso de fallas
de suministro eléctrico así como los responsables de su operación. Dichos sistemas
deberán tener un acceso restringido.
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Respuesta:
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Notas
explicativas
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Indique si tiene
contratado un servicio de central de alarmas externo, y en su caso, describa
los siguientes puntos:
·
Indique
si las puertas y ventanas tienen sensores de alarma o sensores de movimiento.
·
Procedimiento
a seguir en caso de activarse una alarma.
Describa el
procedimiento documentado para la operación del sistema de CCTV, asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
·
Indique
el número de cámaras de CCTV instaladas, características técnicas y su
ubicación. (Detalle si cubre los puntos de entrada y salida de las
instalaciones, para cubrir el movimiento de vehículos e individuos así como
el lugar de almacenajes de mercancías de comercio exterior).
·
Señala
la ubicación del sistema de CCTV, dónde se localizan los monitores, quién los
revisa, así como los horarios de operación, y en su caso, si existen
estaciones de monitoreo remoto.
·
Indique
si las grabaciones se revisan periódicamente y de qué forma. (aleatoria, cada
semana, eventos especiales, áreas restringidas, etc.).
·
Indique
por cuánto tiempo se mantienen estas grabaciones. (Debiendo ser por lo menos
de un mes).
·
Indique
si el sistema de CCTV se encuentra respaldado por una planta de poder
eléctrica.
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3.
Controles de acceso físico.
Los controles de
acceso físico, son mecanismos o procedimientos que previenen e impiden la
entrada no autorizada a las instalaciones, mantienen control del ingreso de los
empleados y visitantes y protegen los bienes de la empresa.
Los controles de acceso
deben incluir la identificación de todos los empleados, visitantes y
proveedores en todos los puntos de entrada. Así mismo, se deben mantener
registros y evaluar permanentemente los mecanismos o procedimientos
documentados de ingreso a las instalaciones, siendo la base para comenzar a
integrar la seguridad como una de las funciones primordiales dentro de
cualquier empresa.
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3.1 Personal de
seguridad.
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La empresa debe
contar con personal de seguridad y vigilancia. Este personal desempeña un rol
importante en la protección física de las instalaciones y de la mercancía
durante su traslado y manejo dentro de la empresa, así como para controlar el
acceso de todas las personas al inmueble.
El personal de
seguridad, deberá contar con un procedimiento documentado para llevar a cabo
sus funciones y tener pleno conocimiento de los mecanismos y procedimientos
en situaciones de emergencia, detección de personas no autorizadas o
cualquier incidente en la instalación.
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Respuesta:
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Notas
explicativas
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Describa el procedimiento
documentado para la operación del personal de seguridad y asegúrese de
incluir los siguientes puntos:
● Indique
el número de personal de seguridad que labora en la empresa.
● Señale
los cargos y/o funciones del personal y horarios de operación.
● En
caso de contratarse un servicio externo, proporcionar los datos
generales de la empresa (RFC, Razón social, domicilio), y especificar número
de personal empleado, detalles de operación, registros, reportes, etc.
● En
caso de contar con personal armado, describa el procedimiento para el control
y resguardo de las armas.
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3.2 Identificación
de los empleados.
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Debe existir un
sistema de identificación de empleados con fines de acceso a las
instalaciones. Los empleados sólo deben tener acceso a aquellas áreas que
necesiten para desempeñar sus funciones. La gerencia o el personal de
seguridad de la compañía deben controlar adecuadamente la entrega y
devolución de insignias de identificación de empleados, visitantes y
proveedores. Se deben documentar los procedimientos para la entrega,
devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas
de proximidad, etc.).
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Respuesta:
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Notas
explicativas
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Describa el
procedimiento para la identificación de los empleados y asegúrese de incluir
los siguientes puntos:
● Mecanismos
de identificación. (Credencial con foto, biométricos, etc.).
● Indique
cómo se identifica al personal contratado por un socio comercial, que labore
dentro de las instalaciones. (Contratistas, Sub-contratados, servicios in
house, personal de empresas de manejo de mercancías, etc.).
Describa cómo la
empresa entrega, cambia y retira las identificaciones y controles de acceso
del empleado y asegúrese de incluir las áreas responsables de autorizarlas y
administrar.
Anexe el
procedimiento documentado para el control de las identificaciones.
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3.3
Identificación de visitantes y proveedores.
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Para tener acceso a
las instalaciones, los visitantes y proveedores deberán presentar
identificación oficial con fotografía con fines de documentación a su llegada
y se deberá llevar un registro. Todos los visitantes deberán estar
acompañados por personal de la empresa durante su permanencia en las
instalaciones y asegurarse que el visitante porte siempre en un lugar visible
la identificación provisional proporcionada. Este procedimiento deberá estar
documentado.
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Respuesta:
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Notas
explicativas
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Describa el
procedimiento para el control de acceso de los visitantes y proveedores,
asegúrese de incluir los siguientes puntos:
● Señale
qué registros se llevan a cabo. (Formatos personales por cada visita,
bitácoras).
● Señale
quién es la persona responsable de acompañar al visitante y/o proveedor y si
existen áreas restringidas para su ingreso.
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3.4
Procedimiento de identificación y retiro de personas o vehículos no
autorizados.
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La empresa debe
contar con procedimientos documentados que especifiquen como identificar,
enfrentar o reportar a personas y/o vehículos no autorizados o identificados.
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Respuesta:
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Notas explicativas
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Anexe el
procedimiento documentado para identificar, enfrentar o reportar personas y/o
vehículo no autorizados o identificados.
Recomendación:
Los procedimientos
podrán incluir:
a) Personal
responsable.
b) Designar
a una persona o área responsable para ser informado de los incidentes.
c) Indicaciones
para enfrentar y dirigirse al personal no identificado.
d) Señalar
en qué casos deberá reportarse a las autoridades correspondientes.
e) Cómo se
lleva a cabo el registro de los incidentes y las medidas adoptadas en cada
caso.
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(Continúa en la Tercera Sección)
